※方案概述

　　电子文件资料中心是由浙江天宇信息技术有限公司与微软(中国)有限公司联合推出的服务于电子政务信息化建设与企事业单位信息资料中心建设的系统解决方案。它是建立介于文件生成机关和档案馆之间的文件保管机构的电子文件中心的应用解决方案，同时是数字档案馆前端建设的重点内容之一。该系统实现电子文件资料的接收、管理、利用和移交，与数字档案馆在信息交换上进行无缝对接，提供基于权限的文件全文检索/浏览、电子文件借阅和归还、专题/个人收藏、信息发布、网上调查等多种电子文件资源的综合利用形式。该方案采用微软SharePoint Portal Server、文档加速器组件、天宇CGRS全文数据库及全文搜索引擎等基础平台开发和应用，实现对电子文件资料生命周期过程的完整管理，以及海量电子文件资料的信息使用价值的综合利用，改变目前国内外非现行文件阶段电子文件管理软件相对薄弱的现状。

　　※建设思想

　　系统基于三层架构，具有前端易用，后端强大的特点。

　　应用层:用户通过熟悉的微软界面和工具，如MS-Office，SharePoint，以WEB方式直接与电子文件中心进行交互，实现电子文件的接收、管理、利用、移交四个核心功能。

　　公共服务层:为应用层提供众多基础服务，如存储和索引、工作流、PKI、目录服务、权限管理等，以支撑上层应用。

　　存储层:电子文件采用非结构化的数据存储(全文数据库);其它信息，如系统配置、站点结构、管理信息等存储在结构化的数据存储(关系型数据库)中。

　　※系统功能

　　在电子文件资料的生命周期中，从电子文件资料的生成机构(政府各部、局、委办以及企业事业等单位)流转的现行文件到归档部门的归档电子文件资料中间的过程为非现行文件阶段。本系统所针对的目标是对非现行电子文件资料从接收到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理，功能上涵盖电子文件的接收、整理、保管、利用、移交等整个电子文件资料管理的全过程，实现文件流程与业务流程的有机融合，帮助用户完整安全地将永久保存的电子文件资料移交到数字档案馆，实现对电子文件资料的自动化管理。

电子文件接收

　　系统将电子文件的生成机构所提交完成的电子文件及其符合电子文件/档案管理规范的元数据接收到电子文件中心，并对电子文件进行元数据修改补充(文件维护)，再经过审批流程，进入到后台的全文数据库中存储。

　　1、支持电子文件与元数据的提交

　　系统既接收电子文件生成机构提交完成的电子文件，同时也将符合电子文件/档案管理规范的元数据接收到电子文件中心。

　　2、灵活的提交方式

　　手工提交:用户通过电子文件中心系统进行手工在线编辑后提交。

　　自动批量提交:通过电子文件中心提供的数据采集服务自动从前端系统(如OA或公文交换流转系统)中将文件批量、自动地提交到电子文件中心。

　　3、系统自动校验

　　提交后的电子文件只有经过校验，确认其符合电子文件保存的规范和未来归档的条件后，才能进入到电子文件中心系统，存储在接收库中。接收过程还采用PKI技术保证文件的安全性、一致性和完整性。

　　4、文件维护与审核

　　系统支持对接收库中带入的元数据信息进行编辑修改，同时补充一些元数据信息，如文件中心自己定义的管理属性――保存期限、审计日志等以及将来归档时需要的元数据项。对于元数据信息补充完成的电子文件，加载到待审核库。

　　系统利用微软文档管理加速器(MDMS)系统的工作流技术进行审核流程的灵活定义。经过审批流程，电子文件最后进入到后台的全文内容管理和索引库(CGRS全文数据库)中。

　　电子文件管理

　　电子文件管理是负责从电子文件进入文件中心后一直到移交至档案系统期间的全程管理。

　　1、基于文档的元数据全程管理

　　电子文件从产生、流转一直到发布归档都是基于元数据进行全程管理。包括接收阶段带入的描述性元数据信息，如作者、创建时间的管理;维护阶段自定义管理属性，如保存期限，审计日志的管理;审核入库阶段，元数据信息迁移到全文数据库;移交阶段，元数据信息打包后供档案管理系统接收利用。

　　2、基础元数据的词典化管理

　　系统将使用频率较高的元数据内容汇集成词典，使其内容变为可选项而不必手工录入，提高文件维护的效率和准确性。系统提供词典条目的添加、删除、修改等功能，方便用户进行维护。

　　3、强大的日志管理

　　电子文件在接收、维护、审核、发布、利用、移交过程中，会产生很多辅助信息，如接收时间、审核人、检索信息、浏览时间等，这些信息对一份电子文件来说也是至关重要的。日志管理就是实现对电子文件流转的全程监控，真实记录这些辅助信息，并且在电子文件移交给档案系统时，一起把日志详细信息移交，达到记载用户操作痕迹，为事后责任辨认提供仲裁依据的目的。

