“开始的时候,业务方面,我们考虑更多的是怎么去迎合(政府),到后面我们发现,其实系统不是这么做的,系统应该是业务流程的一种融合、一个改造、一个重新梳理。不能完全按照用户的习惯,而是必须从提升业务处理的效率出发,双方共同分析出来一个比较合理的流程安排来,”。
在为国家粮食局成功实施“全国粮食调控信息系统”建设后,神州数码团队项目负责人之一的林健这样反思如何在电子政务建设上与政府部门进行合作。
林健的话隐含了一个做电子政务的核心因素:必须深刻了解自己需要信息化的“政务”,像一个行政管理人员甚至是管理制度制订者一样去规划“信息化和政务”的统一。
建设,从了解到互动
“全国粮食调控信息系统”从2001年开始,大体经历了三个阶段。
第一阶段是从2001年11月到2004年的9月,一期工程主要是在网络的等硬件平台搭建的基础上,将第一版协同办公、业务处理和纵向网进行连接。
第二阶段从2004年9月到2005年9月,因为国家粮食局的某些业务流程变化,需求也有相应的变化,所以对系统进行了全面升级改造。
第三阶段,就是上线试运行,先是对国家粮食局和九个省做了试点,从2005年7月到2006年1月,专门针对各省级粮食局的需求,就省级子系统实施了业务展和完善,最后全部47个省级粮食局全部上线,2006年3月31号,全部项目基本上验收完成。
通过对国家粮食局业务的深入了解和分析,神州数码为国家粮食局的粮食调控信息系统设置了“四大管家”。
“办公管家”,即协同办公系统,管理个人事务、各司处室层面、公共信息三方面的事情;“业务管家”,即业务处理系统,是“天下粮仓”的核心骨干,掌管着案件受理、业务报表、价格分析、行业财务分析、粮食科技项目管理、文档数字化管理等业务核心;“决策管家”,即辅助决策系统,通过对信息进行分析处理,辅助制定科学的决策方案;“信息查询管家”,即信息查询系统,帮助政府工作人员轻松实现行业信息查询。
从这个架构设计上看,需要对政府部门的工作流程,业务模式有相当的理解,同时也需要在流程设计、规划以及建设上有足够的经验。尤其需要重视的是合作进取的精神和学习能力,在此基础上结合一切从客户角度出发的服务理念,是成功的基础。
具体到“全国粮食调控信息系统”的建设上,神州数码的实施团队花了2个半月的时间,把所有业务的来龙去脉做了一个彻底的分析和梳理,从整个系统层层深入,找出各个业务需要提供的信息,需要得到的信息,将他们一一对接起来,并在此基础上,对整个粮食调控信息系统的应用、接口、数据流向做了一个严谨规范的定义,整合成电子政务信息链中的一个重要环节。
有了这样一个过程,神州数码实施团队的信息化的专家,同时变成了某个(政府)行业的专家,想政务之所想,急政务之所急,直至成功实现既定目标。
互动+信任,共建电子政务平台
实施电子政务的人要逐渐深入了解到“政务”的精髓,使用电子政务的人则要最终认识“电子”的妙用。要达到双方协调一致的努力,互动和信任是不能分割的两个层面。
没有互动的结果可能非常糟糕,“我们可能想的比较好,实际情况不一定能达到,做完了系统,如果不能有效和现有的管理体系结合的话,就不能真正发挥其应有的作用。”要让系统和管理有机的结合,互动是必然的经历。“我们觉得和客户应该是一个合作的关系,开始一起来考虑这个项目该怎么做,粮食这个行业该怎么发展。我们帮助他们提高信息化水平,他们也帮助我们提高信息化项目管理的能力”。在这种互动之中,全行业电子政务的水平大踏步前进。
对于粮调系统而言,最核心的就是数据。让数据真实的反映市场状况是做出正确决策的依据,对于项目实施人员来说,他们感到责任重大。粮食信息关乎国家的命脉,在业务流程梳理的过程中,各个关键环节不能打通的话,整个项目就不可能成功,于是,信任就成了决定性的因素。
这种信任来自强烈的责任感,合作双方都希望把这个事情做好,思想上的高度一致奠定了成功的基础。这种信任也是神州数码自身努力的结果。这不但需要在技术上证明自己的实力,更需要沟通的经验和智慧,以及克服困难的勇气和决心。
粮食调控信息系统的应用大大缩短了粮食的各种业务数据的更新速度,为国家制定粮食行业宏观调控的相关政策提供了可靠的依据。
科技促进政务服务化转型
经过20多年改革,中国政府的治理模式正由“管理型政府”向“管理服务型政府”转变,而服务型政府为电子政务厂商提供了新的机遇,而电子政务厂商也为推动电子政务发展做了贡献。通过信息化的理念,通过在项目实施过程中贯彻电子政务的精髓,神州数码这样的优秀厂商实际上起到了促进行政机构改革的作用。
在电子政务实施过程中,神州数码与行政机关的互动,实际上起到的是“将科学的项目管理的一整套知识体系传递给政府的行政人员”,用更加科学化的、甚至是企业化的方式来引导行政工作向着更加高效的目标前进。这才是电子政务建设成功的有力保障。