系统从办公业务流着手，将电子协作和知识管理应用于办公业务。目前办文、办会、领导批示等工作流都运行良好，建立了文件历史库，提高了文件的查询、检索速度，系统在为领导服务方面也下了功夫。领导批示、领导日程、督办查办等功能都达到了较好效果。
系统组成平台及功能特点：
河北省政府办公自动化系统利用前几年信息化建设积累的经验，基于Lotus Domino平台，按照国办、省政府、市地政府(省直厅局)垂直结构为主线，将重点放在主要业务环节，从源头上实现了信息的数字化传输和处理。
办公自动化系统业务流如下：
省政府办公业务具有典型的垂直架构，上下级单位之间的数据流不可分割，否则系统会成为无源之水，省政府典型的办公业务(公文、信息、领导批示)分析如下：(1)接收上级单位(国办、部委)的文件、信息，并负责承办或者向下级单位(市地政府、省直部门)传达；(2)负责接收下级单位(市地政府、省直部门)上报的请示报告、办理并给出批示意见；接收下级单位(市地政府、省直部门)上报政务信息，筛选(采编)后供省政府领导参考，并报送国办。
办公业务工作流自定义：
采用VC++技术和Lotus Domino技术自主开发了图形化的流程定制界面。用户根据自己的权限设定使用图形化的流程定制界面，通过图形节点的有序排列，以及前后节点之间的相互关系的设定，来设置相应的工作流业务处理流程。如以后业务流程发生更改要修改流程只需将节点和前后关系做适当调整和修改即可,无需任何的编程技术或编程工作！如下图为流程定制设定界面，一个复杂的工作流仅需要几分钟就可以轻松的定制出来。
办公自动化系统包括如下内容：
(1)办文管理
实现了相关部门办文的录入、分类、查询、制表、归档，可打印相应办理笺。文件可在网上进行提交，并录入领导的批示意见。
(2)收文管理
收文管理包括四个部分，均实现了来文的录入登记、拟办、领导审核、承办单位办理、相关单位查询公文、制表各项功能。可通过办公系统进行提交，录入领导批示意见。同时可将文件分为上一年度文件、历史文件来进行归档处理。
国务院收文实现了对国务院来文处理各项功能；省委收文实现了对省委来文的处理各项功能；部委各市来文实现了对部委、各市的来文处理各项功能；处室文件实现了各业务处室进行本处室的来文登记的各项功能。
(3)信息采编
实现了自定义管理内部刊物的功能，可根据具体需要对内部刊物进行设置。实现了通过办公系统报送、接受各部门来稿，并进行信息分类显示，自动定时刷新。可对来稿进行打印。并可对收到的信息进行转发。可利用本系统进行信息的选择与采编，采编后的刊物可提交领导签发，然后直接在办公网上进行发布。并可将采编后的刊物引出成为指定格式的word文件。能够对上报信息的统计，对上报单位信息进行维护。
(4)电子刊物
由信息采编生成的电子刊物，统一在电子刊物下显示，可进行选择查看。
(5)内部明电
实现了内部明电的起草、地址校验、发送、查询功能。可直接通过办公网进行传真电报的发送，并可查看未阅人员。可以对电报、通知进行补发。
(6)会议管理
实现了会议安排的录入、分类、查询、制表。实现了会议纪要的计算机管理。可按照指定格式对会议纪要进行录入，并在办公网发布。可将会议纪要文件引出为指定格式的word文件进行处理。
(7)领导讲话
实现了对领导讲话稿与领导讲话素材的管理。可以管理的素材包括公用素材与私有素材，即方便了网上办公资源的共享也兼顾了个人信息的保密。能够在办公系统中草拟领导讲话稿，并可分类显示、查询。定稿后的领导讲话稿可直接发布的办公网上，便于大家查看。
(8)领导批示
实现了对各种来文处理中领导批示的集中分类显示，可方便的查询领导对某一文件的批示意见与原件。同时还具有专门录入指定领导批示信息的功能。
(9)日程安排
实现了对个人、群组的日程安排管理。可对录入系统的日程安排进行分类显示与查询。可由用户自行设定本人日程的操作权限。对录入系统的日程可由系统自动进行空闲时间查询，便于办公人员协调工作。
(10)待办事宜
对于通过办公网发送的各种文件，直接链接到接收人的待办事宜数据库中。用户通过点击待办事宜中分类列出的事件提示信息，即可进入要处理的文档中。用户可对待办事宜进行办理完毕或删除处理。对办理完毕的事情按照不同的时间范围进行分类显示、查询。
远程业务查询系统：
实现了通过IE浏览器对办公系统信息进行远程查询的功能。可查询的数据库包括：领导批示、政府发文、内部明电、政务信息、会议安排、领导讲话、国办来文、省委来文、部委各市来文。各数据库均按照常用的分类进行信息显示，并可进行全文检索查询。
应用效果：
通过《河北省办公自动化系统》的应用，明显提高了机关办公办事效率，减轻了工作人员工作负担，从而为实现省政府各机关的办公无纸化、信息电子化、决策科学化迈出了扎实一步。