　　4、用户及文件授权管理

　　系统提供用户统一身份管理，支持用户或用户组的增、删、改操作。系统管理员可以针对不同的用户或用户组授予其对电子文件的不同控制权限:

　　l 某个单位的用户只能检索到本单位提交的电子文件;

　　l 普通用户只能浏览电子文件，不能保存到本地;

　　l 借阅用户可以被授权将电子文件下载到本地，在许可的时间段内查看电子文件。

　　电子文件利用

　　最终用户可以通过MS-Office和Web界面完成对电子文件的多种利用。

　　1、文件全文检索和浏览

　　系统对集中存储管理的众多文件提供全文检索和浏览功能，并提供保存、打印等辅助功能。检索的手段主要包括:字段检索、任意词检索、复合检索、二次检索等。

　　2、电子文件借阅和归还

　　系统根据不同类型用户设置其对电子文件的不同权限，如设置允许保存、复制权限，同时设置过期时间后，当借阅用户将电子文件下载到本地机器后，允许其对电子文件进行脱机浏览，超越借阅时间(即过期时间)后，文件失效不能浏览。

　　3、编订文件专题和个人收藏

　　系统可以根据用户工作和研究的需要定制文件专题，通过检索文件中心数据库，选择需要的电子文件数据，加载到专题全文库。系统提供专题数据库管理、专题内容管理和网上专题资料检索服务功能。其中专题检索是专门针对专题文件库提供检索利用的服务，主要包括全文检索和浏览等功能，并提供保存、打印等辅助功能。系统支持将查询网页加入个人收藏夹，提供个性化服务。

　　4、 其他利用方式

　　系统也提供信息发布(新闻，公告，制度规范等)，网上调查等功能，方便用户获取更多的信息。

　　电子文件移交

　　系统提供电子文件移交到数字档案馆的计算机化的管理手段。

　　1、完整移交

　　当电子文件中心中的文件达到规定的保存期限后，电子文件中心将按照相关法规和规定，将到期的电子文件及相关的元数据、操作日志信息打包后形成可被接收的档案文件移交到档案系统，另外，对电子文件的利用和借阅情况也准确地移交给档案系统，确保电子文件在流转过程中产生的信息完整归档。

　　2、XML格式打包移交

　　移交的数据包按照XML数据交换标准格式进行打包，采用PKI服务确保移交过程中数据包的安全性、一致性。

　　3、比对确认后删除原文件

　　电子文件中心接收电子文件时，原单位的档案室保留有一份纸介质文件。当电子文件从电子文件中心移交到档案馆时，需要把纸介质文件和电子文件一起移交给档案馆，通过比对并确认移交成功后，删除电子文件中心中已移交的电子文件。

※ 安全措施

　　1、PKI技术

　　Public Key Infrastructure(公钥基础结构)为电子文件中心提供基于国际开放标准的安全的加密、数字签名、身份认证支持。系统通过PKI技术保障文件接收、管理、利用、文件移交过程中文件的安全性，一致性和完整性。

　　2、目录服务

　　基于Lightweight Directory Access Protocol(轻量目录访问协议)的目录服务在电子文件中心中提供用户管理和身份认证服务

　　3、权限管理与审计日志

　　系统利用目录服务和PKI服务在应用层控制用户对电子文件的操作，包括检索、浏览、借阅的过期时间、限制打印、专题编研等。

　　权限与用户身份或角色关联，用户所有操作痕迹被记录并保存到日志库中以供审计，最终实现用户在完全受控的状态下利用电子文件。

　　在电子文件移交给档案系统时，也一起把日志详细信息进行移交，保证被移交电子文件的完整性、真实性与一致性。

　　※方案特点

　　1、基于微软平台，应用面广，用户接受度好，三层架构，具有良好的可扩展性和继承性;

　　2、基于天宇CGRS全文数据库平台，国家级高端应用，对非结构化海量信息存储表现出卓越的性能;

　　3、基于SOA架构的Web应用，用户能够方便快捷地在Web上完成大多数操作，同时为管理员提供简洁、无需编程的方式来调整和定制电子文件资料中心的Web界面和功能;

　　4、支持电子文件的收集、管理、利用、移交的全程管理，实现电子文件生成到归档的平滑对接;

　　5、支持多途径利用，提供全文检索/浏览，电子文件借阅和归还，编订文件专题/个人收藏等利用服务，还可以作为信息发布、网上调查的数据源;

　　6、支持工作流管理，在文件审核(电子文件接收)，权限申请/借阅(电子文件管理/利用)，文件打包(电子文件移交)中提供方便易用的可定制流程服务;

　　7、强大的与异构环境的整合能力，采用开放协议与通用标准如SMTP、SIP、XML进行设计，实现对上游的各种OA系统，下游的各种档案系统，内部的来自不同软件开发商的产品和组件的整合，保证用户投资的最大投资价值。

　　8、安全性能高，利用PKI技术和目录服务控制用户对电子文件的操作，提供用户操作审计及查询统计等安全机制。

　　※应用领域

　　电子政务:各级政府电子文件中心

　　数字档案馆:现行电子文件查询利用中心

　　企事业单位信息化建设:内部资料中心