1、电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。

　　2、简述电子文件的两个基本特征？

　　第一、电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为"数字文件"（Digital Records）

　　第二、电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特事实上的用途和效力。

　　文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。

　　内容是指文件中所表达作者意图的信息；背景是指能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息。

　　结构是指文件内容信息的组织表达方式

　　3、文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。

　　l 4、（内容）、（背景）和（结构）成为构成文件的三种要素。

　　5、电子文件的种类（1）按电子文件的信息存在形式分类：

　　A、文本文件（Text），或称为字（表）处理文件B、数据文件（Data），亦可称为数据库电子文件C、图形文件（Graphic）

　　D、图像文件（Image）E、影像文件（Video）F、声音文件（Audio）G、命令文件，亦称计算机程序（Program）

　　（2）按文件的功能分类可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件（3）按文件的生成方式分类可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。

　　6、简述文件生命周期理论的基本内容？（可能性小）

　　可概括为三方面：文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程；这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干阶段；文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种对应关系。

　　7、电子文件划分为三个阶段，即设计阶段、形成阶段、维护阶段。设计阶段是指电子文件系统的设计、开发和安装阶段；形成阶段是指每一份电子文件在电子环境中产生出来的过程；维护阶段则是指对于形成后的电子文件的技术维护和保管。

　　8、试述或简述电子文件生命周期理论？

　　主要有如下方面：

　　（1）电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这个过程可以纳入统一的电子文件管理系统之中；（2）这一过程依电子文件的功能和价值形态的变化可以划分为若干阶段，不同阶段之间没有明确的界限，处于后阶段的电子文件有向前阶段转化的可能；（3）电子文件在每一阶段因其特定的功能和价值形态而具有不同的服务对象和服务方式，但电子文件的阶段性与其物理位置、保存场所没有对应关系；（4）对电子文件生命全程的管理和监控措施应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中。

　　澳大利亚档案学者弗兰克·厄普沃德提出了连续保管模型。他的理由是纸质文件的那种从生成到处置的线性过程并不适用于电子文件，因为电子文件的本质是动态的和可重复的，同一份文件的不同版本可以在不同的领域使用。

　　9、电子文件生命周期理论是电子文件全程管理原则和前端控制原则的依据和基础。

　　10、简述电子文件的特点？

　　（1）信息的非人工识读性电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号---数字代码，人无法直接识读和理解经过复杂编码的"比特"，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人工才能识读它。

　　（2）系统依赖性电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。

　　（3）信息与特定载体之间的可分离性传统载体信息都被固定在某一载体上，成为不可分离的；而电子文件信息不再具有物理意义上的固定实体状态，可以在不同的载体上同时存在或相互转换。电子文件中的可流动的，具有相对独立性。

　　（4）信息的易变性主要原因有：第一，计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便；第二，电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变。第三，电子信息技术的发展，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现更是对电子信息稳定性的巨大冲击。

　　（5）信息存储的高密度性电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。

　　（6）多种信息媒体的集成性电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机组合，这种文件称为"多媒体文件"。

　　（7）信息的可操作性电子文件中的数字信息不是静态、固态、消极的，而是动态、可变、积极的信息。数字信息的可操作性主要表现在两个方面：

　　第一、由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状态。

　　第二、可以利用已存在的文件信息做其他事情。

　　11、试述电子文件的管理原则？

　　（1）全程管理原则（也是一道简答）

　　电子文件的全程管理是一种全面的管理；电子文件的全程管理是一种系统的管理，建立在"大文件"的概念基础之上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾；电子文件的全程管理是一种过程管理，是通过过程控制实现结果控制。

　　电子文件的全程管理原则应该体现在电子文件管理体制与模式的确定，管理系统的设计和运行，管理制度的内容和执行等方面，以保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制。

　　（2）前端控制原则（也是一道简答）

　　前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。其必要性主要体现在以下两个方面：

　　第一，前端控制是确保电子文件真实可靠、完整完全、长期可读的有效策略。

　　针对电子文件"稍纵即逝"的特点，防止失误、控制差错的最佳时机应放在所有可能出现失误和差错的环节之前。把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程，可以有效地防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏。

　　第二、前端控制是优化管理功能，高管理效率的科学理念。电子文件管理系统不应是对手工管理流程的简单模拟，而应该本着更科学、更合理、更有效的原则对以往的文件、档案管理进行"业务流程重构"（3）真实性保障原则电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保证电子文件行政有效性和法律的基础，是电子文件反映历史面貌，构成社会众，得以作为社会记忆长久保存的前提。

　　原因来自两个方面：一是电子文件信息的易更改性；二是电子文件信息技术的软硬件依赖性（4）完整性保障原则电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。

　　电子文件的基本构成要素包括：载体、内容、物理和智能格式、活动、人员、档案链、背景（5）可读性保障原则电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。电子文件的可读性是其存在和保存价值的基础。

