效能不高，盯上e-HR
天津津亚电子是一家中日合资企业，主要从事手机零部件的生产和组装。公司属于劳动密集型电子行业，人员较多，目前员工人数达到4500人，内部部门有20多个。随着企业规模的不断扩展，事业的扩张，对人力资源管理也提出了更高的要求。据天津津亚电子有限公司管理部经理张希峰介绍，随着近几年的发展，人员的增加很快，最多的时候一个月新入职的操作工可达600名。由于大量的人事信息需要管理，因此迫切需要一套人事管理软件。
作为大型制造企业，天津津亚电子不仅技术含量高，对员工的素质要求也很高。在HRP系统未上线之前，由于员工流动频繁，天津津亚电子经常发生新老员工不能顺利交接的情况。并且由于管理e化程度低，使得公司在员工考勤、人员分析统计、教育训练、薪水计算等日常事务方面花费了大量的人力和时间，低下的效率无法跟上企业的发展需求。为了改变这一状况，促进人力资源管理的全面改观，天津津亚电子决定实施e-HR系统。
通畅交流，改变信息断层
据张希峰介绍，在没有上HRP系统之前，由于人事部门、后勤部门与生产车间之间信息交流不及时，经常发生某个员工已经离职一段时间了，人事部门却仍以为其在岗，后勤部门也没有及时清理其宿舍，还继续支付住宿费等类似的事情，因而造成一些不必要的损失。在启用e-HR系统之后，人事部利用全员数据库可以准确地完成登记、查询、调动、晋升、离职以及考核等人事信息的更新维护工作。由于e-HR系统支持多级的组织架构，可以提供多种不同形式的员工信息报表，从而改变了员工离职后信息断层的局面。
e-HR系统不仅帮助天津津亚电子完善了管理，使部门之间的交流更加流畅，在节省资金方面也起到了立竿见影的效果。在"领用物品"子集中，可以查询到一个员工从入职开始，公司发放到个人的所有物品，领用时间、数量、型号等都非常清楚，杜绝了重复领用的现象，也为到期购买新劳保用品提供了依据。张希峰说，通过这个子集，后勤部门相当于建立了一套员工物品发放系统，可以说是人事系统的附加功能了。在合理配备劳保用品的同时降低了积压库存，节省出来的资金就可以用在刀刃上了。
从考勤统计到工资发放的联动
在出勤和薪资管理方面，可以想象，每月同时处理4500名员工的考勤统计和工资发放需要耗费多大的精力。"然而，天津津亚电子实际只安排了两个人进行考勤统计和工资发放，这主要是HRP系统帮了忙。"张希峰如是说。据了解，在薪资管理系统中，除了建立四套不同的工资类别外，还单独给考勤统计员设置了一个全员考勤子集，并且设定所有指标与考勤软件项目保持一致。每月5日考勤员以工号为关联指标将考勤系统中的所有数据导入到工资系统中，由系统自动完成统计汇总，这样凌乱的局面得到了控制，统计考勤时间也大大缩短。
然后，薪资管理人员依据考勤数据进行二次汇总，并根据公司的考勤制度、加班制度、休假制度、奖金制度进行工资核算和发放。人事部的薪资专员说，用了e-HR系统之后，就不必再为能否及时计算员工的薪水而忧心了，更不必说要几个人花费几天的时间，甚至彻夜地加班去计算薪水。
轻松管理年假
公司年假管理规定，员工从转正开始，当年就可享受年假，管理人员每年享受9天年假，工人每年享受6天年假，每年递增1天，管理人员最高不能超过12天，普通员工最高不能超过9天，要求员工当年必须休完，过期则作废。张希峰说，由于每个员工的情况不一样，所以过去年假管理起来非常困难，经常有员工会多休或少休的事情发生，严重时还会影响到人手的安排，妨碍正常的生产。
根据天津津亚电子的需求，宏景世纪软件设计工程师在HRP系统的人员基本信息集中添加了"同龄"、"应休年假"和"已休年假"三个指标，并通过批量处理下的计算功能设置了相关的计算公式。这样一来，通过e-HR系统随时都可以查看任一员工本年剩余年假的天数，杜绝了以往员工在休年假时出现多休和少休情况，为正常生产提供了保障。在实施了e-HR项目后，利用系统年假管理工作就可以轻松、准确地完成了。
使员工培训更加灵活自如
对于制造型企业来说，员工培训是一项重要的工作。对于天津津亚电子这样员工人数达4500人的大型企业来说，员工培训同样是一个挑战。
手机行业现在竞争非常激烈，订单变化非常突然，基本没有规律，生产排班的工作难度很大。根据企业品质管控的制度要求，只有接受过这个型号培训的工人才能生产，因此组织生产的人员要非常清楚每个工人的培训履历，要知道他具备哪种型号的操作资格，不具备哪些资格。可想而知，在没有上e-HR系统之前，要掌握所有员工的培训情况那是非常困难的事。
每个小组长都要随身携带一个笔记本，上面记载了每一个员工的受训情况。如果笔记本丢失或记错了信息，就会影响到排班，给产品质量带来隐患，为企业造成损失。张希峰说，现在这些已经不是问题了。需要变换产品型号重新组线的时候，组长们可以从HRP系统中很方便地进行查询。而且宏景世纪的HRP系统软件操作起来很简单，他们只要进行简单的培训，就能够应用自如了。
天津津亚电子实施的这套e-HR软件除了能记载员工培训情况之外，还可以通过一个独立的培训模块为公司制定培训计划并监督实施情况。该模块包括了培训需求调查、满意度调查、培训计划、培训资源管理、培训运营管理、培训记录管理等项目，基本上涵盖了企业培训的所有阶段管理。"2005年公司管理人员的培训需求调查就是通过该模块实现的，大大节省了统计时间。
此外，培训计划的实施情况也通过该模块进行管理，效果显著。今年摩托罗拉对我们公司进行审核时，在培训方面打了较高的分数。" 张希峰很得意地说。
特殊应用:更衣箱管理
由于手机生产和装配对环境要求非常高，每个员工都要求穿戴特制制服才能进出车间，这就要求为每个员工提供1个更衣箱和鞋箱，为此公司准备了5000个更衣箱和鞋箱。但是，在没有将更衣箱和鞋箱纳入HRP软件管理前，每次一有新员工来报到，后勤部门就会发现更衣箱和鞋箱又不够用了。
为了解决这个问题，HRP系统特别设立了更衣箱与鞋箱两个子集，并在报表管理系统中分别定义了相应的使用情况统计表。统计表可以反映出更衣箱是否正在被使用，还可以通过反查询功能看到该更衣箱是谁在使用，这为统筹管理更衣箱和鞋箱提供了方便。
张希峰介绍，e-HR项目在天津津亚电子实施一段时间后，不仅实现了流程管理和规范管理，同时还提高了团队效能。