立足现实 小步快走 重在应用
一、机构设置情况
文山州壮族苗族自治州位于云南省东南部，内与曲靖、红河及相邻，外与越南河江等省接壤。州内有国境线438公里，有11个民族。是个集老、少、边、穷为一体的地区。全州8个县人民政府近340万人口。
文山州没有信息产业办，只有州信息化领导小组。组长由州工担任，副组长由州委一位副书记、政府常务副州长担任，有关单位领导为成员。领导小组下设办公室，在州电子政务管理中心办公。政府秘书长兼任信息化领导小组办公室主任，联系信息化建设工作的副秘书长、电子政务中心主任、无线电管理处处长任副主任。具体负责处理信息化领导小组的日常工作。各县已成立了相应的信息化领导小组。州电子政务中心主任进政府办领导班子，参加政府办的一切相关会议及决定。
州政府电子政务管理中心于2002年8月成立，当时为州政府办内设的正科级机构，核定编制6人。2004年4月7日，中心升格为副处级事业机构，编制由来的6人增加到9人。中心设主任和副主任一名，内设“技术维护科”、“综合科”两个科。人员参照公务员管理，经费由财政全额拨款。
二、电子政务建设情况
（一）网络建设情况 工作专网的建设：四大办按省里的要求，与互联网物理隔离，已按时建设好，共有信息点近300个。其他八县都按要求建好。但目前没有运用。
（二）门户网站建设情况 文山州人民政府网站，于2003年着手建设，当年3月28日域名www.ynws.gov.cn启用。目前，网站共有一级栏目184个，二级栏目上千个。访问人数目前已达219万人次，日平均访问人数4000——5500人次左右。2004年被全国政府上网中心评为优秀网站。
文山州政务网，已成为文山州内发布政务信息、公开政务、政府与老百姓互动的最大平台，成为对外推介文山的最大网络窗口。2004年被国家政府上网工程中心评为优秀门户网站；同行对网站评价是：这是一个从形式到内容都有创新意义的网站；党委政府凡是州内发生的重大政务活动都明文通知电子政务管理中心派人参加；老百姓有意见和建议就往网上州长信箱反映。人事任免、公务员招录、政务动态、文山旅游、民族风情有面向公众和企业的栏目，单线信息点击率达到数人次，有的上万人次。州长信箱，成为解决许多老百姓感到棘手问题和难题的有效途径。
（三）内部办公系统建设情况 自2004年6月试行文件传阅电子化以来，已在网站传阅文件1000多个。自2005年底在八用县人民政府及州级12个单位试运行整个收发文系统全面电子化以来，州政府及政府办制发的文件已近250个。政府办从州长到一般公务员都实现了文件会议全面电子化。形成文件的18个要素都可全部在网站实现。对内和对外发文电子化以后，仅2005年对内发文就减少3万多份。今年对内少发11500份。过去各县与州政府及与州级部门之间人来人往、车来车往、纸来纸往的状况变成瞬间电子完成，极大地提高了办事效率。
（四）资源共享情况
1、按照省委省政府安排，发放到地州州委、人大、政府及政协办的设备全部集中在电子政务中心机房，共享电子政务中心的机房环境，由电子政务中心统一维护。
2、除四大办以外，还有党委和政府部门、机构等共30余个，通过电子政务中心免费上互联网，共享中心向电信租用的100兆光纤，年节约经遇60万元左右。
3、有20个单位用电子政务管理中心的空间和平台生成部门自己的网站。避免了许多重复建设和重复投资，也极大降低了部门网站的维护成本
4、网站网站的许多信息做到及时共享。如组织网的任前公示，可两网同步发布。
三、具体做法和体会
（一）机构设置要符合我们的体制
电子政务首先是政府的政务，然后才是党委的政务、政府的政务、党委和政府部门的政务等等。在这些部门中，电子政务管理机关有的设在信息产业办下面，有的设在发改委信息中心，极少部分设在政府办公内部。
我认为，电子政务管理机构必须而且只能设在政府办公厅室内部。这是因为电子政务的属性所决定的，电子政务必须由具有高度行政权威的机构来推进。因为没有哪一家政府部门的行政权威超过政府办公厅室。
没有政府和政府强有力的推进，普及推广就是一句空话。如重大政务信息的来源、政务中心对地区经济社会发展重大政务活动的了解和把握等，如果机构设在外面，就没法做到。因此，电子政务机构建设必须在政府办或是党委办。
