21世纪，是知识经济的时代，信息化程度的高低已经成为一个国家现代化水平和综合国力的重要标志。从世界范围来看，推进企业办公自动化、网络化、电子化，全面信息共享已是大势所趋。Internet/Intranet的迅猛发展，为信息的交流和共享，团队的协同运作提供了技术的保证，同时也预示着网络化办公时代来临。
    
    SmartOffice特点：
   
    与现有工作系统的无缝整合
    SmartOffice将常用办公软件嵌入到统一系统中，使用户在单一的工作环境下可方便自如调用MS office、IE、MSN、outlook等常用工具软件，并可直接利用现有系统或软件进行数据交换。
    
    与个人办公环境的融合连接
    SmartOffice巧妙连接个人办公环境与通讯环境，根据用户需要和现有环境，可将电话、E-mail、MSN、手机等通讯方式与系统实行整合连接，使办公过程中通讯更加方便、简洁和多样化。
    
    灵活的模块组合方式
    SmartOffice能根据不同行业的业务流程、工作机制和相关规则，灵活迅速地组建出适合该行业的SmartOffice系统，完全切合用户实际情况和业务流程，使得系统的功能满足不同用户需求，适用于不同行业、不同场合和不同级别管理。
  
    面向目标的设计思想
    每项功能都基于目标设计，以企业目标为中心，实施全程管理，使得办公过程目的清楚、流程清晰，即将推出的决策功能将办公事务与目标紧密相连，清楚反应当前工作对于目标的地位、进程，合理安排下一步计划，让办公自动化系统变成真正具有智能化--Smart的综合工作平台
    

    系统特点
   
    主要参数、类型用户自定义 用户界面友好，操作互动性强，提供在线帮助
    按组织结构分配用户使用权限 系统扩充性好、维护性强
    系统操作提示功能 解决不同层次的用户管理问题
    提供对人员分布、岗位设定的灵活控制 仅在SERVER端进行一次安装，无需安装客户端
    支持对多层次的用户数据开放与保护 应用如MYSQL、Oracle等大型DBMS
    数据安全性高、存储速度快、容量大等特点 具有网络负载平衡以及容错性处理
   
    功能介绍
   
    整个系统由办公事务处理、日常事务处理、个人事务处理、公共服务管理、系统设置等五个模块构成。
    
    办公事务处理模块
   
    ·公文管理
    公文管理主要对外来收文和内部发文进行登记和处理，包括权限设置。在拟稿过程中提供了四种方式（磁盘调入、标准段电子公文调入、扫描和直接输入），并将登记后的收文送领导批示或阅读，处理结束后归档入库。整个流程处理由拟办人员根据实际需求选择预定义的执行流程。拟办人员还可以对公文处理全过程进行查询和催办，也可以随时对文件流程实行跟踪。
      
    ·档案管理
    对归档的文件进行管理，检索等。系统会对归入档案库的文件进行自动种类划分，按归档人员的身份将文件转入相应的部分。可以通过上级的特别授权让下级人员看到一些特定的文件，上级也可取消下级查阅文件的权限。
      
    ·公共文档集
    提供了一个放置公共文档的场所，可在此由行政部门上传一些相关的的规章制度和文档格式供查阅；财务部门也可在此输入财务制度、报销流程供查阅。该模块没有任何权限设置，可供所有人浏览、查阅，但只有公共文档管理员才有权限进行上传、修改和创建等操作。
      
    ·焦点论坛
    为一组授权的使用者，共同关心的问题和信息（如：热点话题，工作常见问题及解答，客户学习，工作经验库等）提供动态交流、研讨、共享的功能。用户可以对其中所关心的话题参与讨论或建立新的讨论话题。
   
    ·网上报账
    原先用手工方式进行的报销工作在网络上实现：填写报销申请单，提交相关领导审批，审批通过后直接递交到财务室并发送到财务室领取相关费用的信息给申请人，节省了办理时间

