长期以来，资料室、图书馆中的档案、文件绝大部分以纸质形态沉睡，不能被及时传播和利用。要解决这些问题，首先要实现纸质文件的电脑识别，通过高科技设备来完成录入工作，将海量档案与文件快速电子化。

    目前最有效的办法就是采用OCR技术，对文字和字符进行扫描识别，进而转化为计算机内码，以可编辑的电子文档格式表现出来。汉王科技公司是我国在OCR技术方面的领导者，自1985年就开始从事OCR技术的研究工作，就受到国家863计划、国家自然科学基金委员会的重点支持。多年来，汉王科技一直致力于为政府办公信息化提供解决之道，而资料电子化是政府现代信息化建设的典型代表。

    汉王OCR针对档案信息化专门研发的中文快速录入工具———公务助理文本王，实现了资料、文献的一键录入，文档可以输出到指定的Word、Excel等电子格式，识别率高达99.8%，这样的识别率远远超过人工录入的错误率。

    要解决资料的保存、查找、利用，仅仅解决字的识别是不够的，能否识别表格也是个问题。表格的重要特征是除了文字以外还有表格线，特别是斜线、断线，同时表格在文档中所处的位置不同，表格里的内容有可能是汉字，也有可能是数字、字母等，这都增加计算机判别的难度。汉王公务助理成功地克服了这些困难，对表格的识别率达到了99%以上，在全球OCR领域中屈指可数。 

    在处理档案中，由于很多资料极其珍贵，造成它的使用性受到限制。就是普通的阅读，也会对这些珍贵的资料造成大量的伤害，由于每翻阅一次，这些珍贵的资料寿命就会减少60年。因此很多资料只能藏在博物馆、图书馆中。只能保存，不能让使用者随便利用，形成“用”与“藏”的矛盾。所以，同步解决珍贵资料的文献价值和文物价值是非常重要的，公务助理通过版面分析和版面还原技术，可对这些资料进行数字化加工和再造，对这些资料进行原版面复制，让资料在纸上什么样，电脑里就什么样，彻底地解决了“用”与“藏”的难题。

    汉王公务助理的出现，解决了资料中的各种带有公章、图章文件电子化难题，用公务助理智能提取技术，可轻松把资料中的文字和图章自动剥离，形成独立的文字和图片。同时，公务助理还捆绑强大的屏幕识别功能，还可将对珍贵的资料用数码相机拍照，然后导入电脑中，自动识别成可编辑、可查询、摘抄的Word文件。因此，就是再多的资料也可以很快被输入到电脑，传送到网络中。

    作为我国OCR研究开发队伍中的导航人，汉王科技的刘昌平博士认为，汉王文本王公务助理目前应用的版面分析、字符识别、表格识别、版面还原等技术，每一项都是在几十年研究积累的基础上实现的，正是因为这样强大的技术保障，才能对信息化的建设取得立竿见影的效果。