孟晓芹(中国兽医药品监察所，北京 年10月10日至10月30日，笔者随农业部档案现代化管理工作考察团，对美国的档案工作进行了为期21天的培训考察。通过这次培训考察，我对美国的档案工作有了一个初步的了解，不仅学到了美国档案管理的先进理念，还达到了开阔眼界，增长知识、学习经验的目的。

1.美国档案管理的基本情况 

1.1 美国档案管理体制

美国是联邦制国家，它的档案管理体制是分散式的或者说是松散型的，各个档案馆有较大的独立性和自主权。美国的档案机构可以分为三种：联邦政府档案机构、州县市档案机构、公私企业和非盈利组织的档案机构，这些机构互无统属关系。        

联邦政府档案机构为国家档案与文件署，1949年由美国国家档案馆改组而成，为联邦总务署的直属局，国家档案馆成为该局的一个组成部分，对联邦政府的档案工作实行集中管理。1950年颁布《联邦档案法》是联邦政府档案工作实行集中管理的法律依据。该署的主要职责是：① 掌管美国总统、联邦政府各机关、国会、联邦法院等的档案。②监督和指导联邦各机关的文件管理。对非联邦机构的档案工作没有监督指导权。在联邦政府系统内档案工作是实行高度统一管理的。           

美国各州县市的档案机构是非联邦档案的保管机构，全国各州实行分散式的档案管理体制，即联邦档案机构无权领导和监督地方的档案工作，也无权干涉私人企业和社会团体的档案事务。它的档案管理体制是分散式的或者说是松散型的，各个档案馆各自为政，有着相当大的独立性和自主权，有关档案管理的方方面面都由自己决定，并没有哪一个上级机关要求它应该做什么，应该怎么做，这一点和我国有着相当大的不同。这种管理体制非常灵活自由，没有条条框框的限制和禁锢，有利于因地制宜充分发挥各个档案馆的积极性和主动性。

公司与非盈利组织的档案机构包括各类大学、研究机构以及企业的档案收藏机构。按美国法律中关于财产属权的规定，公司与非盈利组织的档案，归这些机构所有，由他们保存，国家档案与文件署无权过问。大学和科研机构一般设档案馆，保存自己的历史资料档案。           

1.2 美国档案的现代化程度

 早在20世纪6O年代末，美国联邦档案机构就开始研究和试用计算机管理档案。到80年代末，就已较普遍地实现了计算机的存储和检索，计算机和网络在档案管理中的运用相当普遍，并发挥着重大的作用。我们参观的美国国家档案馆内保存的所有档案全部实现了电子计算机自动检索，大多数档案馆都已实现了数字化档案管理。

网络技术已经很普遍地应用在各级各类档案馆，无论是在加州还是在华盛顿，无论是国家档案馆，还是高等院校档案馆，都在互联网上建立有自己的网站，对自己的馆藏介绍得十分全面和细致，并有非常完善的服务。借助于互联网，不仅可以了解一个档案馆的基本情况，检索到这个档案馆的全部馆藏，甚至还可以发电子邮件同档案馆的工作人员进行交流和寻求帮助，这样就在最大程度上扩大了档案利用的范围，尽最大可能发挥档案的价值。世界各地的人们都可以通过互联网或者亲自到馆里来查找它的档案资料，没有任何门槛。如我们考察的橙县注册和档案管理局保存的档案可以通过网络提供以下服务项目：文件记录服务、取得官方档案的复印件、出生和结婚以及死亡记录的证明副本、护照服务、公证登记等。           

1.3 美国档案的利用特点

美国在档案的利用方面特点鲜明：一是在档案机构的服务对象方面，作为联邦政府的档案机构其主要的服务对象是针对政府内部的工作人员，其保存的档案是不对外开放的，而州县和院校一级档案馆的大门是向所有人敞开的，档案的利用也不收取任何费用，而且手续简单，只需填写一份登记表就可以了；二是在档案利用的信息化方面，美国档案利用的信息化程度很高，笔者在参观档案馆时看到，有相当多的利用者在档案馆查找资料是借助电脑而不是翻阅纸质文件。计算机查询进一步降低了使用者的查询时间，现在很多使用者甚至足不出户就可以获得他们需要的相关材料。例如美国农业图书馆、国家档案馆、西南地区馆的大多数不涉密资料都可以通过互联网直接查询，使用者无须亲自到档案馆查阅。档案利用的信息化，使得文件材料在利用方面更加快捷。           

1.4 美国档案的来源

档案捐赠是美国档案管理很重要的一个部分，美国档案馆的很多馆藏都来自社会各界的捐赠。档案服务社会，得到社会的认可，社会也乐于将自己保存的档案资料捐赠给档案馆，提供给更多的人。档案馆非常重视这方面的工作，他们通常会积极主动地调查研究社会的利用人群和利用需求，并和相应档案的保存者进行联系，使其自愿将档案捐给档案馆，同时签订档案捐赠协议，确保档案的开放不局限在小范围里，而是面向整个社会，为整个社会服务。           

