一、存在的问题

　　北京市人民政府办公厅的文印中心收发室和秘书一处在未改造前，采用的是用木质发文格保存文件，虽然已建立了自身的办公自动化系统（OA系统），但OA系统上只是进行文件电子信息的管理，比如统一文号、登记标题和发件单位、保存电子文本、催办、存档等信息，其重点是使办公过程电子化、迅捷化，方便检索和查询。由于多年来养成的办公习惯，尤其是领导批示环节还很难实现全面电子化，还有各部门之间的网络连接和网络安全问题，造成了现在纸质文件和电子信息流共存的局面。在这种纸质文件与电子文件共存的情况下，大家习惯是将纸质文件作为最终有效的办公依据，而OA系统对纸质文件的流转并不做登记处理，大部分纸质文件的传输必须通过传统的登记本手工登记、手工签收方式来完成，尤其是机要信件的交换流转，完全是手工作业模式。而在纸质文件流转过程中，由于人员配备少，文件、信件、公文流转量大，存在着手工登记签收责任不清、劳动强度大、数据不准确、保密安全性差、查询统计困难以及文件实物流和电子信息流“非同步”现象等问题，所以如何对文件尤其是大量的纸质文件进行有效的管理，使得纸质文件能和OA系统中流转的电子版本对应、同步，就成为是北京市政府办公厅的文印中心收发室和秘书一处需要解决的棘手问题。

　　二、总体解决方案和系统设计

　　针对上述问题，北京远光通联科技有限公司在市政府文档一体化系统建设规划指导下，根据其现有的系统资源，在不改变市政府正常工作机制的前提下，建立了一套针对文件处理的条码自动识别化的信息系统——智能交换系统。该系统创造性地将条码自动识别技术引入到公文流转过程中，将公文、信件的基本信息生成条码，通过带有条码识读装置的专用设备“智能交换箱”来记录文件的全部流转信息。该系统以远光智能交换箱为核心，采用嵌入式和链接式两种技术方式，与该单位正在使用的信昭园OA 系统JAVA平台无缝衔接，各交换箱组通过与信息管理系统间进行数据交换，提供交换箱单位远程浏览箱存文件等功能，使文件流转过程透明、有序，完美地实现了纸质文件流转追踪和电子信息流的同步运行，极大的提高了工作效率，降低了差错率，消除了人为差错、责任不清等问题。

　　本系统的核心设备——远光智能交换箱，是远光公司研制的拥有自主知识产权的光电一体化产品，可快速准确地识读各类条码标签。当带有条码的信件或文件置于交换箱有号件投口时，投口内部激光扫描装置会自动扫描该条码，以确认文件是否为有效文件，如为无效条码或与该箱名称不符，交换箱将拒收该文件，如确定为有效条码，投件口门禁自动打开，将文件投入，系统将自动记录文件所有交换流转信息，代替了以往在纸质签收本上的手工登记，从而实现OA系统无法做到的纸质文件数据的自动载入。如果在分发时出现错误，如错投、多投等，系统还会马上提醒工作人员，及时予以更正。领取文件时，只要通过身份认证，系统便自动完成签收手续，而且打印出文件清单，使每份文件的基本信息一目了然，不用再像以前那样在签收本上逐一核对、签字确认。

　　智能交换系统，除保留原来发文格保存文件的功能外，还具备投箱文件编号自动记录、实际投箱数量自动检测、动态显示交换箱内文件存量、箱内急件自动提醒、免钥匙自动开门，以及自动引导操作员完成文件分发等工作。该系统由外收发及交换、内交换、数据中心及嵌入集群4个子系统组成，分别对信件、文件、数据及接口实行信息管理。为了确保安全，并在内外交换室各设了一套4摄头数码全程录像设备，对交换场地实时多点摄录，提供快速定时回放功能实现场景再现。

　　该系统实行权限自助操作，以身份证卡识别配合权限库核查判定操作者的身份、隶属、权限，开放有限操作，如开箱、打单、领签等操作。读卡操作的同时进行特写拍照，供分析冒用证卡的操作。

　　三、主要功能

　　北京市人民政府公文流转智能管理系统的主要功能为业务管理功能和服务管理功能。

　　1、业务管理功能又分为公文管理、发文管理、发信管理、收信管理、收文管理或交换箱管理等六大功能。

　　1）发文管理

　　发文登记：与该单位的办公自动化系统进行连接后，可直接获取文件所包含的信息，包括日期、去向、承办人、拟稿人、文号、标题、摘要等进行登记。

　　装封发文：对一封一文、一封多文、多封多文的发文情况进行管理，根据已经登记的发文范围，自动列出每个信封中需要装的文件列表，为装封工作带来便利，并且提高了准确性。

　　信封条码标签自动打印：在系统自动列出每个信封中需要装的文件列表后，可以点击选择文件去向，系统便能自动打印出贴在信封上的条码标签，标签上含有收信单位的相关信息。使用这个功能，可以免去以往手抄信封的麻烦。

