一、应用背景
 长春市财政局是长春市政府综合经济调控部门，负责管理本市财政性资金收支。长春市财政局办公自动化系统是该局实现内部电子化办公及事务管理的核心信息系统，也是长春市电子政务工程的重要组成部分。因此，要求其办公自动化（OA）系统在性能上必须安全、可靠、高效，在技术上体现当今技术发展的先进水平，并能适应未来几年的技术发展，可伸缩性和扩展性要强，能灵活适应机构未来进一步深化改革需要。
    2002年9月，长春市财政局经过综合评估，选择了由长春合强软件公司提供的合强智能办公系统V3.0构建内部办公自动化系统。该系统是个成熟的产品化软件，已在国内数百个用户单位内部成功应用，其综合性能在国内具一定的先进性，布署快捷，易于应用。
 
 二、系统安装
 （一）网络规划
 计算机网络及OA专用服务器是办公自动化得以实现和正常运行的重要保证。为此，长春市财政局选择IBM X250型服务器作为OA系统专用服务器（至强PⅢ700双CPU，512MB内存，磁盘阵列，全双工）；局域网内采用VlanⅢ700三层交换，按楼层划分IP地址。根据局级单位特点，在Domino网络规划上，因为系统只需支持局域网内用户，故设定单一网络域，单一组织，上网用户根据实际部门及其人员设定注册，用户数为100，由OA系统统一管理用户的访问权限。
 
 （二）命名方案
 长春市财政局OA系统应用的平台是Lotus Domino R5.08，其命名方案如下：
 
 
 （三）安全机制
 根据政府部门信息安全管理要求及长春市财政局业务流程特点，有效地保护数据资料成为系统建设中十分重要的问题。为防止外界非法侵入，通过内外网隔绝，将内部网与外部Internet分离。在内部安全管理上，采用多级（部门、岗位、用户）多层次（系统级、数据库级、文档级、域级）权限管理，提供充分的访问及执行权限控制和验证措施，强化安全管理，以提供安全保障。
    
 Domino服务器的安全性都是建立在用户认证的基础上的，通过认证区分用户的合法性，所以认证是限制存取Domino服务器资源的关键。认证过程依赖于验证字（用户与服务器间表明信任关系的电子证书），验证字保存在标识符文件中，该验证和认证过程是相当复杂的，使用了一系列的加密技术，例如公共密钥和对称密钥加密，电子签名和公共密钥验证字等，保证数据的可靠性和完整性，形成了Domino服务器的安全机制。
 
 （四）用户注册
 OA系统合法用户首先必须是Domino服务器的注册用户，经注册的用户将加入公用通讯录内，各用户拥有一个用户标识符（ID）文件，用来唯一标识用户在Domino服务器身份，决定了用户访问服务器时所具有的权限，当用户试图打开服务器上的数据库时，服务器将检查该用户的标识符，看其是否有与服务器相同的验证字，如果有相同的验证字则允许访问，否则便拒绝访问，从而，有效地防止了外界非法用户的侵入。
    
 每个用户都分配有一个专用邮箱文件，各邮箱的空间最大值为100MB，加强空间管理。
    
 将注册后的用户标识符文件邮寄各用户，通知及时更新口令。为防止用户标识符文件被窃取并确保其唯一性，在Domino服务器内设置了“检查口令域”。
 
 （五）OA系统安装
 合强智能办公系统是个完全产品化的软件，安装过程简单，主要分三个步骤：
 1、程序安装。在\domino\data数据目录内产生子目录\OAData，存放OA系统各文件。
 2、文件签名。通过Domino服务器的验证和认证，使其成为合法资源。
 3、系统初始化。由模板文件生成OA系统各模块的初始数据库文件。
    
