2007年是电力行业“十一五”信息化规划实施的第二年，今年电力供需的平衡将使更多的电力企业把精力投放在内功的磨练上，把加强管理、强化核心竞争力、降低成本、提高企业效益当作企业最主要的目标。特别是起着国家电力行业调控承上启下作用的省一级电力公司的集约化、精细化管理需求更为迫切。有资料分析，优秀的专业化软件的成功应用，成了省一级电力公司的一大助推力量。日前，榕基软件公司的“电力数字档案全文信息管理系统”在业内受到好评，专家委员会认定：达到国内领先水平，具有良好的示范作用及推广应用前景。
电子文件与电子档案一体化管理的紧迫性
随着信息技术的迅速发展，各专业信息系统及电子商务在企业的广泛应用，产生了大量的电子文件。与传统的文件、档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此对记录的管理工作提出了更高的要求。而在业务综错复杂的电力行业更是如此。以某省级电力公司为例，该公司下属35家企业自1993年开发《文档目录一体化管理》，到1997年《OA电子文件与电子档案一体化管理》仅仅解决了办公自动化系统中电子文件信息的网络采集、信息整合和数据处理。然而档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系。如何利用各个不同的专业信息系统的数据实现电子文件与电子档案一体化管理，于是便催生了这一紧迫性的课题需求。
实现电子文件信息与电子档案一体化、全程自动化管理
榕基数字档案全文信息管理系统的研发，基于这样的理念：立足解决企业信息化环境下产生大量电子文件和电子档案这一实际问题，以系统理论为指导，制定前端控制战略。即利用计算机和网络技术对企业信息和档案工作进行统筹规划，通过设置网络专业信息档案属性，以及网络信息采集工作流程和数据处理方法，使档案工作超前介入各专业信息形成阶段，实现电子文件信息（OA、设计院竣工图、工程图纸管理、合同管理、工程管理、财务管理等系统）与电子档案信息一体化管理即电子文件与电子档案全程自动化管理。
产品创新点之一：“现行文件层、整编文件层和永久档案层”三层管理模式
根据文件－档案的生命周期，榕基数字档案全文信息管理系统创新性提出了“现行文件层、整编文件层和永久档案层”三层管理模式，建立了文件中心、整编中心、数档中心和控制平台，实现了信息管理系统电子文件网络采集、整合、处理、归档全过程数字化。各基层单位将各系统的归档或新增加的文件，经过加密、压缩(压缩解压类软件下载)后通过网络将数据实时传输到省公司同步存储，实现系统内单位的网上报盘功能及档案数据网上移交接收功能。同时，用户只要通过系统的全文检索平台，就可以实现对全省电力系统档案数据进行跨全宗，跨库统一检索和借阅，真正意义上为实现全省电力系统“网上公共档案馆”打下了坚实的基础。
产品创新点之二：十大定制功能，方便了二次开发，方便了使用
榕基数字档案全文信息管理系统成功地开发了全宗定制、门类定制等多种定制功能，通过全宗模版定制、档案分类模版定制、视图模版定制、字段定制、界面定制、报表定制、流程定制、功能定制、查询定制、个性化定制等一系列定制工具，使系统可随着业务的变化而进行自行定制，减少了因业务变动而导致的二次开发费用和时间成本，极大地方便了使用。在不需要任何编程知识的前提下，就能够快速新增和修改档案著录卡片、电子借阅流程、报表目录等设计，以适应业务环境不断变化的需要。
产品创新点之三：多种使用便捷性的用户考虑
一是通过先进的开放式Web Service接口，系统不仅实现与OA、工程图纸管理、合同管理系统、输变电工程管理系统、财务管理系统的无缝衔接，还可与未来各应用系统通过Web Service接口进行数据交互。这一改变使档案管理员告别了繁重、重复的信息处理方式，自动化的归档过程不仅无需手工录入，而且准确高效，大大降低了档案信息处理的成本，提高了企业知识管理的水平。
二是通过与XSD原数据结合，实现系统在操作过程中对档案数据的完整性、有效性进行实时校验。
三是系统提供了全宗、分类模板的导入导出功能，企业既可以根据所属行业导入相应的全宗或分类，也可以导出保存异地发布。这样，使得行业应用更广泛，升级也变得毫无障碍。
四是系统集成万能图档浏览器，能够在不安装任何编辑软件的前提下，直接通过IE浏览器浏览超过450种不同格式的文件，包括2D & 3D的CAD、EDA、Office和绘图格式、影像矢量图等。
应用成效显著
通过某省级电力公司的立项研发，榕基公司解决了该公司以下几个问题。1）连接了省级电力公司及其下属35家企业档案资源的集中存储分布管理。2）实现与OA、合同管理、设计院竣工图纸管理等系统的无缝衔接、网络信息采集、信息整合和数据处理。3）建成上述35家企业的档案目录数据库和档案内容数据库。4）实现档案全文信息的网络检索与共享。5）实现档案业务工作流程自动化管理，包括网络采集、整合、存储、管理、发布、共享，以及实体档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、检索利用等管理业务流程自动化，光盘发布系统能够实现脱离系统、跨平台的目录检索及全文查阅。
专家鉴定委员会一致认为：该系统提出“业务信息档案化”理论并采用B/S多层应用体系结构，应用SOA、J2EE等先进技术进行开发，实现了电子文件与电子档案全程管理；该项目所设计的功能模块和界面处理符合档案业务工作要求，系统开发具有较强的前瞻性和创新性。
具有普遍推广的应用前景
目前，“数字档案全文信息管理系统”的应用以其信息量之大、涉及专业信息之广、提供的信息实效性之快、电子文件保管生命周期之长、使用频率之高、使用范围之大而成为企业信息资源中心，该系统的应用使数字档案信息的永久保存、跨地域及跨系统共享、永久保存和有效利用成为现实，并避免造成信息资源的巨大浪费和重复劳动，极大地提高信息利用率和档案工作效率，促进了档案工作服务企业建设与发展。专家认为，作为专业级的档案管理软件，榕基数字档案全文信息管理系统在实现通用性的同时，充分满足用户个性化的需求，通过集成数据压缩、数字加密、电子批阅、全文检索、万能图档浏览器等先进的信息处理技术，使产品的安全性、灵活性、通用性和可扩展性上升到一个新的层次，其功能涵盖了档案管理的全过程。榕基数字档案全文信息管理系统的成功应用，具有普遍推广意义。