位于江苏省昆山市玉山民政开发区的大震锅炉工业有限公司，成立于1976年，是一家专门生产锅炉和压力容器的外商独资企业，其产品广泛应用于化学工业、食品加工、建筑、造船和汽车工业等领域。在筹建之初，大震锅炉昆山厂还没有导入任何管理信息系统，一直沿用手工作业。一个完整的设计需要经过以下部门的处理才能最终变为成型的物理产品：设计部门形成设计成果——咨询部门进行审核——业务经理审核——接收方。因此，从整个设计与生产的角度来看，不同参与者之间的相互协调是一个非常复杂的过程。在进行信息化系统规划之前，设计成果的转移和协调是手工完成的。“手工”的问题在于：一方面是设计成果的传输物化过程效率低下很容易出错，为了保证数据在整个过程中的一致性，需要付出额外的工作量；另一方面，设计成果在物化的过程中需要多次的反复修改，而每一次反复几乎都需要牵扯到不同的部门。此时，通过协同方式来有效的解决这个问题，缩短生产周期并降低相应的成本额度显得额外重要。

　　王福临总经理开始意识到，要改变状况，使公司业务流程最佳化，建立快速、高效的协同系统，缩短关键物料的供应周期，建立数据库系统形成信息集成的环境，才能提高经济效益，此时，尽快上OA（办公自动化）信息系统十分必要。因此，王福临总经理专门成立了信息化领导小组，由管理层的葛广亚担任组长，并聘请相关专家，对信息化工作进行统一领导和技术把关。

　　葛广亚经过多方的反复考证和慎重评估，首先确定了采用能提供更高性能，含超线程（HT）技术的英特尔reg;至强处理器的服务器，依靠英特尔reg; 稳定映像计划以及英特尔reg;病毒防护技术的支持，以保证OA方案能有安全、高效的运行平台。葛广亚认为对于企业而言，系统必须具有良好的开放性、可扩展性和易维护性，尤其是网络的运行要稳定，具备较强的通信能力与安全性，以保证资料的安全可靠。因此，英特尔被实践检验过的技术是该公司选择基于英特尔架构产品的原因。同时，葛广亚采用了基于WindowsNT应用平台的Client-Server三层式网络架构，配置OA的几个子系统模块。

　　终于，在葛广亚的带领下OA逐渐开始在企业内部实施起来。葛广亚认为，OA的实施有几个方面是值得关注的：在物理上覆盖公司、厂区、办公楼、销售部等；连通主要销售、信息网点及省外的主要网点；采用分布式、关系型数据库技术，建立数据库系统，形成信息集成的环境；建立起企业办公自动化系统，实现工作流程管理、文档管理与网络办公；建立企业内WEB的应用，实现企业信息网上发布。通过OA的几个子系统的功能，在短短的几个月时间内已经基本完成了这些需求。

　　葛广亚带领的信息化小组将企业文化子系统建设起来，以宣传企业、树立企业形象、丰富企业文化，逐渐建立、促进、完善符合现代企业管理模式的企业文化建设。用日常管理子系统辅助办公室人员完成日常工作中的管理功能，包括公告通知、企业新闻、报告审批、会议管理、工作计划、政策法规、规章制度、内部刊物、厂志、来宾管理等模块；靠文档管理子系统来进行内部的文档管理和电子档案库，包括：公文收文、公文发文、文件管理、合同管理、档案管理、媒体资料；针对部门经理等利用个人事务管理子系统来帮助他们完成个人日常办公事务的平台：督办管理、个人文档、电子论坛、工作日志、名片管理、常用信息、日程安排、领导日志等模块。除此以外，还有短信中心子系统作为内部信息快速传递中心，可实时发送、接收内部的各类短信息，并以图像、声音等多媒体方式提示信息，以及系统管理子系统来实现对整个系统的系统管理与维护（用户管理、公文流程管理、办公表单及打印格式维护，系统自动备份等功能）。

　　这些自动化模块的出现与应用，使原本对办公自动化还心存疑虑的员工打消了困惑，而且通过这套系统的应用实践，员工不仅克服了原来手工处理的种种弊端，规范了整体流程，同时，通过资源信息系统参与业务处理，大家在日常业务处理的及时性、准确性，以及资料归集的相关性等方面，都表现出了极大的优越性。尤其是办公效率方面，在系统实施前，一般需要找到当事人本人，才可以得到对公务的处理结果，但在系统实施后，就可以借助网络处理公务，缩短办公周期，大大提高了办公效率，也减少了由于以往责任不明晰而导致的不必要的时间和物力的浪费。

　　管理部李明杰经理认为在资料存储方面，OA系统起到了非常重要的减少成本的作用：以往厂里所有的文档都需要打印成册传阅，或是通过档案室进行借阅，这样既浪费时间又浪费纸张和输出设备。而现在所有资料都可以在网上以电子文档的方式实时传送，不仅高效，而且节省了三分之一的办公费用。　 

　物流部门的负责人认为在系统集成方面，OA的作用也很明显。以前各个部门之间的业务往来完全是依靠电话和面谈来完成，部门之间的矛盾也只能依靠开会来解决，这样就加大了部门之间协作和沟通的难度，给部门和厂子之间的管理造成了不便。OA实现了部门之间的信息共享和业务集成，保证了部门之间业务数据的统一性和可追溯性，极大地提高了部门之间协作的能力，减少了公司内部消耗，大大提高了工作效率。

　　

　　专家评点：

　　OA在该企业的成功主要来自两个方面：第一，选择了领先的技术提供商。这点从企业的项目负责人对硬件环境的搭建就可以看出来，他们选择了英特尔的服务器和网络设备来为软件系统的上线打下了良好的基础，有了好的开端才能有发展；第二，以全程参与的热情和标准的辅导程序搭配专业的顾问辅导是保障项目实施的关键。项目主导人员全程参与，是在OA项目进行过程中的关键纽带，他承担着由上至下，由始至终的沟通与协调任务。