背景

　　在政府部门"办公"的一个重要内容就是日常的收文、办文和发文，公文处理是政府机关处理公务和行政管理重要工具。政府部门依靠网络信息技术对公文进行高效有序的电子化处理，是当今电子政务建设重要组成部分。随着信息化建设迅猛发展，办公自动化系统和档案管理系统都已日趋成熟，国内外流行很多平台级技术产品，很多厂商依据现实需求推出不同的无纸化办公产品、档案管理产品。很多政府机关都已经建立起公文流转、公文传输及电子文件中心等公文应用，但是作为公文处理另一环节——档案管理正面临着如何与时俱进问题。这些产品技术功能可扩展性，公文档案之间无缝衔接的可集成性等弱点日渐凸显。

　　Ø 各厂商虽然拥有非常成熟OA产品，产品功能比较齐全，但只能适应用户公文单一需求，没有向档案归档接口产品占市场的90%以上；当前市场上档案管理系统与公文系统也没有什么必然关系。

　　Ø 目前档案管理系统大都是一些采用关系型数据库实现的一些目录级或文件级管理的产品，无论从系统设计还是底层技术上无法真正实现数字档案管理需求；而且其与公文系统、电子文件中心以及公文档案发布系统之间也没有畅通信息交换机制，形成了人为信息壁垒。

　　Ø 另外现实工作中，文书、档案有着首尾、因果关系。实际应用中，各级政务机关产生海量纸质文件及电子公文，在日常处理过程中，由于种种主客观原因纸质公文或电子公文在发文之后，由于归档处于无标准、无秩序状态，使政府部门面临着分散管理状态下信息资源的价值折损，难以保障再利用过程中作为“凭证效力”真实性体现。如何加强对电子公文统一调控管理，确保其现实安全和长久真实是实现公文档案一体化关键所在。

　　Ø 信息技术的发展、政府办公管理的需求，使公文档案一体化管理成为当前电子政务发展必然。

　　北大方正技术研究院作为国内知名业界领先IT厂商，一直致力于国家有关电子政务标准制定，包括参与电子公文、数字化档案等国标、行标和地标制定，并研发出标准化的应用系统。针对国内政府机关、企事业单位的办公自动化、数字化档案管理需求，还采用独具方正特色的多项自主知识产权技术，推出高效生成和管理公文、档案的一体化管理平台，实现从公文产生到运转每一个环节，如拟文、流转、成文、传输、归档、组卷、鉴定、检索、借阅利用、网上发布等全过程管理，有效实现文档实体生成一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化功能需求，利用信息化技术在应用系统层面上，辅助提高政府对电子公文控制力，探讨解决电子文件的证据价值保障和永久保存等关键性难题，有效地保障电子公文安全与真实，实现信息共享及服务。其可扩展性及可集成性等特点引领着行业技术与实际应用的发展，将政府“办文”形成的生命周期有效、有续、规范地实现管理，填补当今市场需求不足。

　　产品特点

　　北大方正技术研究院在特有技术底层的支撑下，围绕公文，档案首尾、因果关系的实际情况，开发出独具特色自有技术产品，有效的将公文档案业务进行结合，实现了公文档案一体化管理功能。该方案具有鲜明特点：系统通用性较强，遵循国际、国家、地方等标准，符合目前公文处理系统的技术潮流，如内容管理技术、工作流技术、安全文档技术等均达到先进水平。涉及北大方正技术研究院独立自主知识产权产品有：方正政通办公应用平台软件、方正博通公文档案一体化管理平台软件（方正博通数字档案馆版、方正博通档案处（室）版）、方正汇通数据交换平台软件等组成。

　　平台构成

　　Ø 方正政通办公自动化软件

　　“方正政通OA”采用B/S结构，利用先进J2EE技术、面向服务体系架构，实现基于浏览器的瘦客户/服务器协同办公应用。其中公文管理涉及用户日常拟文、发文、收文、文印、办文（阅批、结果反馈等）等各种管理需求，具有零安装客户端，管理简单、易维护、易扩展等特点。另外通过平台提供数据、表单、流程、用户的建模，可以灵活的对公文属性、公文模板、公文流程、用户权限等公文管理要素定制、修改，并提供规范扩展接口，实现与其他系统的数据交换。其办文功能包括：

　　 拟文：用户选择定制好的公文模板及公文流程，填写公文稿纸起草的公文，可以实现不同部门间会同拟文。

　　 审批：安装定制流程，有权限的领导在显示不同操作状态下进行审批操作。支持会签和逐级审批等多种复杂流程，支持同时和依次两种审批方式。

　　 发文：将经过领导审批拟制公文形成正式公文（红头文件），通过文件分发模块按相应的流程和人员将其公文发到各发送单位，实现公文的安全传输。

　　 收文：快速处理系统内来文和系统外来文，对于内部来文，可以直接通过传阅流程实现文件传阅及办理；对于外来纸质公文采用扫描、OCR等处理手段实现数字化，对于外来电子公文，通过数据交换实现公文转换，再进行公文传阅处理。

　　 催办：实现公文催办、督办流程，有关管理部门和领导发起，对公文及具体事件提出催办、督办，是特殊的内部公文。

　　 文印：作为“两轨制”管理特殊需求，文印是公文管理中必不可少环节。文印实现了发送单位发送纸制公文的整个处理过程，发送单位可以向本单位内、平级单位、上级单位以及校外单位发送纸制公文。

