《河南省政府办公自动化系统》建于1997年，围绕电子协作、信息管理思路建设，边应用边修改完善。目前，河南省政府办公自动化系统已经连通河南省所有的市县政府，及厅（局、委、办）和部属单位等300多个，内部用户近200个。针对省、市、县三级政府部门进行了大量的使用培训，省政府内部办公自动化系统已经初具规模，平均每天同时使用办公自动化系统的用户数在200人左右。在计算机网络上通过《河南省办公自动化系统》，基本实现了政务信息和公文快速上传下达。政务信息刊物、明传电报等已经取消纸质文件。信息采编系统实现了政务信息快速收集、采编、电子刊物生成和发布；文档管理系统方便了授权用户查询国务院和省政府文件。河南省办公自动化系统已经稳定地运行了4年多时间，期间积累了大约20G的公文、信息数据。

2.1系统组成平台及功能特点

《河南省办公自动化系统》的出发点在于按照政府部门典型的垂直架构，从源头上实现数据的处理和传输，实现省、市、县三级政府部门联网办公。系统分为局域网办公系统和远程办公系统，局域网办公系统供单位内部使用，远程办公系统供下级相关处室使用，实现信息的报送、接收查询等。

系统主要基于Lotus Domino平台，以电子邮件系统为核心，主要包括公文收发及流转系统、文档管理系统、政务信息采编发布系统、会议管理系统、领导讲话管理系统、领导日程安排管理系统、督办查办系统、工作简报管理系统、办公办事指南、远程办公系统和电子公告牌、网上论坛、电话及通讯名录查询等多个功能模块。与不同的通讯方式、不同的文档格式、以及大型关系型数据库等能够有机地结合。

系统屏蔽了Lotus Notes复杂界面，改造为广大用户习惯的Windows页面风格，方便了用户使用，系统的稳定性没有损失。

2.2办公自动化系统总体结构

 

 

2.3与下级单位联接示意图

 

2.4软件模块功能简述

（1）收文系统

主要完成收文所涉及的一系列操作：公文上报、登记、拟办、中转、转发、处室拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。

系统采用收文和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。

系统采用了完善的流程跟踪和控制。系统对收文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、办理的过程和拟办、批示意见以及办理结果。

（2）发文系统

主要完成发文所涉及的一系列操作：处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。

本系统采用发文和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。

本系统具有完善的流程跟踪和控制。系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见。

（3）待办事宜系统

待办事宜系统是整个办公自动化系统的重要组成部分，收文系统、发文系统、信息采编、督办查办、领导讲话、会议管理等系统产生的用户传递信息都由待办事宜来完成。待办事宜系统是办公自动化系统面向领导和具体工作人员的一个窗口，系统正常运行后，上报领导的公文、请示、信息都集中在领导的待办事宜系统中，领导转办的事项集中在办理人员的待办事宜系统中；领导只需查看、处理待办事宜系统中的文件，领导批示、审批、审阅的工作都可以完成，极大地方便了领导办公。同时工作人员需要经常查看待办事宜，办理领导交办的事项，以免本人的待办事宜延误。

（4）文档管理系统

文档管理系统是整个办公自动化系统的重要组成部分，本系统的特点如下：

信息量大。收录了上级单位下发的多种文件及本单位发布的文件。对于有关单位的相关政策、制度的制定具有指导意义。

信息及时、准确。文件从下发当天就可以进入办公自动化系统，由于从编辑、采编都采用计算机网络实现，因此信息不仅及时、而且准确。

便于重复引用。由于文档管理系统的整个流程均以数字化的方式传输，因此只需一次输入，其它单位就可以方便地引用，减少了文字的重复录入，提高了工作效率。

全文搜索功能。在系统中提供了功能强大的全文搜索功能，无论系统中存有成千上万的海量信息，您都能在几秒内找到需要的信息

系统中提供了对文件信息按照不同的分类进行查询（按文号、按年度、按关键词）。同时还提供全文搜索功能以满足在海量信息中找出所需要的信息。另外用户可以将感兴趣的信息引出至本地，以便其它文稿使用。

（5）政务信息系统

政务信息系统是整个办公自动化系统的重要组成部分，本系统的特点如下：

信息量大。收录了全国各地（省、直辖市）的最新上报信息，其中包括全国各地的经济形势、市场动态、地方民情、突发事件等重要信息，对于本地的相关政策、制度的制定具有参考价值。

信息及时、准确。地区内信息从本单位上报到进入办公自动化系统只需5分钟时间，加上信息处的采编时间，在30分钟～2小时内即可上网发布，由于从编辑、上报、采编都采用计算机网络实现，因此信息不仅及时、而且准确。

便于重复引用。由于政务信息产生的整个流程均以数字化的方式传输，因此只需一次输入，其它单位就可以方便地引用，减少了文字的重复录入，提高了工作效率。

全文搜索功能。在系统中提供了功能强大的全文搜索功能，无论系统中存有成千上万的海量信息，您都能在几秒内找到需要的信息。

本系统的信息来源有两种：

1）各下级单位上报的信息，经过信息处认真选择，可供所辖各单位查询的信息；

2）上级单位下发的其它单位的上报信息。

系统中提供了对信息按照不同的分类进行查询（按类别、按日期、按关键词、按上报单位、当日信息、本周信息）。同时还提供全文搜索功能以满足在海量信息中找出所需要的信息。另外用户可以将感兴趣的信息引出至本地的文档中，以便其它文稿采编使用。

