摘要：信息管理系统能实现全厅办公自动化，直接通过计算机就可以实现拟文、发文、批办来文、提交申请、签名批示、协同工作、在线交流、各处室业务管理等功能。使区科技厅机关的信息交流畅通无阻，实现无纸化办公。

　1 项目背景

　　广西壮族自治区科技厅是广西壮族自治区人民政府主管全区科技工作的职能部门，现有14个处室。

　　广西科技厅承担着研究自治区科技发展和科技促进经济、社会发展的方针、政策，提出制订科技法规的建议，指导、推进全区科技工作开展;推广科技技术产业化及科技成果转化;编制广西科学技术发展的中长期规划和年度计划、自治区重大科技工程、广西重点实验室、科研中试基地等科研基地和科研基础设施的计划;多渠道增加科技投入，筹措科技资金;负责归口管理的科学事业费、科技“三项费”、科技外事经费、重点实验室经费、重要科研基础设施等有关经费的预、决算;指导全区科技创新工作的实施;培养全区科技人才，研究科技人才资源的合理配置;归口管理全区科技成果、科技奖励、科技保密、科技无形资产评估和技术、信息市场等工作;负责区内社会力量设立科学技术奖的审批、登记。

　　广西电子政务建设示范项目“十五”期间的主要目标是:力争到2003年，基本实现面向企业和公众的审批、管理和服务等业务在网上进行，为政府实现无纸化办公和网上办公提供基础支持;到2005年，建立体系完整、结构合理的电子政务网络系统，普及网上交互式办公，基本实现政务信息化。而推广网上办公应用软件是政府系统政务信息化建设的重要工作之一。

　　作为政府主管全区科技工作的职能部门，广西科技厅要以“想大事，当高参，做先锋”为目标，为政府起好参谋、助手作用。广西科技厅对信息管理系统的建设提出了明确的指导思想，要求信息管理系统建设必须具有以下特性:

　　安全性:系统的安全性是至关重要的，应从网络系统、主机系统、应用系统、管理制度、系统维护等方面来综合考虑。

　　实用性:在保证系统具备安全可靠性的基础上，应充分体现方案的实用性和易用性，不追求华而不实的东西。

　　先进性:在坚持安全、实用性的前提下，应尽量采用比较先进和稳定的技术、方案和产品。

　　可扩展性(灵活性):能适应广西科技厅网络和应用系统不断扩大的需要，确保系统升级、过渡的可操作性;能适应新技术不断发展的要求，使现实方案能不断引入新技术，方便地向新产品过渡和平滑升级。

　　易管理性:系统应比较容易管理和维护，运行成本要低。

　　·2 解决方案

　　2.1 系统目标

　　信息管理系统能实现全厅办公自动化，直接通过计算机就可以实现拟文、发文、批办来文、提交申请、签名批示、协同工作、在线交流、各处室业务管理等功能。使区科技厅机关的信息交流畅通无阻，实现无纸化办公，提高办公效率和工作水平，有效进行科学管理，为科技厅丰富科技管理工作手段。

　　2.2产品简介

　　经广西科技信息网络中心推荐，广西科技厅审慎考察、认证后，从产品功能、开发技术、系统扩展性等多方面进行比较，最终决定引入广州红帆电脑科技有限公司开发的iOffice.net信息管理平台系统，率先实现无纸化办公和网上办公。

　　iOffice.net的主要目标是通过计算机网络实现虚拟的协同工作平台，对办公事务和公文进行全面、完善的协同管理;建立用户的内部及与外部信息互访平台，提高信息交流的效率和共享程度，使各协作机构、各部门间的信息交流更为稳定、快捷、安全、可靠，方便地实现集中式管理，跨越不同的工作时间和不同的工作地点的时空限制。

　　应用该套解决方案可在办公自动化应用中方便地实现知识共享与知识分类，还能通过独特的权限分级控制规划知识的受众与流向，完善网络化的知识管理。在此基础上整合iOffice.net的通用业务系统或定制开发的业务系统，可使科技单位全部业务运行在iOffice.net这一统一平台上，消除各业务系统相互之间的兼容性问题，避免数据格式的不统一，彻底解决单位内部“信息孤岛”问题。

 

　　2.3 应用架构

　　iOffice.net信息管理平台系统包含有信息交流、公文管理、日程任务等九大主要的应用功能模块。

　　主要规划设计思想:一个组织中不同的人员，由于其职能不同，所要实现或使用的功能，所关心的信息是不同的。iOffice.net可以可以通过功能树和应用界面的分配，面向不同职能人员，建立起与之职能相对应的应用界面。这样的应用界面也可以说是系统应用模型的一个体现，使得应用更直观、更便捷。