（二）门户网站定位在准确表现手法要综合其他学科知识
一是网站定位要准确。政务网不同于一般信息网、商业网和娱乐网。那就是首先它运载的东西不是一般的新闻信息、商业信息、娱乐信息，而是政务公开信息、便民服务信息、文山地缘优势及资源优势信息。同时，它是老百姓与政府沟通的网上直通车，是桥梁、是纽带，是老百姓的网上政府。即要把物质形态的政府职能、服务内容及方式、工作流程、政务活动、重大决策等搬到网上，让老百姓可以不分时间与空间地查询、了解、向政府提出意见和建设、向领导反映困难和问题。因此，形式上它必须是严肃、庄重、大方和权威的体现，不能花俏；内容上必须具有高权威性、全面性、可信性、准确性、指导性、思想性、及时性等。
二是开设栏目信息有自己特色。在实践中，根据政务网的定义，把政务公开、发布政务信息、沟通群众与政府、提供便民查询和对外推介文山作为网站的中心栏目。同时，把维护好这些栏目作为中心工作的重要内容之一。许多时候，文山州内发生的重大政务活动都是文山州政务网在第一时间报道出来。网站建成以来，结合党委、政府中心工作和重大决策，自行采访的编制的信息近3000多条200余万字，同时还能配发高技术水平的新闻片，政府网站已成为我州报到政务信息快捷和受到重视的一个重要机构。人事任免、公务员招录等有关重大政务信息单条点击人数达2万多人次；自治州机构、政府机构、政府文件、发展建议等栏目把过去神秘的政务信息公开化；政务动态、文山各地、政府文件等栏目成为网民天天必须浏览的对象。公共服务大厅为许多老百姓查询实用信息提供了方便；文山旅游、民族风情、口岸暸望等栏目更是成为外界了解文山的重点。建议办理、提案办理把过去人大代表和政协委员所提意见建议500余年全布公开，既让更多的人了解，同时也能办理单位进行了有效的监督。省政协还将我州做法在全省政协工作会上作交流。“州长信箱”以成为市民与政府沟通的主要桥梁，州长信箱现共收到群众各类来信5000余件。政府及各职能部门根据群众来信反映，处理了多件群众关心的难点和焦点问题。州政府办6月初专门出台了文政办发[2006]47号《文山州人民政府办公室关于认真做好州长信箱群众所提意见建议办理答复工作通知》，对访问人数已达68万的州长信箱与群众互动将会取到更好的促进作用。
另一方面，就是在文山州政务网上，我们基本不转发其他媒体的信息，更不转发上级部门网站的信息。因为互联网的互联互通早把信息共享免费摆在了网民眼前。因此，文山州政务网黄金页面上发布的都是当地的重要信息，是电子政务中心组织收集、采写或编辑的信息。同时，由于文山是个有11个民族的自治地州，因而我们在主页开设了民族风情栏目，把州内各民族的生活习惯、婚俗禁忌等尽可能展示出来。根据文山与越南相邻的区位优势，开设了口岸了望栏目，根据文山是全国三七主产地的实际开设了三开天地栏目等等。在公共服务大厅，把对公众、对企业、对外国人等的咨询内容尽可能搬到网上供市民查询。等等。
三是在网页设计和表现手法上要综合各学科的优点和长项。政务网的构架如果单纯照般已有的刀切豆腐块似的形式，设计简单，制作更简单。但如果要综合其他学科的长处和优点，就得花更多的功夫。因此，我们在设计制作文山州政务网时应用建筑学的理念，把网页设计成为相嵌错落而紧凑美观；应用报纸编茧自缚辑学的理念在主页上避免各个栏目版块之间横通或直通；运用广告学中黄金视角区的理念来安排已确定的栏目，即政务公开、群众与政府互动类的栏目放在最黄金视角区。依次在次黄金区、第三区、第四区设置相关栏目；综合报纸详尽报道的优势来安排动态类政务信息，同时避开报纸用引题带来信息给人第一眼印象过虚的感觉；运用广播表达更通俗化的优势来编辑各种文字信息，使网上信息不生硬和过于专业化；运用电视台图像表达更振憾人的优势，在各类文字信息中尽可能多地运用现场照片；为充分发挥网络可伸可缩的优势，我们把每个网页都设计为管理维护者可随时修改增减的管理。如站头原来的“富来去”现在就做成管理人员可随时更换照片的程序格式，把最新拍摄到的精美照片放去上，既宣传了文山又美化了页面。再如，运用色采学的理念，把网站主色调定位为蓝色和绿色等等。
