1、系统简介

　　智元软件公文审批系统是无纸化办公的核心，它包括公文传输、发文审批、收文传阅办理、公文档案库等重要模块。智元软件公文审批系统的规范化设计，对政府、机关、部队以及企事业单位的电子办公、电子政务、电子业务等将起关键作用。
　　智元软件公文审批系统的标准化程度、技术的先进性与成熟性、系统结构搭建的严谨度、功能的清晰与合理性、模块间的科学关联，以及系统在运行时对环境的适应能力、流畅性、负载能力、易操作和易维护等，是衡量系统整体性能的重要指标。实践证明，智元公文审批系统能有效解决电子办公中的核心问题，成为构架可扩展式电子办公体系的强大基础，是真正意义上的无纸化网络办公平台。

2 主要功能

2.1 发文管理
 
　　发文管理可实现以下功能：发文拟稿、核稿、领导审批、承办等；可做公文状态查询、收回、签收、修改、提交、会签、传阅、归档、删除等操作。转发公文，实时追踪，监督发文处理流程，并可及时追回公文。系统中流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程需求。系统支持全文批注和批注痕迹保留，方便发文稿件修改。
　　发文管理包括对下列环节的自动化处理：
　　发文拟稿：填写发文拟稿纸和发文正文以及相关的信息，发送给相关领导审核。
　　发文审核：审核者收到文件，需要时可对正文进行必要的修改，系统可保留所有的修改痕迹；签署审核意见，根据文件的内容和性质决定由谁签批，并发送给相关的责任人。
　　会签：所有收到签批请求的领导或各部门办公主管对文件进行批示，需要时可对正文进行必要的修改，系统可上载修改后的文件；完成后送办公室编号。
　　清稿：起草人清除领导对正文的修改痕迹，接收领导新增和删除的内容，对正文进行重新排版整理。
　　发文编号：会签完成后的文件，由办公室根据编号规则生成文号。
　　套打盖章：对已经清稿的文件进行套红头、盖电子公章。
　　发文归档：将办理后的文件进行归档处理，发文自动进入档案管理系统，可在公文归档库中分类查阅等处理。
　　发文打印：在公文流转的任意环节，均可将登记的发文封面和正文进行打印输出。
　　应用图例 
 
　　 
　　

2.2 收文管理

　　收文管理是指上级主管部门、有业务往来的单位或机关送给领导或有关部门阅批、办理的文件（包括正式文件和非正式文件）的处理过程。
　　收文管理可以实现以下功能：
　　对来文通过系统进行签收登记与录入、审核、批示、分发、承办、协办、传阅、归档等环节的处理；
　　对来文进行显示、排序、查询、打印；
　　对来文进行全自动跟踪与监督。
　　收文管理包括对下列环节的自动化处理：
　　收文登记：正式公文分为上级来文和下级来文两种（平级来文按上级来文归类）。来文分为急、普通三类。根据来文的各种属性（文件标题、原文字号、主题词、收文日期、密级等）填写来文登记表，电子来文的正文直接附加。
　　审核分发：办公室主任审核登记的收文，填写审核意见，根据来文的性质发送给承办人或传给领导批示。
　　会签批示：领导对收到的文件作出批示，并将来文返回办公室后转交给承办人或者直接转交给承办人办理。
　　收文承办：承办人收到来件后，按领导批示的意见办理相关事宜，完成后填报办理结果。办理过程当中如有需调整，每环节可返回办理。
　　收文归档：将办理后的收文进行归档处理，来文自动进入公文档案管理系统，可在公文档案管理系统中进行查阅、查询处理。
　　收文打印：在公文流转的任意环节，均可将登记的收文封面和正文进行打印输出。
　　应用图例
 

2.3 公文传输

　　公文传输系统完成公文下发、公文上报，平级单位间公文交换等功能；
　　公文下发和上报
　 　在发布和上报文件时，输入文件文号、标题、类型、发文（上报）单位、选择文件正文等，然后设置文件接收的人员、单位、群组。接收单位登陆系统后会收到新来文签收提醒。
　　公文签收情况
　　 对其它单位的来文，未签收的文件系统都有标识提示，可打开文件进行签收，下载打印。对本单位的发布的文件随时监控接收单位签收文件的情况报表，包括未签收单位、已签收单位、签收人、签收时间等。 
　　公文分类查询
　　 文件类型统一由管理员设定，用户可以按照类型查询文件。例如：市发、市会通、市办发、市组织、市政发等。 
　　应用图例
 