　　12、前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。

　　13、电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。

　　14、电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。

　　15、归档时间应根据电子文件的类型和特点注明文件存储格式、软硬件环境、相关的数据及参数等。通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。（P、X）

　　16、专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，不能转换时应将该软件与文件同时归档。（P、X）

　　17、对于加密电子文件，应解密后再归档。（P、X）

　　18、简述机构内部电子文件的管理模式（1）对电子文件实行统一管理《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》和《电子文件归档与管理规范》中都明确规定机构内部的电子文件、电子档案应该由文件、档案部门归口管理。

　　（2）实行文件、档案一体化管理电子文件、档案一体化管理的最佳实现方式是建立功能涵盖电子文件生命周期全部管理活动的电子文件管理系统。

　　19、简述档案馆电子文件的管理模式（1）集中式保管模式美国、加拿大、英国、北欧等一些国家原则上赞成这一方案。

　　（2）分布式保管模式实践这种方案的典型是澳大利亚。

　　事实上，不管采用保种保管模式，档案馆都在总体上控制着电子文件资源。

　　20、简述数字档案馆（1）关于数字档案馆的概念，主要有两种：一是认为数字档案馆是一种实体概念、机构概念，是一种新的档案馆形态。即依赖数字化技术，对传统档案馆馆藏文字、声音、图像等进行数字化，并对这些数字化档案信息进行存储、传输和处理，在网络化环境中被本地和远程用户存取的一种新型档案馆。另一种认识是，数字档案馆是一种技术模式，是一个数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。

　　（2）数字档案馆与数字图书馆的差异有以下几方面：

　　A、从管理对象上看，数字图书馆以数字化图书、文献信息资源为主体。数字档案馆的管理对象，即国家机关、企事业单位等各种组织和个人形成的文件、档案信息。

　　B、从运作方式上看，数字图书馆是要使整个网络成为一个一体的、虚拟的、有组织、有结构的信息集合，提供统一的跨仓无缝查找。数字档案馆则主要是通过对现有档案机构职能的扩展、增强和集成，以及不同档案机构的联合，分工合作地选择、收集、控制、组织和保存电子文件信息资源，并授权机关、团体、组织和个人对特定信息资源的存取。

　　C、从社会角色定位看，数字图书馆是各类知识信息的资源库，具有广泛的社会性、最大限度的开放性。而数字档案馆存储和提供查询的只是记录社会活动过程和结果的文件信息。

　　（3）数字档案馆的主要功能A、电文文件信息的汇集功能B、电子文件信息的管理功能C、电子文件信息的发布功能

　　21、简述电子文件管理的法律规范电子文件除具有国家立法的权威性、强制性之外，还具有分散性、不配套性，间接性、模糊性等特点。

　　（1）关于电子文件的法律证据性由于电子文件只有在政府、机构或组织管理范围内取得了合法性，才可能具有行政有效性和法律凭证性。

　　（2）关于电子文件的安全问题由国务院发布《计算机信息系统安全保护条例》、它与相关的法律如《著作权法》、《保密法》、《标准化法》、《知识产权保护条例》、《刑法》。

　　（3）关于电子文件中的隐私权问题电子文件中的隐私权问题一般还是要参照《刑法》、《民法》、《行政法》等其他部门法中的一些规定。

　　（4）知识产权

　　22、简述电子文件制度电子文件制度是指国家为管理电子文件和电子文件工作所制定、批准并实施的，人们在从事电子文件工作中必须遵守的政策、掼、规定、程序、准则、方法的总称。

　　主要表现为以下几方面：

　　A、形成者的差异。电子文件法律规范是国家最高权力机关制定的。电子文件制度的形成者则是由中共中央、国务院制定或批准，也可以由国家有关主管机关，中央各部、委、办、局，地方各级人民政府及其有关主管机关拟定和制发。

　　B、表现形式的差异。电子文件的法律规范具体体现为各个禁止性条文、义务性条文和授权性条文等。电子文件制度的具体表现形式为指示、办法、指南、决定、条例、章程、通则、意见、通知、命令等。

　　C、执行方式的差异。电子文件法律规范是通过国家的强来保证的，电子文件制度一般是通过行政手段贯彻执行的。

　　（1）综合性电子文件管理制度是旨在实现电子文件全程管理，较为全面涉及各方面管理要求的制度。它们分别是《电子文件规划：1994/95调查报告》、《电子文件：文献评述》和《电子文件管理指南》我国编写了《电子文件归档与电子档案管理概论》，白城市档案馆制定了《白城市直机关电子文件管理暂行办法》（2）专项电子文件管理制度是依照有关的法律法规和综合性电子文件管理制度的精神，针对电子文件及其管理的某一方面内容而制定的制度。