　　发文去向管理：将经常联系的单位进行分组管理，每个组内的单位可以灵活删减修改，发文时直接在组内的单位进行点击选择，无需录入和繁琐的查找，使发文工作快捷准确。

　　清单打印：为收文单位打印文件清单。

　　二维条码制作：根据发文登记的信息，在文件上自动生成含有文件信息的二维条码；也可以打印含有二维条码装封清单，将封内文件信息存储在二维条码中；如果装封时，一个信封内只装有一份文件，还可以直接将二维条码打印在标签上。

　　2）收文管理

　　来文拆封管理：对有号信件拆封，扫描信件上的条码，使信件和信内的文件建立对应关系，可以通过信件查询文件信息，也可以根据文件查询信件信息。

　　办文管理：对承办件、拟办件、传办件等的基本信息进行登记，自动生成文件批办单，并提供领导批示录入功能。

　　阅文管理：对阅件、传阅件的基本信息进行登记。

　　办结登记：对办文办完退回时，进行办结登记。

　　督办、催办管理：传统的督办及催办管理都采取人工的方式，系统提供自动提示的功能，为工作人员提供便利。

　　条码生成：根据登记的文件信息自动生成相应的条码。条码可以贴在对应的文件上，也可以直接生成在批办或阅文单上。

　　3）发信管理

　　单函发信登记：对于发文装封已经应用了上述发文管理的的信件，各处室人员直接投进交换站、市机、中机、邮局或直送的渠道代收箱；对于直接发信的信件，对单个信件的编号、去向、发信部门等信息进行登记。

　　大宗发信：对于发送范围相对固定的一批信件进行处理。对于发文装封已经应用了上述发文管理的的信件，各处室人员直接投进交换站、市机、中机、邮局或直送的渠道代收箱；对于直接发信的信件，进行大宗发信范围的分组管理，可以快速打印一批条码，将条码贴到信封上，能够有效地减轻工作量。

　　清单打印：打印外发件清单，格式按照各渠道要求标准制订。通过交换站发的为带有二维条码的发件清单；市机为两联发件清单；中机也为两联发件清单；邮政为三联发件单；其中交换站的清单中含有二维条码，条码中含有本次发信的信件信息，可以与交换站实现无网通讯。

　　发信查询：可以根据信件编号、发信时间、发信部门、收信单位等各种信息组合查询，能够快速查询到需要的信件，避免了在登记本上查找的工作，降低了劳动强度。

　　发信统计：可以自动生成条形图、饼状图等形式的日报、月报、年报等统计报表，方便工作量的统计。

　　4）收信管理

　　收信分捡：对于有号而且写清楚了收信部门的信件，可以直接投进交换箱，系统可以自动记录信件发给哪个部门，免去了在登记本上记录签收的工作，能够减轻工作量并提高准确性。

　　收信查询：可以根据信件编号、收信时间、发信单位、收信部门等各种信息组合查询，能够快速查询到需要的信件，避免了在含有大量信息的登记本上查找的工作，降低了劳动强度。

　　清单打印：打印向单位内部分发的清单，可以按照收件单位或信件种类进行分类打印。

　　5）公文管理：

　　无论传办件的运转过程有多少环节，实行“一码到底”的原则，能够监控和追踪各种文件的办理情况，如请示件、拟办件等的办理情况。

　　可以查询和追踪某一文件的流转情况，尤其对办文，不再需要给各司局（处室）打电话确认文件办理情况，只要在系统中查询就可以了解文件的流转过程，能够提高工作效率。

　　可以分类查看文件办理情况，如：待办文件、正在处理中的文件、办结文件等。

　　可以利用各种信件或文件的信息组合查看信件或文件的处理情况，并能对查询结果作出统计。

　　6）智能交换箱管理

　　对智能交换箱进行监控和管理。具体包括：

    显示智能交换箱内文件的情况，包括文件数量、发文单位、文件去向等。

    系统管理员可以利用软件里的控制按钮对交换箱实施开箱、控制显示灯等管理工作。

    监控所有交换箱的工作状态，包括工作情况、取件情况、箱内文件情况等，为管理工作提供了很大方便。

　　2、服务管理功能分为系统安全、急件通知、查询统计、网络发布和公告通知等功能。

　　1）系统安全

　　设置系统登陆密码和操作权限，保证软件操作阶段的安全性；各司局（处室）取件人员通过扫描证卡进行身份识别，自动为所有扫描证卡的人员特写拍照并存进数据库，有效地管理代替他人扫卡取件的情况。

　　设置全程摄像系统，对交换场地实行多点摄录，提供快速定时回放功能，能够实现场景再现。与特写拍照系统有效配合，如遇特殊情况可迅速排查。

　　智能交换箱能够自动判断扫描条码的合法性，对于无关条码，文件投口门禁拒绝打开，阻止无关文件进入流转过程。

　　设置不间断电源，在办公区断电的情况下，保证系统数据安全不丢失。

　　2）急件通知

　　电话语音通知：如果分户单位箱内有急件或者限时件，系统可以自动拨打该分户单位电话，通知工作人员来取件。工作人员取走文件后，系统不再拨打。若电话占线或者无人接听，系统会再次拨打，拨打时间间隔可以由系统管理员设定。

