随着高校信息化工作的深入开展，馆藏档案数字化和电子文件归档必然会形成大量的电子档案。虽然电子档案很难在较短的时期内完全替代纸质档案，但是已经对档案管理工作提出了新的要求。

　　随着高校信息化工作的深入开展，档案信息化将逐渐被纳入全校电子校务的建设过程中，馆藏档案数字化和电子文件归档必然会形成大量的电子档案，且越来越丰富。

　　如何从电子校务活动中筛选出有价值的电子文件，形成值得保存和永久管理的电子档案；如何采用信息技术手段确保电子文件归档过程中的真实性、完整性和有效性，形成规范化的电子档案等等，都是网络信息时代档案工作者面临的重要课题。

　　严把电子档案质量关
　　就馆藏档案数字化而言，完全没有必要将馆藏内容全部进行数字化，应有所选择，有所侧重，依照轻重缓急原则分批进行。

　　这是因为数字化成本很高，花费的人力多、时间长，需要购置大量的设备，而且需要专业的计算机技术人员进行管理和维护，而档案馆的工作人员往往在计算机技术等方面不很擅长。

　　因此，在馆藏档案数字化的问题上，档案工作者应从实际的工作需要出发，采取切实可行的技术路线。

　　对高校业务部门的工作人员而言，采用办公自动化系统后，他们在工作过程中会形成大量的电子文件和多媒体信息，只有将这些文件和信息归档后，其相关的一项业务才算结束。很多学校也已经将电子文件的完整归档，列为对业务人员工作和岗位考核的一项指标。

　　档案馆的信息化工作也同样要求档案的指导、监督和移交接收人员把好电子文件归档这一关，真正将有价值的电子文件归档管理，过滤掉工作过程中形成的没有参考和保存价值的临时文件，同时又要确保不漏掉任何一个有保存价值的电子文件。

　　由于电子文件的完整性、有效性、安全性以及法律凭证作用还有待于进一步加强和完善，在我国，档案以纸介质归档将会与以电子化归档方式并行运转多年。

　　在这个特殊的过渡时期，档案工作者应采取一手抓电子档案管理，一手抓纸质档案的管理，并将两种档案的信息管理紧密结合并统一起来，为将来过渡到数字档案馆奠定坚实的基础。

　　认清管理模式上的差异
　　无论是电子的还是纸质的，档案的价值属性、信息属性和知识属性都不会改变，所不同的是档案的存储载体发生了根本性的变化。正是由于载体的不同，才引起了管理思路和查阅方法等的巨大差别。

目前，我国档案的信息化管理水平在很大程度上还只是简单地将纸质档案的管理业务计算机化，即将档案目录信息输入到计算机中，实现简单的目录检索。

　　较少的档案馆实现了部分档案的数字化、电子档案原文的管理及网上检索与查询等功能，一些条件好的档案馆采用“光盘塔”方式，引进自动化操作光盘库的电子设备，以光盘目录管理为核心，建立搜索引擎，通过检索光盘目录访问光盘上存储的原文信息。

　　这些管理大多是为兼顾当前的“双轨制”管理模式而展开的，基本上都没有脱离传统的纸质档案的管理流程和业务操作模式，因此基于这种管理理念而设计和实现的系统必然存在着与现行业务系统之间的不兼容，在信息集成与传输过程中难免会造成遗失、丢码、失真等现象。

　　真正的文档一体化管理模式与传统管理方法有着质的区别，其管理理念是将档案业务完全与现行业务系统紧密衔接，实现无缝连接，将电子文件归档作为现行业务系统的最后一个环节，使电子文件在形成之日起就带有档案管理所要求的各项属性和信息，归档时不需要开展信息集成、信息转换等接口工作，真正实现电子信息资源的共享。

　　加快档案管理创新
　　2003年7月28日，在国家档案局第6号令发布的《电子公文归档管理暂行办法》规定了电子公文归档管理工作的基本条例和实施办法。这表明电子文件的鉴定、审核、移交、归档、保管、开发和利用已经是摆在档案工作者面前迫在眉睫的事情。

　　2004年8月28日，《中华人民共和国电子签名法》正式通过，2005年4月1日将正式颁布实施，电子签名法明确指出，“当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。”

　　这就表明档案馆收集和保管电子形式的档案成为不可回避的趋势，档案工作者必须做好思想上、技术上和知识上的准备迎接电子档案管理时代的到来。

　　虽然，在很长的一段时期内，高校档案的“双轨制”运行模式依然会存在，电子档案也很难在较短的时期内完全替代纸质档案，但是档案工作者必须改变以前死守库房的管理模式，采用网络、计算机和信息技术等手段，接受全新的信息资源管理理念，开展档案的现代化管理。

   作者：清华大学档案馆高级工程师 薛四新