中国气象局公文管理系统涉及到公文登记（起草）处理、流转、领导批示、办理、存档、查询等功能，将文件的办理过程和存档过程结合在一起，真正实现了文档一体化。

系统充分利用了关系型数据库、文档型数据库、通讯平台的特点，关系数据库系统用于公文数据的存储，文档数据库、通讯平台用于公文数据处理和传输。

公文管理系统的平台结构如下：

 

 

8.1收文管理

公文登记分为司、省文件处理单，部委文件处理单。一般应列来文日期、序号、来文单位、发文字号、文件标题、缓急、批办意见、承办（主办）单位、分转日期及签收人、催办情况等栏目。

领导批办，重要的由办公室领导提出拟办意见后报分管局领导（或局长）批办；分管局长请其他领导阅；发送到局领导联系秘书，联系秘书然后送局秘书；局秘书登记存档后送有关司秘书，司秘书送司长批阅。司长根据具体情况，分办有关处室或人员拟发文、拟请示。

收文管理的特点在于多位领导会针对文件进行批示，领导批示的文字也较多，领导批示的安全性要求较高。

 

8.2行文管理

行文分为局发文和司发函（司发文通过局办公室发文）。

包括请示、报告。请示、报告的流程同发文。

发文系统主要完成发文所涉及的一系列操作：处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见；并且系统还提供强大的痕迹保留功能。在本系统中领导可以通过手写批示功能保证批示的权威性。工作人员还可以利用系统提供的统计查询功能对公文进行查询，进而形成报表。

发文系统采用WPS字处理工具编辑正文，同时实现了发文文字审核、领导签发等过程的笔迹保留。

起草正文时，发文登记表的关键字项自动填写在文件正文中，避免重复录入，如文件标题、主送单位、抄送单位、主题词。

自动生成发文稿纸，可以浏览、打印；

自动跟踪发文办理流程：

 

8.3领导批示

收、发文过程局领导批示自动进入领导批示系统，供领导及授权用户随时查询，可以按照如下方式查询领导批示内容：

针对某文件查询所有的领导批示内容；

按照领导姓名查询领导批示；

按照时间段查询领导批示；

8.4会议管理

秘书处随时可以增加领导会议安排。如果日程安排有冲突，要有相关的提示。并且可以做修改。

秘书处每周五打印领导会议日程。如果该会议没有召开，可以更改。

会议要求做到，可查询某个人的日常工作安排，日期是否有冲突，如果有冲突可以弹出提示框给出解决办法（1.保持原有日程2.替换原有日程3.两者并存保留），确认后按照，国家、部委、部门、内部优先级排列内部按照党组扩大会议，党组会，局务会，局长办公会优先级排列。

8.5日程安排

领导日程安排系统的主要目的是辅助安排领导的活动日程表，并通过计算机网络供本单位内部人员进行查询，以便各部门安排本部门的相应工作。日程安排一般按周进行。如果日程安排有冲突时要能提醒并且给出选择处理方式。

提供直观的日历格式视图，可以按两天、一周、一月、季、年等日历格式显示领导日程安排；领导日程安排要做归档处理。

提供针对某个领导活动的查询功能，方便用户查询；

每个公文系统应用人员都有日程安排。

8.6档案查询

采用关系数据库存储的档案数据可以方便地查询。