2.3.1 信息交流

　　iOffice.net信息管理平台系统基于Internet技术，提供了丰富多样的信息交流与共享的手段。

　　·即时消息

　　即时消息是供iOffice.net信息管理平台系统在线人员在网上相互交流的一种手段。它的特点是实时性，以一种特殊方式使收到消息的人员得到即时的提醒，并督促其做某事或反馈一些信息。

　　·留言信息

　　使用个人留言板，可以一目了然地看到别人给自己的留言信息，包括留言者、留言时间等内容。

　　·人员去向

　　可以一目了然地显示部门内所有人的去向，是否有留言。亦可按机构、部门和姓名/帐号来查询员工的去向。

　　·传阅信息

　　使用传阅功能，可在指定的范围内传阅信息，进行交流。传阅没有先后次序，所有的收件人同时看到有传阅到达，并且加以确认，同时，可以看到每个收件人的确认状况:未开封表示收件人尚未阅读过此传阅;已开封表示收件人已阅读过此传阅，但未输入确认信息;确认完毕表示收件人已经输入并保存了确认信息。能让系统使用者之间高效的完成文件的共享。

　　2.3.·公文管理

　　iOffice.net信息管理平台系统根据国务院办公厅最新发布的《国家行政机关公文处理办法》制成的“公文管理”模块，完全模拟国家公文处理的正规流程，使得公文处理工作规范化、制度化、科学化。

　　2.3.3 日程任务

　　日程安排子系统提供网络化/团队的日程安排功能。系统遵循传统习惯，把日程安排放在日历上进行。您可以使用个人日程安排功能安排您每天什么时候需要作什么;也可以通过系统把某项工作分配给他人去作;还可以预约他人和自己一起作某项工作;更可以查看部门内部其他人的公开的日程安排。

　　2.3.4 协同工作流程

　　协同工作流管理子系统，针对“申请提出，顺序审批”这一抽象的工作流程，对信息进行了分类，您可轻松地使用该子系统提出申请，追踪申请的批复过程，收取和批复他人给您的申请;同时系统还对信息进行了特殊处理，以防止他人窃取和篡改您的申请。

　　2.3.5 公用文档

　　文件管理子系统为厅内的各种电子文件提供了集中统一并且安全的管理渠道。使用文件管理子系统，每一位使用者可以方便、快捷地使用在工作中需要用到的各种文件以及技术资料，可减少了以往繁琐的文件保存及查找流程，提高工作的效率。在文件管理子系统中主要提供文件管理以及文件检索两大功能。同时，提供方便灵活的权限设定方法，可按文件夹、文件设定访问权限，确保文件信息的安全。

　　2.3.6 办公室日常管理

　　办公室日常管理子系统用于处理厅里的日常事务，包括查看重要的通知通告、日常备用品管理、会议室的申请、人事信息管理、档案资料的管理以及厅里统一事务流程的处理。为厅领导处理日常工作提供了一个高效、统一、安全的平台。

　　2.3.7 公共信息

　　公共信息子系统主要用于管理厅里一些公共的信息，如各处室的电话号码，各个地区的邮政编码等常用的公用信息，通过该子系统，有效的减轻了办公室对公共信息维护的工作负担，同时这些公共信息的使用权限系统也进行了严格的限制，可以对不同的用户公开不同的信息，有效的保证了信息的安全。

　　2.3.8 论坛

　　论坛分为工作论坛和自由论坛，工作论坛为各处室的领导提供了一个学习、工作经验交流的园地，对提高每一位领导的工作、业务能力起到了很好的补助作用。自由论坛则为领导在工作之余，提供了一个在线娱乐、畅所欲言的场所。

　　2.3.9 相关网站

　　收录一些区内或国内知名网站的网址，同时系统也允许用户加入自己喜爱的网站的网址，大大减少了用户的记忆量，是用户日常工作的好帮手。

　　3 项目特点

　　3.1 工作流程严谨

　　广西科技厅是全区科技系统的主管部门，要求日常业务工作严谨细致，所有工作流程必须经过严格确定，才能实施。这就要求信息管理平台能根据科技厅工作流程自定义，严格符合业务流程的需求;所有准备工作充分确定后才能实施。

