一、为什么要实现办公自动化

　　1、时代发展的需要

　　企业发展带来部门、人员、流程的增多和复杂化，办公成本提高，效率却降低。

　　新的时代下，传统的办公方式已经极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。手工模式给发展戴上了沉重的枷锁，造成资源的巨大浪费，管理的效能低下，无法满足新形势下发展的需要，人们需要用先进的生产工具来促进生产力的发展。

　　2、内部管理的需要

　　传统的管理方式过分依赖领导者的个人能力、精力、经验、风格、习惯、感觉等人为因素，而员工的办公也过分依赖其个人意愿甚至喜好来进行，由于这些因素的不科学性、不正规性、不确定性，造成整个单位办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本居高不下而收效甚微，不能建立健康、高效的组织办公文化。

　　3、规范信息的需要

　　当今社会是信息的社会，信息的种类越来越多，信息的流动越来越快，信息的利用越来越强。而传统的办公模式在企业内部形成 “信息孤岛”，辅助单位经营运作的信息系统各自孤立地运行，没有能够形成一个有机的整体，以至于影响经营决策效率。人们迫切需要有效管理信息的产生、传递、发布、提交、修改、审批、存储、分析、查询、统计……

　　4、提高效率的需要

　　今天是一个快速发展的时代，一个效率至上的时代，效率意味着我们能在更少的时间里作更多的事情，取得更大的成绩。如何从根本上提高整个单位的办公效率已经成为一项重要而紧迫的任务，而传统的办公模式却成为制约效率提升的最大瓶颈，比如电话、通信、印章、文件下发、批复、归档，繁多的会议等已经使办公人员陷入各种各样的低级工作中，无法快速提升办公效率和办公质量。

　　二、企业里面需要解决的典型问题

　　总经办

　　1、信息传递方式繁琐，致使部门工作效率低下。比如经常有这样的情况，各部门向总经理传送文件时，总经理不在人白跑一趟。有时总经理正在会见重要客人，而着急签批的申请人只好在外边等，甚至等上几个小时也是常有的事。

　　2、文件越级传送问题突出。本不该总经理处理的文件，下属为图方便请求总经理处理产生管理误区。总经办人员目前只是起到了传递文件的功能，紧急待签文件的跟催功能较弱，副总对催办效率也不满意，一般部门或员工待签的文件就不用说了。各种文件的先后顺序和轻重缓急分配混乱，经常积压和丢失。老总一般不在单位，不知道下属们每天都在忙些什么，无法及时了解下属和员工的工作内容和思想状态，不能随时监控指导，并得到可靠数据做出正确决策。

　　副总办

　　1、目前每天堆在副总办公桌上文件即多又乱，下属经常拿着文件一边向领导汇报一边让领导签字，副总几乎已经忙到没有时间细看文件。

　　2、副总一般都主管企业内部的具体事务，事情多而杂，经常电话不断，自己也经常亲自跑到各部门去检查、监督、指导工作，难以集中精力处理核心事务。

　　3、经常需要发布通知或文件，如果交给办公室人员则麻烦、不及时而且失真，如果全部自己做更是不可能。

办公室

　　1、每天要处理大量的公文，打印、复印、分发、跟踪、存档……繁杂而琐碎，需要耗费大量时间和精力，使工作成为一种负担。

　　2、每天都有很多人过来查文件、问电话，解释原来已经公布出去的规章制度，弄得不胜其烦。

　　3、很多需要或可以直接和总经理联系的工作也需要办公室从中协调。

　　4、各种会议越来越多，会议的组织安排、沟通协调越来越麻烦，还经常发生两个部门争抢一个会议室的不愉快事情。

　　5、企业的各种表单、文件、合同等格式不统一，员工在没有固定的标准下使用混乱。

　　6、文件、印章、办公用品、车辆等管理等繁琐和重复性工作使办公室沦为一个处理杂务的“低级部门”，不能发挥自身优势，在更高层次上协助企业做好管理工作。

　　财务处

　　不能和物流中心、生产部门、采购部门、销售部门实现数据共享，不能实现协同办公。

　　审计处

　　单据(报销单)的审核处理相对繁琐。另外，报领导签字这个过程浪费大量时间。

　　人事处

　　员工档案和基本信息的管理不方便，依靠人工来进行各种统计和分析工作，比如每个月统计过生日的员工就很麻烦。

　　销售中心

　　1、信息流通量很大，数据格式不统一，特别是从分公司发传真来的订货单经常不清晰，造成保管和统计上的困难。

　　2、客户资料管理不严格，而且容易随着业务员的离职而流失。

　　物流中心

　　1、客户、供应商管理混乱，每天与经销商确定提货物品时耽误很多时间，导致安排生产滞后。

　　2、和销售中心、采购中心和分公司的联系不够一致，不能共享同一个单据，效率低下，而且经常出现发错货的现象。

　　文管中心

　　所有的文件都需要人去一级一级的下发，发往其他厂区或分公司的文件流程更是复杂，并且不可靠，浪费了大量时间、人力、物力，往往还不能够及时送达。厂区内公共信息张贴在宣传栏里，很麻烦，而且员工阅读不及时。