　
3 技术优势

　　1、系统的开发采用Internet/Intranet技术、集中和分布式结构相结合来设计，支持组件技术，支持面向应用开发的安全中间件，对软件进行模块插件式设计，以保证软件的灵活扩展性和易开发性。
　　2、系统的软件设计通过支持XML技术、遵循J2EE标准、遵循PKI/PMI信任服务体系、支持面向对象设计、支持时间戳服务、支持负载均衡、支持跨平台操作，来实现在同一平台下保证信息完整、安全的操作和传递以及存储。
　　3、开放的体系结构，具有良好的扩展功能，易升级、易集成。分布式组件技术，标准化接口设计，可自由增加或配置新模块。全面支持二次开发，提供二次定制及开发所需的完整应用工具，包括二次开发手册文档及相关技术资料和案例介绍等。
　　4、系统以组织机构为基础，实现工作和权限的分配。“部门-岗位-人员”管理模式贴近现实，人事变动和机构调整应变自如，同时实现各模块的权限自动刷新，保证系统数据的安全和完整，以实现所有人员和权限的集中统一管理。
　　5、完全可定制的工作流引擎，可供系统各模块自由调用。系统全面采用工作流管理与控制，各项工作的流程可以根据总段实际工作规范进行配置。
　　6、集成的日常办公功能，保证工作文档的不可抵赖性，其审批和办理操作透明、简捷。支持版本保留和痕迹保留功能。支持特送、撤回、催办、邮件分发、办理过程跟踪、工作监控、主办-协办等功能。
　　7、提供分布式的文档管理体系，伸缩性强，可自由生成多种类的文件库，实现一库多应用及一库多级文件夹功能，四级（库、文件夹、文件、子文件，文件夹可多级设置、子文件可多级存放）存储模式及访问权限控制（管理者、编辑者、作者、读者），满足各类资料信息的管理和利用，能方便接收各类归档文件。
　　8、支持与其它信息系统的数据集成，支持不同信息系统间数据的有效共享及交换。
　　9、支持安全的远程办公和移动办公。支持多分支机构、跨地域的系统构建。
　　10、提供多种消息提示方式。具备工作即时提醒机制：当用户登录办公自动化系统后，如有待办工作、邮件等到来时，系统自动以文字或声音方式进行提示。根据需要支持手机短信提醒功能。系统能实时地将待办工作发送到每个责任人的计算机上(或通过其它通信手段，如手机短信等)，并在待办工作窗口中进行显示，通过双击该待办工作信息即可进入相应的工作模块，完成所要处理的工作。将办公自动化和档案管理由被动接受用户查询，变为主动为用户提供信息。
　　11、提供多种文件处理方式。全面集成MS Office、WPS等个人办公软件；提供各种格式的图形文件、多媒体文件、压缩文件等附件上传功能；提供多个附件间的文件排序功能。
　　12、支持电子印章和电子签名功能。
　　13、能够与办公自动化系统完全一体化的档案管理子系统
　　14、为了保证系统衔接顺利、高效，办公自动化系统与已有应用系统可完成系统的无缝连接。

4 手写批注套件

4.1 主要功能

　　轻松实现与WORD、WPS、PDF等文档格式无忧转化
　　无忧快速转化各类文件格式，比如：DOC、WPS、BMP、PDF、JPG、TXT、DWG、RTF等文件格式。更可以将带有签章、批注笔迹的文档保存为DOC、PDF、WPS等常用文档格式，方便文档流通。
　　手写签名意见
　　　　支持高级压感技术　　
　　支持高级压感技术，使笔迹更加真实化。 
　　　　会签意见　　
　　多人分级手写签批，可以分层查看不同手写意见。 
　　　　手写意见的合法性追溯　　
　　使用高强度的数字签名机制，可以手写笔迹的合法性，追溯签字人。 
　　　　手写意见的安全性　　
　　签字人的信息保存在智能卡中，防止对数据的恶意删除，修改和复制。手写笔迹数据加密保存在文档中，保证在传输过程中的完整性 。 
　　　　人性化设计　　
　　实现对笔迹的宽度，颜色等属性的调整，方便用户习惯。 
　　内建批示功能，直接支持会签单、承办单等办文单
　　数据通讯 
　　　　多种数据传输方式　　
　　实现HTTP,SOCK,FTP网络传送方式，数据均加密传输。 
　　　　传输的安全性　　
　　所有数据都采用加密方式传输，保证了文档在传输过程中的机密性。HTTP、SOCK等通讯提供了更高级别的安全性，即使文件在传输过程中被窃取，也无法得到文件的内容。
　　文档逆转化，对照修改 
　　支持由AIP文件输出为Word、Pdf、Wps等通用文档格式，并保留手写批示意见。 支持与源文件的上下分层对照修改，方便文档的整理和清稿。 
　　全文检索
　　支持AIP文件全文检索，有利于文件归档备查。
　　多视图
　　　　目录视图
　　自动从原始文件中获取目录结构。
　　　　用户视图
　　已用户视图查看各个用户的操作，分层分级查看用户。
　　　　缩略图
　　提供文档缩略图，方便文档的全局查看。
　　　　书签视图
  　  根据具体的操作模块，查看批示批注内容。
　　多级安全控制
　　AIP提供文档的各种操作权限，（读写权限、打印权限、拆分权限、文字复制权限）有效的保证了文档的安全性。
　　文档身份控制，可以指定特定的人具有特定的权限。
　　融合PKI体系，兼容第三方证书
　　其他
　　AIP更提供荧光笔、文字批注、超链接、文件插入、文件拆分等辅助功能。
 