 合强智能办公系统只需要安装在Domino服务器数据目录内，客户端无需安装任何数据，做到客户端零维护。系统提供了C/S和B/S两种运行模式，采用多数用户使用B/S模式访问OA系统，客户端只需安装有Microsoft IE 6.0程序，减化了维护工作量，只有少数(有兴趣的)用户使用C/S模式，所以，需要在这些客户端安装Lotus Notes R5.08程序。
 
 三、系统主要应用设置
 （一）组织机构设置
 长春市财政局内部设有局长室、办公室、人事处、党委、纪检组、预算处、国库处、行政政法处、教科文处、综合处、企业一处、企业二处、粮食贸易处、农业处、城建处、经济建设处、债务金融处、统计评价处、会计处、社会保障处、财税法制处、监督检查局、政府采购办、国资办、农发办、财政科研所、机关服务中心等20多个职能部门。
    
 合强智能办公系统提供了“组织机构”模块，Domino服务器的注册用户，经加入组织机构后，才能成为OA系统的合法用户。在加入用户前，根据财政局的实际部门岗位设置情况，建立“部门-岗位”图，如下图所示，并将注册用户分配到各岗位内，形成最终的“部门-岗位-人员”树状图。该图具有部门可多级，一人可多岗，一岗可多人等特点，能灵活满足财政局的现在需要，与财政局现有机构设置情况完全一致，并且，该模块管理简单，调整灵活，可很好地适应未来的机构调整、人事变动需要。设置后的组织机构图不但可成为内部通讯录供查询，关键的是系统据此实现工作分配和权限管理，方便系统调用，直观、简便、全面。
 
 
 （二）流程及表单设置
 长春市财政局日常主要有收文、发文、计划上报、工作交办、工作请示、工作联络、请假申请、报销审批、用车申请、物品采购申请、系统维护等多个管理流程，以下着重介绍其中的几个典型流程。
 
 1、收文流程
 长春市财政局的一般收文的工作流程图如下图所示，处理过程简述如下：
 ① 文书对外来文件进行登记后送主任拟办。
 ② 主任填写拟办意见，并根据文件性质决定送局领导批示、或送分管领导批示、或相关处室处理、或返回文书。
 ③ 局领导、分管领导完成批示后，返回文书。
 ④ 文书根据领导批示精神，将文件送相关业务处室处理、或呈有关领导阅示，或归档。
 ⑤ 相关处室按文件要求落实工作，完成后返回领导批示或返回文书。有关领导阅示后返回文书。
 
 
 根据长春市财政局的收文处理业务特点，经需求的确认和分析后，在OA系统“流程定制”模块内完成“收文”流程的定制。
    
 定制过程主要分三步（以下各表内只列出必须选项设置，没列出的均采用系统默认值）：
  
 第一步，流程定义，定义收文流程的基本属性，如下表所示：
 
 
 第二步，环节定义，根据实际工作流程图，规划如下环节：
 
 
 第三步，流向定义，根据实际工作流程图流转特点，规划如下流向：
 
 
 下图为收文处理表单格式：
 
 
 2、发文流程
 长春市财政局的一般发文的工作流程图如右下图所示，处理过程简述如下：
 ① 拟稿。拟稿人完成稿件的拟稿工作，送审稿。
 ② 审稿。由拟稿处室领导完成稿件的审稿工作，如有异议退回拟稿人重拟，无异议决定是送预算核销或送会签，还是直接送核稿。
 ③ 预算核销。预算处完成稿件的预算核销工作，决定是送会签，还是直接送核稿。
 ④ 会签。指定部门完成稿件的会签工作，会签结束送办公室秘书核稿。
 ⑤ 核稿。办公室秘书完成稿件核稿，返回拟稿部门。
 ⑥ 局领导签发。拟稿部门将经审核的稿件送局领导签发，形成正式发文。
 ⑦ 文书登记。经签发的文件由文书进行发文的编号、登记和打印，登记前如有异议返回拟稿部门，无异议则通知拟稿处室稿件已被签批，同时，完成文件的归档工作。