　　网络通知：如果单位分户箱内有急件或者限时件，系统可以通过网络以邮件或以屏幕对话框的形式发送给收件单位，通知工作人员来取件，收件单位工作人员点击邮件后，系统会自动将收件单位已得到急件通知的信息回复给系统管理员。

　　短信通知：如果分户单位箱内有急件或者限时件，系统可以给相应的工作人员的手机发送短信，通知工作人员来取件。

　　急件告警：如果分户单位未接到急件通知，系统会自动提示给系统管理员，并且在计算机上通过声音或者颜色告警；如果分户单位未在规定时间内从本单位的交换箱中取走文件，系统会自动提示给系统管理员，并且在计算机上通过声音或者颜色告警。

　　3）查询统计

　　文件、信件的查询统计：可以对收发文件的详细信息进行查询统计。可以查询发件单位，收件单位、紧急程度、投箱时间等，查询条件可以任意组合，并能将查询到的结果打印出来。可以按时间、紧急程度等条件统计文件数量，生成时段统计图形报表、类别统计图形报表。查询时，可以通过信件查询文件信息，也可以通过文件查询信件信息。

　　WEB查询：与办公自动化系统连接后，有相关权限的工作人员可以在web查询页面中查询文件流转的详细过程和状态。

　　清单的查询：可以查询系统中所有的收发信件和文件的清单信息，包括清单号、内容、打印时间、经办人等信息，并能将查询结果打印出来。

　　日志的查询：管理人员可以查询系统日志（系统每天的操作记录）的信息，包括操作内容、操作时间、操作人等信息，并能随时打印查询结果。

　　此外，系统还可以对条码标签、系统用户、证卡等进行查询统计。

　　4）网络发布

　　将公告消息、急件通知、箱内信件信息、箱体工作状态、公文流转过程等有关信息通过办公内网发送给分户单位相关人员。

　　5）公告通知

　　通过等离子公告信息显示屏将公告信息告知给分户单位，如收件单位或者收件人信息变更、收发信息通知等。

　　四、运行与维护状况

　　该系统不仅提高了公文的流转效率和办理质量，而且作为文档一体化系统的组成部分，该系统通过开放数据接口、提供功能调用、互嵌专业应用的方式，向文档一体化的其它组成部分提供了有力的支持，为全面实现市府办公厅文档一体化系统作出了贡献。

　　该系统在双方议定的维护期内，实行终身7×24快速响应维护机制；为保证系统的稳定运行，维护期内实行定期寻访和定期保养制度，并通过电话和现场服务提供使用及维护的咨询服务。

　　五、经济社会效益

　　远光公文流转智能管理系统遵从我国政务信息化所要求的业务过程规范化、数据模型标准化和信息资源共享的原则，作为具有中国特色的纸质公文流转自动化追踪系统，简化了工作流程，提高了各党、政、军及企事业单位的办公效率，节约了办公开支，填补了机关办公自动化系统的一项重要空白。通过建立统一的条码识别和系统应用标准，在区域和行业各单位间及单位内部，形成机要文件流转全程畅通的信息化管理渠道，为消除“信息孤岛”做出了贡献。

　　该系统在多年的用户应用中得到了良好的印证。目前，已有大批的成功应用案例。在为近百家国家政府机关（如国务院办公厅中央国家机关机要文件交换站、中联部、国家安全部、商务部、科技部、农业部、教育部、检察部、国家工商总局、中国人民银行、北京市政府、吉林省政府、广州市政府等）成功承建的多项公文流转智能管理系统中，有多项工程被列入国家电子政务试点示范工程；此外，该系统还被科技部列为2004年国家级火炬计划项目，并获中国自动识别技术产业2004年度优秀应用方案奖.

案例点评：

　　这是一个具有中国特色的电子政务工程项目，其存在的原因，一是领导批示环节没有全面电子化，二是目前政府部门的办公人员，习惯是将纸质文件作为最终有效的办公依据。三是纸质文件必须经过人工作业模式来进行流转，而目前手工作业存在质量不高、效率低下的问题。四是网络传输的安全性问题一直未能得到有效解决，尽管存在各种电子安全手段，但是目前还没有哪一种电子安全手段能够保证网络传输绝对地万无一失，因此，机要文件的传输目前还只能保留人工流转的方式。

　　本电子政务工程中的智能交换系统的特点：一是适应了现在纸质文件和电子信息流共存的局面和传统的办公习惯。能够在保留现有办公习惯的前提下，提高现有办公方式的效率，保证纸质文件能和OA系统中流转的电子版本对应、同步。二是解决了流转中存在的手工作业问题，将人工流转工作纳入OA系统，促进了OA系统和电子文件的使用，并提高了工作质量和工作效率。三是，通过条码编号集成了文档一体化系统与智能交换系统，不仅能够完成公文交换的工作，而且衍生出相应的公文管理功能，提高了文档一体化系统的性能。

　　本电子政务工程中智能交换系统的系统设计和功能实现考虑周全，实用性很强，充分体现了“电子”为“政务”服务的特点，值得其它电子政务工程借鉴。该智能交换系统在我国目前的公文管理和流转系统中具有较高的推广价值。