来源:IT168 更新时间:2012-04-15
基于Web的PBX服务、VoIP和Wi-Fi电话可以为你节省大笔的通讯费用；Blog（博客）或者Wiki（维基），可以加强你与同事和客户的沟通……这些信息化应用看似简单，但却能实实在在帮助企业降低成本，提高工作效率。
① 灵活部署 降低通讯成本之VoIP
众所周知，使用VoIP电话服务可以节省成本，但据Savatar技术咨询公司称，只有大约17%的中小企业改用了VoIP。究其原因是因为，大多数网络电话服务并没有提供专门为中小企业设计的一揽子通信服务。然而，现在这种情况正在发生变化，针对各种规模的VoIP服务几乎可以适用于任何企业。这种VoIP服务有两种基本类型：
第一种，是旨在利用VoIP取代传统固定电话的服务。其中以传统电话公司（如AT&T的CallVantage和Verizon的VoiceWing）、有线电视公司（时代华纳有线电视公司的Digital Phone和康卡斯特公司的Digital Voice）以及VoIP领域的开拓者如Vonage和Packet8为代表。
第二种，VoIP服务是免费或基本免费的服务。譬如雅虎语音聊天工具、GoogleTalk和Skype。这些应用软件可以让你从PC或者联网的手机打电话给使用同一服务的其他用户，而不收任何费用。大多数软件还让你可以打给普通的电话号码，每分钟只收取几美分。
然而，目前VoIP由于技术的限制并非完美。拨打911服务问题还没有得到满意的解决；呼叫有时会中断；语音质量偶尔比较差；一旦停电，电话服务也就无法使用。不过据Savatar调查表明，采用VoIP的中小企业有91%会推荐或者强烈推荐给别人，看来VoIP的高扩展、低成本和众多的增值服务仍然会对中小企业用户不小的诱惑。
② “零”成本构建全功能电话系统之虚拟PBX
PBX（程控电话交换机）已经成为一些大公司通讯方案的必选设备，然而对于中小企业而言，用价格不菲的PBX来解决分机电话、会议电话和语音邮件显然会受到成本的制约。因此，对这些中小企业而言，虚拟PBX成为了他们的首选。虚拟PBX无需添加任何新硬件，“零”成本即可实现Web通讯管理。你可以从主机托管公司获得一个主号码，然后让所有呼叫通过该主号码转发给其他线路，无论是移动电话还是国外总部的电话。只要通过VoIP路由转发呼叫即可轻松实现，同时还避免了长途电话费，成为中小企业节约成本的有利工具。
除了选择供应商提供的虚拟PBX服务外，中小企业也可以自己动手构建基于软件的PBX，从而节省每个月的使用费。基于VoIP的Asterisk的开源程序即可实现Linux和Mac OS X上的跨平台运行，搭建自己的虚拟PBX。
③ VoIP转换为低成本的无线呼叫之Wi-Fi电话
VoIP极大降低了用户的有线通讯费用，那么是否有信息化应用能够降低企业的移动通信费用呢？一部基于VoIP的Wi-Fi电话，即可满足企业的这种需求。Wi-Fi电话能够接入任何一个现有的热点，因而可以从地球上任何一个Wi-Fi接入点拨打免费或者低价的VoIP电话。
虽然Wi-Fi网络还无法与蜂窝网络相媲美，Wi-Fi电话的通话时间也要比标准移动电话短很多（只有两三个小时），但是有一种办法可以把一些智能电话变成Wi-Fi手机，只要下载客户软件、使用VoIP帐户即可。Skype for Pocket PC是一款免费软件，面向使用Pocket PC 2003或者Windows Mobile 5.0的手持设备，这种方式远远谈不上完美，不过既然可以免费拨打电话，干嘛还要支付高得离谱的漫游费呢？
④ 节省旅行成本、提高会议效率之虚拟会议
人们习惯于传统的会议形式，但有时候人不在会议现场效果会更好。虚拟会议给了我们面对面的会议很难实现的交互体现。虚拟会议让参与者可以立即共享文档、迅速交换文本消息、通话期间一起登录到网站，并可通过视频会议看到对方。
企业可以使用虚拟会议服务开展从产品演示会、销售发布会到项目通报会的各种活动。主持人可以演示PowerPoint简报、交换文档、跟与会者进行会话，同时交换私人即时消息，只要有电话和宽带连接，任何人都可以加入到会议中。
⑤ 沟通员工服务客户之企业Blog（博客）
Blog（博客）被一些人的满腹牢骚和极端政治言论败坏了声誉，一度被认为是浪费时间的东西。不过，如果企业用这些易于创建的网页，作为与客户和员工加强沟通的工具，则会得到另外的收获。
然而遗憾的是，据皮尤网络与美国生活项目机构调查显示，网上只有5%的博客与企业有关。利用企业博客可以让员工了解公司业务、新的福利信息；让客户注意企业的新服务（或者服务问题），甚至可以实现紧急时刻顾客和员工的及时沟通，从而应对紧急情况，或者通过为顾客提供相关的新闻和信息以提升企业形象，节省时间和资源。
⑥ 便捷与安全兼得之网上文件共享和备份
如果向客户发送几个GB大小的文件或者执行备份关键数据的工作都需要花上几个小时的时间，那企业还有什么效率可言？然而事实上，许多中小企业又不得不面对这样的工作。
网上文件共享和备份服务就可以把你的数据安全地存放在远程存储系统上，供客户和公司安全存取。这种服务，特别是在办公室被人闯入或者遇到火灾，时显得尤为重要，在这种情况下存放在办公室的磁盘或者磁带上的数据将无济于事，一些关键的数据丢失可能会给企业带来灭顶之灾。同时，客户也会因无法获得一些有用的数据而流失。
通过网上文件共享和备份服务，企业不但可以自动上传及保存数据到服务商的系统中，还可以分配共享的权限和密码给客户和员工，这样既保证了客户的存取方便，又保证了数据的安全性和隐蔽性。
⑦ 共享知识、实现团队合作之Wiki（维基）
尽管wiki（维基）因发布虚假信息、导致工作拖延而臭名在外，但企业可以利用它来缓解管理协作项目和人力资源任务的压力。维基实际上是一种服务器软件，它可以让用户使用浏览器，迅速创建及编写网页。维基可能包含超文本链接、电子邮件和文档附件。授权用户可以编辑发布的材料，管理员也能够恢复任何改动的内容。因为你可以迅速、廉价地建立维基，所以维基适用于共同开展某个项目的分散团队。中小企业可以把维基当作公司知识数据库、交互式网站或者数字意见箱。
主机托管的维基服务更加简单，因为它可以替你处理所有的存储、更新和安全问题。中小企业可以选择服务商的Wiki服务，也可以通过开放源码软件Kwiki和Twiki，将wiki服务器和网络搭建在防火墙后面，构建一个无需维护的内联网。
⑧ 无需专门人员专业知识即可搭建专业平台之SaaS服务
对大多数中小企业而言，各种产品和销售信息的数据库应当是一个必要的工具。项目管理、客户关系管理（CRM）和库存控制，都依赖数据库。然而面对IT人才缺乏、专业知识缺乏、资金投入缺乏的情况，中小企业要实现这些数据库应用似乎遥遥无期。SaaS的出现降低了中小企业信息化的门槛，使中小企业信息化提前开展成为可能。
提供SaaS服务的公司为中小企业构建了跟踪工作流、项目、产品开发和销售订单的数据库应用。使中小企业在没有专业人员和投入很少资金的情况下即可可在Web托管环境中构建所需的一切，从而让员工、公司和客户实现网上协同工作。