王云芳　 
　 
　　随着社会日新月异的发展，档案归档、管理实现电子化也是大势所趋。与纸质文件归档相比，电子文件归档是一项更为艰苦更需要细致而且难度较大的工作。
　　在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
　　选好电子文件归档方式和途径
　　经实践检验，利用磁盘、脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：一是借助计算机信息管理网，二是开通电子文件归档专递网线。
　　随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网，这些文件是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件。
　　选好电子文件信息的汇集点
　　电子文件信息的汇集点应是计算机与信息管理部门。单位在设立信息管理中心后，可以根据各部门的工作范畴设立子系统，各子系统收集资料将汇总的数据传给信息中心，再由信息中心处理后输送给各业务管理部门共享。随着时间的推移，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门。不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应入光盘，最好不用磁盘存贮。
　　依靠原纸质档案立卷工作骨干，利用电子技术实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度
　　开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理人员为主体重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
　　要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
　　与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
　　坚持纸质、电子两套制归档，
　　确保档案的安全性
　　由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

　　(作者单位：青岛市城阳区广播电视局)