一、系统特点

　　本系统充分利用Lotus Notes强大的工作流开发环境、电子邮件的通讯手段以及信息管理和共享机制，提供友好的人机交互界面，使使用者能够高效、可靠的协同工作，提供战略级

　　的解决能力，帮助用户实现无纸化办公。

　　1.灵活性:

　　能够适应文档处理过程中可能出现的变化。文档由文档起草人起草，在流程中的各级签发、审核的领导均可根据情况酌情修改批阅，也可直接退回起草人处重拟文档。

　　2.时效性:

　　在文档的处理过程中，收文管理提供了待办、催办文档的设定，使文档处理者能够根据个人情况和文档处理要求及时的对文档进行处理。在会议管理中，由于公用信息中提供了个人的外出信息，会议安排人可以酌情安排会议时间，以避免会议时间与与会人员日程安排的冲突，从而保证会议的出勤率和工作效率。

　　3.个人性:

　　每个使用者可以设定自己的个性化界面和操作。使用者可以根据个人爱好设计个性化的工作台界面和选择使用的数据库，以符合个人的工作习惯，提高工作效率。在文档的处理过程中根据使用者身份的不同，给以不同的处理级别，提供个人必要的操作。

　　4.安全性:

　　对各使用者身份作以确认，给予不同的处理级别，为使用者提供了与其身份相符的操作和访问权限。收发及处理过的文档经过统一归档，由专门的档案管理部门统一管理，以备以后查询。用户申请查询档案，经档案管理部门同意后方可查阅。

　　二、系统组成

　　本办公系统主要包括六大功能模块:公文管理、邮件管理、公共信息管理、会议管理、档案管理和个人信息管理。

　　1 公文管理:执行收文、发文、上报、请示等正式公文和便笺等非正式公文的管理工作，并将文档及时归档。

　　2 邮件管理:对用户的个人邮件进行管理。

　　3 公共信息管理:包括公告栏、信息快报、人员外出、电话等公用信息的管理。

　　4 会议管理:对会议的审批进行管理。

　　5 档案管理:包括文档的归档、查询和人员档案的管理。

　　6 个人信息管理:包括个人履历、工作日志、名片夹等。

　　三、系统功能

　　1.公文管理 对来文的登记、批示、传阅、办理、归档等操作，对待批、待办、待阅等文档提示用户及时处理。

　　发文、上报、请示是由各部门发出，逐级通过各级领导的审稿、签名、核稿直至最终签发的红头文件。(如局发、部发)

　　便笺是由各部门发出，逐级通过各级领导的审稿、签名、核稿直至最终签发的非正式文件。便笺是一种不需归档的的非正式文档。

　　2.邮件管理 邮件管理用于管理用户的邮件。

　　3.公共信息管理 公告栏作为日常办公中的公告板，提供了一个公共信息发布的场所，任何人都可以发布信息，如公告、通知、留言等，同样，任何人都可以查看公告栏上的信息。信息快报是局内发行的内部刊物，任何人均可查看。人员外出提供了个人用户的外出情况，如外出原因、去向、联系方法等(办公室和局领导可以看到)。电话记录了公用的电话信息，由专门的管理人员维护，任何人都可以进行查询。

　　4.会议管理 按照会议申请、会议批准、会议安排的流程进行。

　　5.档案管理 对需归档的文档进行归档操作，对已归档的文档可供查询。提供与系统直接相关的人员库管理。

　　6.个人信息管理 个人履历记录了个人的各种奖惩记录、工作学习经历以及简历等个人档案。工作日志用于记录工作报告、纂写备忘录，或用作记事本，记录一些临时的信息。名片夹用于记录用户的通讯录。