　　3.·公文管理

　　作为政府部门，广西科技厅首先要求信息管理平台能实现公文的管理，而且公文的流程必须能够按照需求进行自定义。广西科技厅信息管理平台的公文管理整合了流程管理引擎，因此流程的定义以及各个步骤的办理可以在流程管理里面执行，完全满足广西科技厅流程自定义的需求。

　　3.3 工作监管

　　广西科技厅要求对各项工作进行监控管理。广西科技厅信息管理平台的任务管理按照项目管理的思想进行设计，可以新增多个步骤进程，按照进度、时间、费用进行控制，任务还可以分多个子任务，这样把一项工作按照负责人、执行人进行分配，便于整项工作的协调和分工。

　　3.4 信息沟通

　　信息传递和邮件管理的广泛应用也是广西科技厅信息管理平台的一大特点。由于广西科技厅要实现全区下属机构网上办公，跨机构传输信息成为沟通交流的重要方式。

　4 实施过程

　　项目于2003年4月正式开始，在广西科技厅各级领导的指导和大力支持下，成立了专业的实施项目组。在整个项目的实施过程中，项目组以实现系统的安全性、实用性、先进性、灵活性为准则，以逐步实现广西科技厅办公自动化、加强信息的共享和交流、提高办公效率为目标，成功地部署和开发了系统的各项功能，取得了预期的效果。项目于2003年5月顺利验收。

　　4.1 阶段实施目标

　　广西科技厅信息管理平台项目建设以“整体规划、分步实施、由简到繁”为原则，分三个阶段实施。

　　·第一阶段实施主要实现:公文流转、管理;任务督办;协同工作;在线交流;日常办公管理。

　　·第二阶段实施主要实现:处室业务系统管理(如车辆管理等);其它办公流程。

　　·第三阶段实施主要实现:科技系统的知识管理，平台与科技厅其它应用系统的集成，实现数字签名、身份认证在系统上应用。

　　4.·实施范围

　　第一阶段实施范围:广西科技厅机关、二层单位。

　　第二阶段实施范围:广西科技厅机关、二层单位。

　　第三阶段实施范围:广西科技厅机关、二层单位、地市科技局。

　　4.3 实施进度

　　·项目准备期:一个月。

　　·第一阶段实施的时间:三个月。

　　·第二阶段的实施时间:三个月。

　　·第三阶段的实施时间:十二个月。

　　4.4 实施方法

　　·仔细周到的培训: 培训主要分为两类，一类是针对计算机基础操作和iOffice.net系统使用方法的技术培训;另一类是业务流程在经过改造之后的业务培训。除了定期开展培训课外，还在厅内部开通了iOffice.net项目专用的热线电话，并配备有相关的技术人员定期走访各个业务处室，收集大家的使用情况和意见，发现问题及时解决。

　　·坚定不移的实施推广:系统在投入使用之后，得到了厅领导的极大的关注，并由厅长亲自挂帅成立了实施小组，要求所有业务处室全力配合，每个人每天都要打开iOffice.net系统，所有能在网上开展的工作都应在网上开展。为了达到提高办公效率的目的，针对网上办公的特点，我们对原有的流程进行了合理的改造，使之适应网上办公的要求，切实让大家体会到网上公办的方便、快捷，有力的推动系统的实施进程。

　　·加强管理监控 :为了保证系统能安全、稳定的不间断运行，还应制定相关的规章制度，计划具体到天，责任落实到人，长期有相关人员对系统进行维护，争取做到两个“第一”(第一时间发现问题，第一时间解决问题)。

　　5 实施成效

 

　　经过近两个月紧张有序的实施，经过项目调研、组织职责、系统安装、培训、初始化、试运行等几个阶段，系统正式上线运行。iOffice.net信息管理平台系统的正式上线给广西科技厅带来了实实在在的效果。

　　·提高了办公效率

　　通过系统的公文办理跟踪、查询和催办等功能，提高了公文办理的速度和效率;通过档案系统，加强了档案的管理和利用。

　　·规范了管理制度

　　通过日程管理的日程安排、部门日程等规范了个人和部门的工作计划，任务管理的监控作用便于工作人员的合作和协调，日常办公流程的自动化规范了管理。

　　·加强了信息的交流

　　系统的工作论坛、自由论坛等功能在网上提供了多种形式的讨论空间和机会，活跃了工作的氛围。通过文件交换和专用通知公告栏等功能，加强了厅机关和下属分局与事业单位之间的联系。