大连市保税区成功案例－GK为电子政务保驾护航

 客户背景
   大连市保税区主要职能部门包括海关、公安消防、工商、税务、检验检疫、外汇，保税区开发公司包括集团公司、三联发展有限公司等。保税区就是集自由贸易、出口加工、物流仓储及保税商品展示交易等多种经济功能于一体的规划区。主要是为了进行投资、招商引资、与国际接轨，建立进出口贸易往来。保税区的管理需要综合、完善的信息化管理体系，以确保保税区的工作及时、有效的实施。因此保税区的电子政务建设是重中之重。保税区与点击科技合作，采用点击科技专门设计的协同软件平台，建立了高效率的自动化、网络化和智能化的协同办公系统，实现了政务工作的协同化、数字化目标。
 客户需求
   大连市保税区近年来先后也开发过多个系统，目前这种各系统相对独立的现状，无法形成保税区政府整体电子政务工作平台，这与电子政务建设一个窗口对外的要求相差较多，不利于各单位系统办公，不利于企业和民众了解政府，不利于政府为企业、民众提供高效、优质的服务，直接影响保税区政府的整体形象。为此，保税区政府拟建设统一的电子政务软平台系统，既是政府及所属各部门的内部办公平台，也是各种应用系统的支撑平台。
处于对可持续发展的考虑，保税区政府要求该协同政务解决方案的设计能够从区政府各职能部门日常办公的实际需求出发，实现一个办公自动化、管理现代化、决策科学化、服务信息化的电子政务协同办公系统。在这样的原则下，保税区政府提出如下需求：
区政府职能部门之间日常办公需求
电子公文交换。在区政府内部和区内各局、委之间日常办公中存在大量的文件、信息及与之相关人员。如何实现各委、局之间公文的安全传递，建立公文资料库，便于各类公文的查阅，对提高工作效率，减少重复工作具有实际意义。因此，适应区政府的协同政务平台应该具有强大的电子公文交换功能。
   电子邮件。在区政府内部和区内各委、局之间日常办公中，通知传达通常是以电子邮件的形式进行，建立区政府专用的电子邮件系统，实现专用邮件与个人邮件一体化收发，以及保障邮件有效的安全、防毒措施是区政府在选择协作平台的重要因素之一，甚至有时候是关键因素。
区政府与区内各局、各委的沟通需求
保税区政府工作的中心是接受上级组织的通知和命令，及时对下级组织机构进行传达，同时要协调区内各局、各委的工作，并为区内相关局、委提供相关咨询、信息反馈等通道。需要一个跨组织的协同工作平台，将区政府与区内各局、各委有机的联系在一起，从而进一步加大保税区政府领导区内各局、委工作的力度。

 解决之道
   为了满足上述多方面的要求，提高系统的性能，降低使用成本，保税区政府通过竞标选择了点击科技协同政务平台解决方案。该方案的架构是结合了对等网络（P2P网络）、C/S、B/S三种体系结构的混合型系统构架。系统结构由“网络服务中心（中央服务器）”、“群组服务器”以及“客户端工作平台”三级设备组成，区政府可根据自身实际情况选择系统应用架构。保税区政府协同政务平台架构如下图所示。

 综合通讯
   在各种办公条件下，如何实现方便、快捷、安全、易用的通讯，是保持与提升工作效率关键。点击协同应用系统包含了一个与主流电子邮件软件高度兼容的邮件收发工具，整合了语音邮件、实时通讯、语音聊天、手机短信、通讯加密、数字签名等技术，构成一套完整的商用综合通讯工具，并通过强大的名片管理、资料关联等增强功能，达到方便、快捷、安全、易用的目标。办公人员通过GK-STAR不但可以与本部门的人员进行交流而且也可以与大连保税区其他部门的人员或者大连保税区以外其他单位的人员进行联系，人员之间还可以进行语音聊天从而在为用户节约了大量的通讯费的同时也为用户节省了很多的时间。
 流程管理
   本系统是实现大连保税区内部各级部门之间、大连保税区管委会与其他管委会之间的办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的具有战略意义的协同应用系统。它的总体思路是：“以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成一个覆盖整个政务的办公信息系统，提供管委会与其他专用计算机网络之间的信息交换，建立高质量、高效率的政务信息网络，为领导决策和办公提供服务，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。”
      因此，在竞开协同应用系统平台上建立适应大连保税区管委会办公自动化需求的功能强大的、应用开发容易的、方便管理的、界面友好的各种应用，是大连保税区办公自动化系统成功的关键。
大连保税区日常办公与协作过程中，经常会遇到公文传阅、文件上报、合同审批、报告请示等与工作流程相关的信息管理工作，在集中办公情况下，这些处理都是比较容易完成的，但是在领导或组织成员出差等情形，需要远程办公的情况下，如何保证公文传送的及时性、准确性与安全性，是一个突出的问题。
    通过GK-WORKFLOW公文流转、远程审批、公文管理三大应用，在公文流转的过程中人员随时可以看到流程的进展情况，公文流程变得十分透明，同时也方便了公文的催办,同时Gk-Workflow的大多数功能都可以离线单机完成，大连保税区办公人员可以离线创建新的公文，可以离线审批、离线查询历史公文等。当公文处理完毕后，会自动进入相应的历史公文目录中存档。这样大连保税区内所有成员不仅可以有效地管理、查询历史公文，还可以实时察看公文流转的状态，便于督办和催办。
     同时GK-WORKFLOW还提供了Client/Server模式的工作流管理系统，该系统可以方便地编辑各种工作窗体，快速进行角色、人员、部门与流程的定制，方便灵活地定制出适合大连保税区的工作流程，实现在网络环境下的公文发起、流转、审核、批注、跟踪、存盘等功能，真正实现远程化、无纸化办公。公文流转的过程中，除了使用数字签名与认证技术进行安全控制以外，配合手写板等设备，还可以保留审批者的笔迹或批注，支持手写签名、图章签名等多种签名方式，与传统的工作习惯保持一致。

 客户收益
 大连保税区将工作流与协作区充分相结合从而达到人员协同工作，在避免了信息孤岛的出现的同时达到了提升团队整体效率目的。在加快公文传送和审批效率的同时优化了大连保税区的内工作流程。
 大连保税区目前已经实现无纸化办公，大大降低办公成本和费用。由于大连保税区采用了点击科技提供的渐进式的信息化建设模式所以大大的降低系统建设和维护费用，实现原有系统增值。并且该系统还支持二次开发可以对用户原有系统进行扩展和升级。
 大连保税区在进行公文流转时，流程管理员可以对公文的处理过程实时监控。公文在流转过程中提供多种自动提醒方式，从而减少了人为差错和延误。在公文流转过程中还实现了大连保税区复杂的用户多级管理功能。
 竞开协同应用平台具有良好的扩展性，能够满足大连保税区不断增长的信息化需求。配合点击科技出品的其他管理软件，可以使实现全面的政府级的信息管理。