在我国档案馆，一批30多年前录制的录像带，由于放映设备缺失，正濒临“长睡不醒”的危险。目前，能放映这些录像带的设备都找不到1台。

　　由于电子文件依赖特定设备才能读取，而目前各单位形成的电子文件在存储格式等方面又缺乏统一标准，从长远来看，众多电子档案将来也会面临着与这批录像带相似的命运。 
 
“这种情况如不迅速改变，不利于电子文件的安全保管、长久流传和共享利用，直接影响国家数字记忆的保存和电子政务效能的发挥。”国家档案局杨冬权局长表示。

　　在这样的背景下，一场电子文件管理标准化的试点在全国档案系统拉开帷幕。近日，正在建设中的我国首家省级电子文件中心——安徽省电子文件中心向人们展示了在这方面取得的进展。

　　在电子文件中心的操作界面，点击“接收”按钮，省国税局的23个文件迅即传入系统，元数据、内容、电子签名等一系列电子文件信息相当齐备。“以前可没这么轻松。各单位的电子文件利用局限于本单位内部，基本都要重新著录才能进入文件中心。信息割据的情况非常严重。”一位技术人员这样告诉我们。

　　这种情况不只出现在安徽。国家档案局2006年进行的调查显示，已有近80％的中央和国家机关、中央企业采用办公自动化或电子政务系统，产生各类电子文件近2亿件。这些文件种类复杂、格式已有数十种，操作系统、自行开发的应用系统也有几十种，约有一半分存在档案部门之外的众多单位。

　　2005年年底，安徽省启动电子文件中心建设，省档案局与省信息办牵头，组成了省委办公厅、省政府办公厅等多部门协作的项目试点工作组。项目组学习国内外电子文件管理的先进理念，制定出解决电子文件长期有效性问题的档案行业标准——《电子文件管理细则》。针对各单位不同办公自动化系统所产生的电子文件，采取“输出输入一致性”规范，使各单位形成的电子文件在电子文件中心统一接收、管理、保存、利用。

　　“这是一场由传统档案管理向现代化管理转型的变革。”安徽省档案局李学香局长说。标准确立之后，安徽省政府办公厅、省工商局在内的首批11家单位开始向省档案局移交电子文件。省档案局黄玉明副局长介绍，“我们将内容文档、元数据和电子签名按ＸＭＬ对象封装起来，能够使电子文件摆脱对特定软硬件的依赖，从而保证电子文件的完整性、真实性、有效性和长久可读性。”国家档案局局长杨冬权表示，安徽、江苏、陕西等省的探索，为国家电子文件中心建设提供了可资借鉴的宝贵经验。