4.2 技术优势
　　高精度的显示品质
　　AIP是国内唯一真正意义上的矢量文档格式,无论文档放大缩小都不会有失真。
　　代码执行效率高
　　AIP通用文档处理系统采用组件技术，可执行代码只有不到900k,是目前所有智能文档中最小的, 执行速度特别快，客户不必忍受同类产品在初始化时候较长的等待时间。
　　文档体积小
　　转化后的AIP文档体积非常小,远小于国内同类产品,客户可以在转化的时候如果选择了附加原始文件,可以从AIP文档中直接得到原始文件。
　　独特的目录支持
　　AIP提供独特的目录支持,带目录的.Doc文件转化成AIP文档后,目录结构依然有效,用户依然可以通过点击页码直接到达该页面。这一功能也是目前国内同类软件中唯一实现的。
　　PKI体系的融合
　　AIP内建了PKI体系的支持,用户的批示笔迹和电子签章可以经过身份签名,有效防止了非法的冒充。
　　兼容性，开放性好
　　AIP采用组件技术，是一个中间件产品，能嵌入在VC、VB、Delphi等各种开发工具；支持ASP、JSP、PHP、HTML等脚本语言；兼容Lotus Notes等各类OA系统。
　　浏览器直接浏览
　　AIP内嵌浏览器支持，可在]浏览器中直接阅读aip文件。
　　应用图例
 

5 电子印章套件

5.1 简单介绍

　  SES（Smartsys Electronic Signature）同时支持Word、Excel，第一个实现完全不依赖于宿主安全的嵌入式电子签章系统;独特的设计模式，实现文档签章、保护设置、手写签批、电子印章、打印控制等基本功能。
安装了SES嵌入式电子印章后，会在Word、Excel工具栏上自动加上相关按钮，如下图：
 
5.2 主要功能 

　　支持文件 
　　同时支持Word、Excel
　　安全印章 
　　印章和签名保存在智能卡中，高度安全
　　手写签批
　　多级压感，独特的笔迹润滑功能 
　　组件技术
　　ActiveX组件技术，支持所有的开发平台
　　很方便嵌入到OA、电子政务系统中 
　　权威认证
　　公安部安全产品销售许可

　　5.3 技术优势

　　高精度的显示品质 
　　实现高精度的打印品质和屏幕显示效果，并能有效防止截屏等方式的非法印章复制。 无论文档页面放大缩小，签章显示效果都不会出现任何变形，彻底实现签章文档的高精度打印品质。 
　　签章文档高度安全 
　　经过SES电子签章系统签名、盖章后的文档处于高度的安全状态，任何对文档的非法修改、复制和删除等操作都会被系统及时侦测出来。 
　　 普通的文档可以通过“Ctrl +A”进行全文拷贝，而经过SES电子签章系统进行签章后文档可以有效防止非法复制。 
　　即使文档处于设计模式时，签章也不可以被删除或做任何移动。 
　　在新建文档里面插入一个已锁定的签章文档时，MS Office软件自身会认为文档内容是可以被修改的，通常的实现技术会认为签章内容依然有效，而事实上此刻文档已经可以被修改。SES签章系统会自动检测出目前的签章内容是无效的。
　　采用国际标准，符合安全要求、采用国际标准X509证书格式、完全兼容第三方的CA授权。
　　应用图例