　　 电子签章：包括电子签名和电子印章。通过电子签章制作、发放系统，实现电子签章的制作印发，支持硬件密钥凭证。系统根据签名口令通过算法自动生成密钥文件，确保签名安全性。需要特殊保密信息，可通过对用户ID的加工产生不易破译的密码并记入文档；为使签名直观，在公文上留有特定用户的可写入签名区域。

　　 归档：办毕的电子公文及其背景信息凡是属于归档范围的保存到待移交文件中，通过网络在线移交或移动介质（例如：光盘/硬盘）离线移交到档案处（室）。归档过程需要保证电子公文信息真实性，完整性，有效性。

　　Ø 方正博通档案处（室）版

　　方正博通档案处（室）适用于政府、军队、企事业单位内部各级立档单位，实现立档单位对电子文档接收、转换，档案管理与存储及档案移交到上级档案馆全流程管理。立档单位工作人员接收电子文档，纸制公文数字化创建后，进行初步鉴定、整理，并进行档案移交前的处理工作。与公文衔接的归档功能有：

　　电子公文接收：从办公自动化系统移交到档案处（室）的公文信息要进行接收处理，对离线移交公文信息还要进行数据导入到档案管理系统，并对移交公文真实性、完整性、有效性检验。

　　鉴定组卷：是一个将文件转换成档案的过程。通过对预归档文件鉴定、使文件有序化形成案卷。

　　简化立卷：以件为单位将文件有序化转换成档案过程。主要在文书档案，照片档案管理方面广泛应用。

　　案卷（文件）调整：归档后的案卷、文件进行批量修改、转移、合并、拆分、卷号（件号）调整等整理工作。

　　档案著录：覆盖案卷级著录、文件级著录。已接收的电子公文元数据信息完整保留在著录项中无需重复录入，其它档案元数据信息可按照中国档案著录规则的规范要求补充著录完成。

　　Ø 方正博通数字档案馆版

　　方正博通数字档案馆版适用于国家各级综合档案馆、专业档案馆、政府部门、事业单位、大中型集团企业的档案馆。以档案管理为中心，信息资源服务为目的，实现传统档案管理并存的字档案管理。涵盖档案数字化创建、档案管理及存储、检索利用和档案发布四个阶段，使公文自各立档单位将文书档案数字化移交至档案馆的瞬间，数字化档案的生命周期开始进入新的历程，特别是档案作为历史记忆中不可替代的信息资源，在服务于人民大众同时，产生了其巨大社会价值。

　　 采用成熟信息发布技术，使档案管理与发布功能无缝衔接。

　　 采用XML为基础，与数据交换平台结合，可以接收各种类型数字档案。

　　 丰富数字加工工具及手段，实现对不同类型纸质、视音频、图片等类型的档案数字化转换。

　　 采用内容管理技术，实现真正意义数字档案馆。

　　Ø 方正汇通数据交换平台

　　文档一体化在技术上最重要难点在于不同产品的整合。对于异构的公文、档案系统，方正有着自己解决方案。对于结构简单、应用规模较小、时效性低的文、档整合，采用数据库转换工具，实现定时、定量自动或半自动的数据转换；对于大规模、多级、数据结构复杂多样，并有时效性服务要求的公文、档案整合系统，引入消息型中间件技术，实现异构数据的交换和共享。

　　方正汇通数据交换平台是分布式信息服务系统不同部分之间的核心通讯接口，其目的是为不同的应用系统/程序提供安全可靠的、基于消息的通讯服务。在文档一体化应用环境中，基于不同的数据库平台，采用不同编程语言编写，运行在不同的硬件环境中的不同的公文、档案系统，通过方正汇通进行信息交互和共享，从而集成为一个功能更加强大的省、县多级文档一体化管理应用平台。

　　Ø 方正博通现行文件中心

　　现行文件中心是政府机关文档管理部门用来统一管理、组织、在内外网发布现行文件，为公务员、社会公众提供政策文件检索服务的窗口。管理现行文件就是为了促进政务公开，更好服务公众查阅与百姓生活息息相关的现行政策法规文件。方正博通现行文件中心系统对政府各级机关形成的现行/半现行文件，通过数据交换平台进行数据集中、共享后，实现集中收集、上载、整理、审核、存储、发布以及统计分析等功能，针对电子公文的多种来源，实现统一归档渠道，完成对电子公文前端控制和全程管理，从而建成符合法律要求的电子公文真实性保证体系。公务员、公众可以通过政务专网、互联网站查询或检索授权的、公开发布的现行/半现行文件，使文件资料的利用更有效、科学，为档案管理部门提供完整的归档文件，彻底地消除国内外常见的各个部门间的信息共享壁垒。

　　                                        文档一体化架构图

　　 市场意义

　　现实工作中，OA无纸化办公系统中流转的电子公文属性，比如：标题、文号、批示内容、日期等本身是档案著录信息重要组成部分，上述信息如果在档案系统重新录入或导入，无形中加大相关人员工作量；降低电子公文属性的准确度，易形成输入数据错误的风险。而北大方正技术研究院推出的文档一体化解决方案，在公文管理实现无纸化办公基础上将其与档案管理进行衔接而纳入统一的管理系统中，则有效顺应国家倡导的电子公文前端控制、全程管理的信息建设发展趋势。北大方正技术研究院公文档案一体化解决方案在满足并符合国家电子政务和档案信息化具体工作中的规范标准及实际需求同时，为树立行业典范贡献其多年的技术积累，以适应发展在不同阶段各级省、市、县级现实需要，提供量身定制的个性化服务。