　　其他部门

　　部门与部门之间不能有效地沟通和协调配合，内耗严重，效率低下，大量重复工作，浪费大量时间和精力处理非核心事务。

　三、需要解决的问题汇总

　　1、 员工对企业信息化作用、目的、方式的认识不足。

　　2、 各种数据、报表和文件格式的统一化，信息共享。

　　3、 沟通机制不健全，沟通、监督、指导不及时、不方便。信息流通不畅，无法紧密联系员工和合作伙伴，特别是外地公司和员工。

　　5、 工作流程复杂繁琐，需要规范、优化，减少不必要的工作环节。

　　6、 集团化管理中信息流的分流和集中管理。

　　7、 与ERP等应用系统之间建立接口，实现数据共享。

　　8、 分公司、各部门、员工之间的协同办公。

　　9、 沟通不畅、效率不高、责任不清、监管不力、成本过高。

　　10、真正实现无纸化办公，降低办公成本，提升整体办公效率。

　　四、解决问题的方法

　　通过新思创办公自动化管理系统(新思创OA)，在单位内部建立统一的信息化办公平台，进行工作流、信息流和知识流的整合管理，构建群体运行机制，最终实现：

　　部门业务的电子化、规范化、自动化；

　　公文流转管理及审批流程化；

　　集团内部信息资源的有效管理；

　　数据自办事处到公司公文的电子交换；

　　协同办公，快速提升整体办公效率和竞争力。

　　新思创OA关注团队整体而不仅仅是个人工作效率的提高，让人们分享信息，统一决策、

　　贯彻执行的难度和速度不因规模扩展而变大变慢。

　　五、新思创OA的系统架构

　　整合所有力量，创造最优环境，发挥最大优势。

六、新思创OA的七大功能

　　1、建立内部的通信平台。

　　建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅、及时、不失真。

　　2、建立信息发布的平台。

　　在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够随时了解单位的最新动态。

　　3、实现工作流程的自动化。

　　这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。

　　4、实现文档管理的自动化。

　　可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

　　5、辅助办公。

　　它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化，节省大量的人力、物力、财力，降低办公成，提高办公效率和质量。

　　6、 信息集成。

　　我们每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

　　7、 实现协同办公。

　　这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求。

七、新思创OA在企业里面的典型应用

　　1、实现流程的规范、优化和自动化

　　功能：在线审批、电子签章、公文管理、网上填报、报表管理、会议管理、任务管理……

　　1、 方便的为合同、文件、报表、单据、申请等设置标准统一的模版格式；

　　2、 审批文件按审批流程自动流转，分级处理，控制越权，时时监控，保留修改痕迹，可加盖电子印章或签名；

　　3、 可设固定流程，用户也可以自行定义工作流程，并对已有的流程进行方便的修改；

　　4、 可设公文的紧急程度和自动回复，察看何时收阅，监控流转状态，便于统筹和跟踪处理；

　　5、 公文具有弹出窗口和声音提醒功能，不会有任何遗漏。

　　2、实现公司公共信息的整合管理

　　功能：网络硬盘、规章制度、电子邮件、手机短信、电子新闻、电子公告……

　　1、 建立单位或部门自己的信息中心，存放各种文件资料、产品资料、财务数据、规章制度、员工档案、培训知识等，便于所有员工充分便利的共享、检索、利用；

　　2、 所有信息都可进行细致的权限管理，保护核心数据安全；

　　3、 与员工、客户、经销商进行即时沟通，即时响应；

　　4、 可设置新闻审批人，也可以让所有人自由发布新闻；

　　5、 在第一时间向所有员工传递公司的各种信息；

　　6、 将公司的产品、办公用品等各种资源进行分类管理，更加方便、可靠、透明，发挥他们最大的功效；

　　7、 集成公司现有的ERP等管理系统，实现数据的共享，避免重复劳动。

　　3、建立通畅的信息流通渠道

　　功能：电子公告、电子新闻、即时通讯、电子论坛、聊天室、投票、网上会议……

　　1、 员工能够在系统内轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和文化氛围。信息传递不失真、不延迟、不受人为因素影响；

　　3、 无论是本地还是外地员工都可时时保持沟通，和公司紧密联系；

　　4、 员工的意见和建议可以直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才；

　　5、 下属可以随时向上级领导汇报工作，得到及时指导；

　　6、 领导层可准确了解员工的思想动态和倾向性，做出正确决策。

　　4、建立先进的员工办公平台

　　功能：工作日志、电子计划、电子邮件、个人考勤、个人文件柜、电子通讯薄……

　　1、 每天记录下自己的工作内容和心得，领导能够随时掌握下属的工作状态，并直接在日记内给予回复和指导；

　　2、 可设置权限允许不同的人察看日志；

　　3、 合理计划自己的工作，不再被意外事件打扰；

　　4、 建立自己的考勤记录，便于日后察看；

　　5、 建立属于自己的文件柜，存放个人资料、文摘知识、客户资料等，其他任何人都无权察看；

　　6、 给自己的同事、客户、朋友建立单独的通讯薄；

　　7、 无论在单位内部还是外部都可以通过系统轻松办公，实现移动办公、远程办公和协同办公。

　　5、辅助工作管理

　　功能：资产管理、车辆管理、人事管理、绩效管理、印信管理、电话管理、图书管理、档案管理……

　　1、 根据各部门的办公需要建立专业的信息化管理系统，提高工作效率，规范办公流程；

　　2、 加强工作的透明度，促进各部门工作的协调与配合；

　　3、 实现公司日常办公的全面信息化，促进整体办公效率的提升。