四是根据需要不断完善补充网站。建设的过程也是我们学习的过程。在文山州政务网的建设过程中，我们一直在边建设、边修改和边完善。可以说，文山州政务网从2003年3月28日域名启用以来，我们一直在不断修改和完善之中。不管是表现手法、栏目设置、一级栏目之间及与二三级栏目之间逻辑关系的梳理等，一直在修改完善之中。我们觉得，政务网的维护过程就是一个无止境的不断修改完善的过程。这既是技术和表现方式不断发展的需要，也是政务电子化和老百姓需要发展的要求。根据应用和需求，电子政务中心自己设计网页界面、设计表达样式、界定表现方式，包括字号大小、字体样式、排列方式等。相对来讲，开发商在我们的网站建设中，只是扮演施工队的角色，而设计师是我们自己。
（二）办公系统建设循序渐进界面要高度智能化简单化
首先，是领导要重视并带头运用。电子政务是个全新的领域，没有领导重视，就没有投入，也就没有支持。文山州政府电子政务管理中心，从成立开始，政府领导及政府办主要领导就高度重视，腾出有限的办公用房，拿出有限的资金，向各单位调动需要的人才。在文山州政府，从政府领导到政府办领导都积极带头运用微机和网络来工作服务。同时，政府办公室专门发文规定，纸质文件只给发制文件的科室一份存档。另外主要领导还要求，年终个人和机构总结等必须是电子文档等，许多政府领导还要求对应科室人员的文件起草，需要他们审阅时必须是电子文档等等。要收发文系统及公文交换平台试运行后，政府办领导又在职工大会上要求：从我开始，全面推。
二是边开发边应用 以应用促发展 逐步规范 稳步推进。由于州政府领导多、机构多，过去物质形态的文件传阅只能采用接力棒式的方式，一个（夹）物质形成的文件传阅周期在三个月左右，许多文件传到后面的人员时早成了过时信息。而且文秘科负责文件传阅的人几乎天天在催领导看文件签字。为此，我们于2004年初着手开发自己的内部办公网，并把文件传阅网络化作为开发应用的第一步来开展。当年6月3日，在州政府机关内部办公网上通过用户进入方式实现了传阅文件网络化。到目前已传阅文件近1100多份。州人民政府从州长到普通公务员传阅文件全部现实了电子化。在推广运用中，先是规定科以下干部职工传阅文件在网上进行，再逐步过度到处级领导、厅级领导网上传阅。文件传阅由纸质形态改为电子形式后，传阅方式也过去的接力棒单线式改为扁平放射式，一个（夹）文件的传阅周期也由过去的三个月左右缩短到15天左右。机关文件传阅速度多年来蜗牛爬行似的现状由此得到根本性的改变
在文件传阅取得成效的基础上，我们又在内部办公网上相继开设了文件中心、大事纪、学习材料、文山政报、文山信息、工资查询、视频会议及视频点播等栏目并投入运行。过去，州政府每制发一份普发文件，仅发给政府领导、政府办领导及17个科队中心的就达46份。2005年1月初，州政府办作出决定：凡属州政府及政府办制发的各种文件，除制发科室留一份纸质存档外，其余全部成为电子文件发送到政府内部办公网文件中心和相关栏目。实施这一办法后，州政府2005年制发文件750余个，全年减少发文3·4万多份。同时，把每天的央视新闻、焦点访谈、文山电视台的新闻定时录在视频点播栏目，让机关工作人员随时选阅。政府办所有干部职工的工资情况随时在网上可以查询。2006年以来，根据领导的要求，在文件审阅栏里再增加“内部来文”的子栏目，把州政府及州政府办制发的文件发到各位领导和员工的办公系统里，让他们审阅更方便，文秘科管理更便捷。
根据工作进度，我们2005年下半年着手开发整个收文和发文管理系统。通过参考各开发商的基础功能，由州政府电子政务中心根据州政府办各种公文起草流转的工作原型，优化组化各种运用功能，设定操作界面，制定逻辑流程。原则就是既要规范原来物质形态的方式，更要把开发商原来复杂的操作流程高度简单化。
系统开发基本成型后，电子政务中心无数次演示整个流程的各个环节，做到心中有数后在政府办全体干部中进行培训推广，秘书长带头运用，政府办领导积极参与和支持。目前，州政府制发的文件从起草到修改、一审、二审、多审、签发、确定文号、选定文件头、加盖印章等形成文件的18个要素，全部在内部办公网上运行和完成。而且每个环节都能实现安全简便操作，既规范了原来制发物质形态文件时的许多不规范行文行为，又极大地提高了行文、发文、转文的效率。收文处理更是比物质形态的文件流转更为简单，即网上来文下载、登记、分批、办理、选择办理单位、回复等环节都在网上进行。许多办件或批件做了收件快、办件也快。