1.5 美国档案的鉴定和保管

在美国国家档案馆和加州理工大学考察时发现，档案鉴定一般在文件进馆前就已完成，有两个特点值得一提。一是鉴定所依据的保管期限表规定的多为具体时限，短则几个月，长则百年以上。有的还注明特殊的计算方法，如“文件失效后2年“或”文件作废后3年”等等。这就使鉴定具有较强的可操作性。二是美国的档案整理和我国有着极大的不同，美国档案文件的整理工作是充分尊重文件形成的自然规律进行归档整理，有关某一主题的档案文件全部放进一个大纸箱子里，绝不会进行装订。各类档案馆都非常注重对移交进馆的文件的鉴别，根据其价值设定不同的保管期限，对具有长期保存价值的文件，从移交箱盒中取出，不打乱原有的文件分类和排列顺序，放入标准的无酸卷盒中，编号标注在软卷皮上，不在文件原件上作任何标记，不进行装订。这样就在最大程度上保护了档案的原貌，也有助于保证利用者接触到的是第一手资料。整理上比较注重实用性，即保持文件之间的内在联系，不强求外观形式上的整齐划一。每卷档案卷皮无需编写标题，因为有计算机辅助管理，可以方便地找到指定的文件。

2.美国档案工作给我们的启示与思考           

2.1 中、美两国档案管理体制的差异

美国的档案管理体制属于分散管理类型，中央和地方对档案和档案工作实行分权管理、各负其责的原则。联邦政府档案机构只负责管理联邦政府各机关的档案和档案工作，对地方、企业、院校档案机构及档案工作没有指导、监督和管理权。因此，美国州县、企业及院校的档案工作，没有统一的管理体系、管理要求和标准，档案管理灵活性很大。这种随意性给档案工作持续稳定地发展带来一定的困难。而我国的档案管理是严格依照《档案法》的规定，各机关、企业、事业单位的档案实行集中统一管理，定期向档案部门移交档案。我们还有完善的档案行政管理体制和一系列的档案工作制度，依照统一标准开展的档案馆、室目标管理考评等有效的行政管理手段。这对我国的档案工作能持续稳定的发展带来极大的方便。          

 
2.2 美国档案的信息化水平是我们赶超的目标

美国各级各类档案馆都实现了高度的信息化，档案的数字化管理广泛应用在档案信息的存储、提供和利用等方面，具体表现在①缩微技术在档案部门应用十分普及；② 计算机在档案部门广泛应用，实现了档案的自动化检索。           

通过考察，笔者感到美国大多数档案馆都实现了高度的信息化管理，档案的数字化管理与纸质档案并存，给档案的使用者带来了极大的方便。而我国在档案数字化管理方面与先进国家还有一定的差距，大多数档案还是以纸质的形式存在，电子文档的整理还没有完全纳入日常轨道。      

 2.3 以人为本的档案管理理念值得我们学习

客户至上是美国管理理念中很重要的思想，这一点在档案管理上也不例外。在大多数美国人心目中已经形成了一种固定观念：档案如果不积极加以利用就会失去存在的意义和活力。美国各级各类档案馆都以能最大限度为公众提供服务为己任。因此，美国的档案利用非常普遍，民众可以利用档案追溯自己的祖先，研究人员更是把档案作为重要的依据。         

 
和美国相比，我们在档案利用方面存在的差距：一是信息化程度不高，使用不便；二是档案利用观念尚显陈旧；三是档案资源的开发不够。           

2.4 美国档案的整理和鉴定对我们有借鉴作用

美国各级档案馆对进馆档案的整理和鉴定比较注重实用性，文件之间的组合比较灵活，可以是成套性的文件，也可以是同问题的文件。对价值不大的文件仍放在移交箱盒中，不再进行整理。而档案的保管期限一般规定具体时限，从几个月到百年以上。           

笔者认为，美国的档案鉴定和档案整理方面的做法值得我们很好地借鉴和研究。如何简化文件归档手续，制定比较实用的整理方法，将是当务之急。国外成熟的档案鉴定和保管方法，为我们提高档案管理水平提供了学习的模式。           

2.5 努力学习提高自身素质，赶超先进国家是我们的目的考察

学习后感到，档案工作也不是“只有外国的月亮圆”。中国的档案事业乃至中国兽医药品监察所的档案工作也有西方发达国家所没有的长处。诸如完善的档案行政管理体制，有档案法律、法规及档案工作制度，以及档案教育、科研、宣传、出版等档案事业和工作网络等等，是许多发达国家所没有的。只要我们提高档案现代化管理手段和档案管理人员的综合素质，加强档案资源的研究开发和利用，我们就会很快缩小与先进国家的差距，赶上并超过他们，我们的档案事业跻身世界前列将不是梦想。