       个人事务管理
   
    ·个人通讯录
    存入用户的私人朋友的信息，如姓名、电话、传真、Mail地址、单位等，只有用户本人可以查看。
      
    ·公共通讯录
    公共通讯录中的内容是完全公开的，可查阅同事以及相关客户的信息：分机号、电话、传真、Mail地址等信息，并由专人对其进行维护。
   
    ·个人事件
    管理个人的计划安排，用户可以把个人的工作安排输入系统，并可以安排执行的时间；完成后设为已完成项以便今后备查。
   
    ·个人文档集
    提供了一个放置私人文档的场所，用户可将一些个人的信息资料上传到Server上保存。就相当于一个私人的网上文件夹，可以在此完成创建、删除、重命名、上传文件和下载文件等操作。
   
    ·电子邮件
    可以完成一般邮件系统所具有的通用的功能，如发邮件、收邮件、草稿箱、垃圾箱等。是系统内部使用的邮箱，只有在本系统中注册的用户才可以实行邮件的接收。
    
    日常事务管理
   
    ·任务交办
    各部门领导可在此针对本部门的工作需要对下属员工进行工作安排、计划调度、人员调配。同时在该员工的"任务交办--你接受的任务"中会收到相应的任务信息，接收到任务的员工可以针对于这个任务向领导进行该任务的工作汇报，使领导及时掌握工作进展，并在适当的时候，由领导结束该任务，从而形成互动。
   
    ·领导日程安排
    各主管领导的日常工作安排都将在"领导日程安排"中公开， 由该领导本人或已被系统授权的行政人员进行输入。下属员工如有需要与相关领导进行工作协调时，可通过在该处的查询，进行预约，为员工们的工作安排提供了便利。
   
    ·会议管理/会议安排
    实现会议计划、准备、记录、查询的功能。在会议召开前进行会议准备，准备内容包括安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题、准备会议文件、以电子邮件或打印通知单的方式发放会议通知等。对已召开的会议可以对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议纪要。同时还对所有的会议室的规模、设备服务配置和使用时间安排进行管理。
   
    ·内部活动管理
    为使用者提供了内部活动日程安排的发布场所：- 可在此发布各部门内部的活动安排；- 定义或修改每次活动的日程安排时间表；- 注明每个时间段的活动内容和地点；- 通知相关人员活动信息，安排本次活动中的接送、陪同、活动日期及参加单位等，以备今后参考。
   
    ·公务接待管理
    为使用者提供了公务接待活动相关日程安排的信息发布场所：- 可在此发布来访接待工作的具体安排情况；- 登记、修改每次活动的日程安排，各时间段的活动内容和地点；- 通知相关人员，安排本次活动中的接送、陪同、参加单位、医疗保健、保安、新闻报道、车辆、食宿等，以备今后参考，也可由来访人员职务级别等统计接待次数与比例。
    
    公共服务系统
   
    ·电话记录
    在同事暂时离开座位或外出时，为同事接听来电，记录来电人的详细信息、来电事宜以及回电号码等，避免重要事宜被延误，形成互相协作的工作机制。
   
    ·车辆管理
    系统将所有车辆的详细情况，由有关部门负责收集更新后，集中在一起为所有系统用户公共使用。用户可以按多种方法查询所需的各种车辆安排情况，并进行在线预定，车辆管理员也根据用户的实际需求派发车辆。
   
    ·BBS-公告板
    一个灵活易用的网上公告板，用户可以通过它发布各类公共信息和通知等，具有针对指定对象和针对所有对象两种发布方式。
   
    ·出入人员登记
    集成了企业内部人员的出入考勤系统，以及对外来人员的出入登记：来访时间、离开时间、接待人、来访事由等，为行政部门统计职工出勤率等提供了便捷，只有前台有操作权限。
    
    系统设置
   
    系统管理员在此做系统初始化设置，完成系统所需的初始工作，查看数据库信息。
         
    客户实施样例：
   
    金马办公管理信息系统在基本系统模块的基础上，为不同行业的用户定制了不同的核心业务模块，以适应不同行业的用户需求，提高用户的工作效率。