在内部收发文都实现电子化的基础上，开始着手实行全州公文交换平台试运行。
在州政府办内部收发文系统全面电子化的基础上，我们把各县政府办负责人、有关部门办公室领导请来观看政府办已运用的系统，向他们广泛征求意见建议后集中力量开发全州公文交换平台。并于2005年底在全州20个单位试运行（八县人民政府、州属10个单位、两个驻文单位）。根据调查，几乎所有试运行单位与州政府的文件交换都已通过这个平台来进行。这些文件与纸质文件完全一样，文件形成的18个要素齐备。板式、模块、文件红头、印章等都完全一致。收文单位如果对来文进行打印就只能打印出制文单位规定的份数，如果多打印或修改、或复制，则文件红头和印章就自动消失。为保证试运行过程顺利进行，州政府办专门发文要求：对试运行文件交换电子化的单位，州政府办对他们的来文只直接对电子文档进行处理和批办，纸质文档只作备查件。过去一个请示、报告、通知都要人来人住、车来车往、纸来纸往的公文交换方式，现在变成瞬间即在网上完成。而且文件状态随时可以观察。虽然试运行时间不长，但已有许多单位正在积极做准备，加入到这个平台上来交换公文。目前，州政府及政府办今年以来制发出的电子公文已近250个。中心正在做扩大试运行范围的准备以期在更大的领域内试运行，以检测系统和稳定性并不断完善其中的不足。
三是逻辑流程要清晰，操作要简便。说到内部办公系统的功能，技术层面的要求许多开发商都能做到。但由于他们不懂政府机关的办公流程，因此开发出来的程序多是只有计算机专业人员才能使用。为此，我们在开发自己的办公系统时在操作简单了下了许多功夫，设计操作界面时努力做到高度智能化、高度简单化，使之与物质形态的流程有“似曾相识”之感。因而推广运用时一说大家就懂。如在内部办公网建设之初，文件传阅操作界面我们就要求鼠标点击最多不得超过五下，让应用者感到比物质形态的传阅方式更简捷更方便。之后开发的发文完整的收文管理和发文管理以及公文交换，鼠标点击都不超过五下就完成操作或到达主题。只有在简单上下够功夫，才能在普及时做到事半功倍。
四小步快走，重在应用 。文山财力有限，政府不可能一下子拿出许多钱来建设电子政务。因此，我们采取小步快走的办法，规划时高起点着手，建设时分步实施。而且建设一步就运用一步，让领导看得到成效，让干部职工看到成果和感到工作方便及效率提高。
一次性购进大量的高档设备而没有应用，想再就新的投入就更难，得到支持就更难。要在应用于的基础上逐步增加投入。要用应用和成效来得到领导和有关部门的支持。网络刚建设好，我们就采取集中和分散等多种方式，培训大家使用网上邻居、打字、上网、聊天等内容，让机关公务员能充分利用网络为自己的工作服务，为领导服务。在建设文山州政务网时，首先考虑的就是应用，虽然网站还有许多栏目没有完善，但首先就在电子邮件运用上作培训作宣传，让更多的人认识电子邮箱是文件交换中最廉价最便捷的方式。在内部办公网的开发上，我们采取的是先开发并应用，然后才申请要钱。以应用促发展，还包括在信息发布、政务公开、对公众服务等方面。由于应用，目前党委政府各种重大活动，在安排新闻、信息报道时，都把政务网列入其中之一，这样，我们就获得和其他单位同等的信息采集机会，更由于我们的发布系统的操作简单，使得文山州政务网在许多重大活动中都是第一时间发布出重大政务信息。再就是多关注群众普遍关注的困难和问题，得到群众的广泛认可，网站访问人数越来越多，威信也就逐渐树立起来了。
五是要有电子和政务两支缺一不可的队伍。即首先要有一批技术精湛的人才队伍，保证电子政务的基础牢固、网络安全，保证电子政务物质形态需要变成电子形态现实。
同时，更要有一批熟悉政务流程、政务活动及其他相关学科的综合性人才队伍。只有这样，才能把我们传统的政务工作流程翻译成网络语言，才能把物质形态的工作搬到网上去运作。因为，再好的内容，必须有熟悉政务、懂得综合运用其他学科的人把它很好表现出来，才可能让我们需要网站上体现的权威性、指导性、思想性、实用性、普及性等等变成现实。