降低企业生产运作成本,提高办事效率,提升管理水平和能力,用什么办法才能让房地产企业实现这样的目标?北京靠山居房地产开发有限公司(以下简称“靠山居”)的答案是:信息化。
统一管理迫在眉睫
靠山居于2000年9月成立,注册资金人民币6000万元,将现代企业制度与靠山居企业文化相结合,围绕北京五环打造低密度住宅是其经营理念。从2001年开始,公司购买了一些电脑等硬件设备,局域网搭建后,又购买了项目投资管理软件、销售和财务管理等软件。但由于缺乏统一规划,这些硬软件设备处于各自为政状态。
“信息化技术的基本作用就是提高效率,但我们的市场信息和内部资源还不能共享,无法实现这一要求。”分管信息化工作的靠山居行政总经理田新华不无遗憾地说。
靠山居的项目分散在北京市周口店、燕山房山等地区。如何打造一套完善的信息化管理平台,对地域分散的分公司及项目进行统一管理,便成了靠山居最重要的规划之一。
靠山居室内设计 一
摆在田新华桌上有四大本厚厚的企业规章制度,这是靠山居几十年发展积累的管理经验,虽然公司内外都认为这套管理制度已经相对完善,但执行起来还存在不少困难,最困难的是流程中的随意性无法完全消除。
以往,虽然每个部门都会规定员工在什么时间完成什么工作,但如果没有完成,有的员工会辩解说:“问题卡在了别人那里”,规章制度却无法对事情做出真实的判断,很难进行客观考核。管理经验丰富的田新华对此感到十分棘手。
“如果有一套完善的信息管理平台,工作流程中所有的信息都会显示在系统中,谁做了哪些工作,问题出在哪个环节,一切就会清清楚楚。”田新华说。
在房地产行业里,人是很重要的资源,人员较大的流动性导致靠山居在知识积累方面焦头烂额。以往由于缺乏信息积累制度和技术手段,每个项目工程师独立支撑一部分工作,一旦发生离职或工作变动,新来的工程师对接手的工作很可能一无所知,所有的工作要全部重头开始,白白浪费大量时间和资源。如何用技术手段规避人才流动所带来的风险,也是靠山居亟待解决的问题。
靠山居董事会了解到,一套好的信息管理平台可以帮助企业实现知识积累的目标,所有的工作按照流程在系统里完成,即使人员发生了变动,其工作和信息还会留在系统里,上一个项目的经验可以被下一个项目复制借鉴。
一步到位还是分步实施?
从2005年起,靠山居开始了信息化建设的讨论和立项。这个过程也不是一帆风顺,如何通过沟通统一思想认识,成为关键问题。
有人认为,信息化建设要一步到位,规划一个大的投资项目,把所有的工作流程都设计在系统中,轰轰烈烈地实施一次,然后就进入信息化时代,万事无忧了。
也有人提出不同看法,觉得信息化建设应该把软件分套实施,各个部门挨个使用,这样比较稳妥,不存在后顾之忧。
房地产行业涉及到的信息管理平台主要包括三块:以信息共享为基础的协同办公平台,企业的核心业务系统——项目管理系统,企业的CRM客户关系管理系统。
房地产企业之间的管理方式不尽相同,即使在同一家公司内部,不同项目的管理模式也不完全一样,短时间内统一上马一套软件系统是件难上加难的事。
通过与房地产行业软件服务提供商的技术人员沟通,靠山居了解到,技术不是最大的问题,重要的是企业先梳理好自己的管理流程,技术才能成为好的工具。
靠山居室内设计 二
田新华参观其他房地产信息化样板企业后也发现,“一步到位”的风险比较大:初期投资数额居高不下,天津一家企业在投资阶段就出现了资金链短缺的问题,导致后期的实施工作不顺畅,不得已整合资源从头开始信息化建设。
“如果采取一步到位的方式,由同一个软件服务提供商为提供服务,批发购买的价格会低一些,但我们不占这个便宜。”田新华说。随着社会的进步和社会管理理念的提升,计算机技术和信息化软件也在相应发展,企业应该顺应潮流,阶段性采用最好、最新的工具和理念为自己服务。
而且,每种技术和软件的应用都会与企业的管理制度相互磨合,干部员工对信息化的认识不断发生着变化,认识水平越提高,信息化手段越能为企业实现好的管理效果。
通过对房地产同行信息化建设情况的考察,结合自身实际,靠山居董事会决定,信息化建设按照统筹规划、分步实施的思路进行,在现有财务等信息化软件基础上,完成合同管理软件系统的实施,并建设企业的信息管理平台,再通过接口的方式把所有的管理软件连接起来,融会贯通。
合同管理软件先行 在房地产行业,合同管理是企业工作的核心,包括销售部门的销售合同、含预算在内的工程合同、人力资源部跟每个员工签定的劳动合同等等。 工程履约过程中,各方面工作要依据合同进行,财务结算也离不了合同;办公室的工作、信息中心的业务、法务、审计、物业等环节,以及出现纠纷怎样调解诉讼等,所有工作都要紧密围绕合同这个中心进行。在房地产企业经济实体中,每个项目涉及的合同至少上百个。 靠山居室内设计 三 靠山居信息中心的刘贵阳,身兼合同管理员的职责,每一份合同签约之后要交到他这里,他对每份合同复印一式三份,分别交给财务、工程、预算。如果一份合同有500页的话,意味着他要先复印1500页,如果其他同事需要,或者遇到工程师调离等情况,他必须大量反复进行复印和管理。 而合同管理软件运行之后,能使合同管理更加规范,降低公司运作成本,更好地防止商业机密流失;合同管理能直接保留工作轨迹,将工作过程中的核心知识都留在了系统里,同时让员工在使用管理软件过程中提高信息化认识,为知识积累和公司的团队建设打下良好的基础。 靠山居统筹规划、分步实施的信息化建设工作已如火如荼地开展起来,搭上信息化的列车,靠山居将走上更科学的集团化发展之路。 |