（6）信息采编系统

本系统完成上报信息收集、采编、网上发布为电子刊物工作，是办公自动化系统的主要模块之一。在系统中信息上报到发布为电子刊物全部为数字化操作，避免了数据的重复录入，提高了采编效率，节约办公费用。

本系统采用和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。领导签发、批示只需经常查看并办理待办事宜即可进行。

（7）会议管理系统

会议管理子系统是整个办公自动化系统的重要组成部分，本系统的特点如下：

建立了会议议题库；会议起草部门可以方便地查询、组织会议议题，确保议题尽快得到处理。

提供了领导审核会议议题的功能；每次起草会议安排前可以通过待办事宜系统请主管领导审核会议议题安排，然后根据主管领导的审核意见起草会议安排。

提供了会议安排、会议通知单、会议纪要、会议议题归档库；可以对归档库中的内容按指定的方式进行查询和统计。

提供了对会议通知单反馈信息的实时跟踪；系统通过待办事宜系统发出会议通知单，用户对会议通知单的反馈信息包括：查看、反馈，这些宝贵的实时信息有助于管理者对会议安排动态掌握。

全文搜索功能。在系统中提供了功能强大的全文搜索功能，无论系统中存有成千上万的海量信息，您都能在几秒内找到需要的信息

（8）领导讲话管理系统

领导讲话管理系统是整个办公自动化系统的重要组成部分，本系统的特点如下：

提供了公用和私有素材库；拟稿人员可以建立素材库，收集历年的国务院、上级政府政府工作报告、国务院下发的多种文件（国函、国办密函、国办文件、国务院文件、内部情况通报）、上级政府发布的文件等重要素材，方便领导讲话拟稿。

提供了归档稿件库；领导采用过的稿件及时存档，方便了稿件的查询和讲话拟稿。

便于重复引用。由于领导讲话管理系统的整个流程均以数字化的方式传输，因此只需一次输入，其它单位就可以方便地引用，减少了文字的重复录入，提高了工作效率。

全文搜索功能。在系统中提供了功能强大的全文搜索功能，无论系统中存有成千上万的海量信息，您都能在几秒内找到需要的信息

（9）领导日程安排

领导日程安排系统的主要目的是辅助安排领导的活动日程表，并通过计算机网络供本单位内部人员进行查询，以便各部门安排本部门的相应工作。日程安排一般按周进行。本系统的特点如下：

提供了直观的日历格式视图，可以按两天、一周、一月等日历格式显示领导日程安排；

提供了针对某个领导活动的查询功能，方便了用户查询；

全文搜索功能。在系统中提供了功能强大的全文搜索功能，无论系统中存有成千上万的海量信息，您都能在几秒内找到需要的信息。

（10）督办查办系统

督办查办系统的主要目的是利用计算机网络辅助进行政务督查和建议提案督查的登记、信息反馈、查询、统计工作；实现督办查办流程的实时监控，通过计算机网络及时发送督办查办处的有关交办单、答复等文件，及时反馈交办单位办理意见，供领导和有关工作人员查询、统计，提高督办查办的效率。

（11）远程信息上报系统

远程信息上报的目的是为信息采编工作提供信息来源。主要由下级单位或二级单位使用，方便地向上级单位报送本单位的信息。系统采用Notes的电子邮件系统作为整个通信的基础。

（12）远程公文上报系统

远程公文上报的目的是方便各个下级单位向上级单位上报各种请示文件，从信息的源头实现数据的数字化，为无纸化高效办公的实现奠定基础。系统采用Notes的电子邮件系统作为整个通信的基础。

（13）公用信息系统

本系统中包括电子公告牌、办公办事指南、社会公用信息、通讯名录、网上论坛五个模块。

系统提供了简单易用的全文搜索功能，方便用户查询信息，只需单击“搜索条”操作按钮打开搜索对话框，输入待搜索的字符，按“搜索”按钮，系统就会迅速返回您需要的信息。

系统提供了两种查询公用信息的途径：

• 通过标准浏览器查询；
• 通过Lotus Notes客户端环境查询。

1）电子公告牌

电子公告牌提供办公自动化系统内发布电子公告的功能，公告中可以包括字符、图片，可以编辑为美观大方的格式。

2）办公办事指南

办公办事指南系统为来本单位办事的工作人员提供单位简介、领导分工、机构分布等信息。

3）社会公用信息

社会公用信息系统为网上用户提供了列车时刻表、航班时刻表、长途区号、邮政编码等信息服务。

4）电话及通讯名录

电话及通讯名录系统提供本单位及所属单位的通讯名录信息服务，联网用户可以将本单位人员的通讯名录输入本系统，以方便查询和交流。

5）网上论坛

为办公自动化系统联网用户提供相互交流的场所，可以讨论技术问题、社会热点问题；在其中可以起草话题，也可以针对其它用户起草的话题发表自己的意见、看法。

（14）电子邮件系统

本系统在整个办公自动化系统中的作用非常关键，它不仅是系统中各种流程衔接的纽带，同时Notes邮件系统也可以非常方便地促进工作人员之间信息的交流。在本系统中可以起草、发送Notes电子邮件、发送文件等，可以传输任何电子文件，系统内部发送电子邮件只需5-30秒就可以到达指定收件人信箱。