　　23、专项电子文件管理制度是依照有关的法律法规和综合性电子文件管理制度的精神，针对电子文件及其管理的某一方面内容而制定的制度。

　　24、综合性电子文件管理制度是旨在实现电子文件全程管理，较为全面涉及各方面管理要求的制度。

　　25、电子文件标准是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应该遵守的业务技术规范。

　　26、法律规范主要侧重于宏观的、原则的事物，具有强制性；制度涉及面较广，具有权威性；标准则主要侧重于业务、技术领域，注重对具有多样性、重复性的具有较强的操作性。

　　27、电子文件管理特有的标准：

　　《磁性载体档案管理与保护规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求·第一部分：电子文件归档与档案管理》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求·第二部分：光盘信息组织结构》、《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》、《CAD电子文件管理》

　　28、鉴定价值鉴定（appraisal），即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期限已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理的过程。

　　29、简述电子文件鉴定工作的影响因素（1）电子文件数量的增长（2）电子文件信息的易逝性这就要求将鉴定的时间提前，及早确定每份电子文件的价值和保管期限。

　　（3）电子文件的软硬件依赖性单纯的内容上的有用性不足以构成电子文件保存价值，还必须从技术上保证其处于可利用的状态，这就要求同时从内容和技术状况两个方面展开电子文件鉴定工作。

　　（4）电子文件信息的相关性（5）电子文件信息存储的高密度性

　　30、1984年法国档案学者（哈罗尔德·瑙格勒）首次明确提出（电子文件双重鉴定）的思想。

　　31、简述电子文件鉴定工作的内容（1）电子文件的鉴别工作这项工作回答了"哪些文件需要开展鉴定工作"的问题（2）电子文件的内容鉴定和技术状态鉴定要科学地判断电子文件的保存价值，必须从两个方面入手：一是判断电子文件信息的有用程度，二是判断电子文件有用程度是否具有实现的可能，即检查电子文件的技术善，以明确电子文件的利用价值是否处于可利用的状态。其中以内容鉴定为核心，以技术鉴定为保障。

　　内容鉴定分为归档前鉴定和期满鉴定两种。归档前鉴定，包括自动鉴定和人工鉴定两种方式。技术鉴定由于电子文件保管环境的变换需要进行多次，第一次是在文件归档前进行，以后每次迁移后一般都需要重新鉴定文件的技术状况。

　　（3）电子文件的处置即根据确定或调整了的保管期限对电子文件所作的处理工作，如销毁、继续保存在文件系统中、脱机保存、迁移等。

　　（4）对电子文件鉴定过程的记录

　　32、电子文件的处置即根据确定或调整了的保管期限对电子文件所作的处理工作，如销毁、继续保存在文件系统中、脱机保存、迁移等。

　　33、简述电子文件鉴定工作的特点（1）多维性其多维性表现在两个方面：第一，鉴定范围拓宽，除文件信息保存价值外，还要考虑文件属性及技术状况；第二，鉴定工作与其他多项工作具有密切联系，在内容上有交叉的地方，（2）连续性一份文件从形成前直至制作、归档、存储、利用、迁移、销毁等过程中，需要次鉴定活动。

　　（3）分散性一般而言，电子文件在归档前的鉴定工作主要由电子文件形成部门承担。

　　（4）风险性

　　34、"职能鉴定法"由波兰档案学者卡林斯基提出，"行政官员鉴定论"由英国档案学者詹金逊于1922年提出，"利用决定论"是谢伦伯格得出来的。

　　

　　35、简述电子文件内容鉴定方法的支持因素（1）为谁鉴定及确立电子文件价值主体的问题电子文件的价值主体是全体公民（2）由谁鉴定我国长期以来采取的是档案工作人员、业务人员和有关领导三结合的鉴定组合。鉴定过程也分为"个人鉴定和集体审查"两个部分（3）文件价值文件对形成机构内部利用者的原始价值，又称第一价值，对机构外部利用者的从属价值，又称第二价值，其中从属价值又分为证据价值和情报价值。认为档案具有两个方面的基本价值，一是凭证价值；二是情报价值。

　　从微观角度研究电子文件的有用性时，应注意以下几方面：

　　A、微观文件的价值是指记载内容范围较小或时间较短的文件B、程序文件的依附价值

　　36、简述电子文件内容鉴定的基本方法内容鉴定法和职能鉴定法渐渐成为电子文件鉴定采用的两种基本方法。

　　首先，职能鉴定法的视野广阔，内涵深刻。以职能因素为标准鉴定文件能较为客观地反映各个历史时期社会的真实状态。其次，职能鉴定法的效率高。职能鉴定法从总体上判断机构形成有价值文件的能力，而不是直接对文件加以处理。

　　此外，职能鉴定法关于"为谁鉴定"、"由谁鉴定"、"文件价值"三个要素的分析较准确因此，职能鉴定法是电子文件鉴定的基本方法，内容鉴定法是电子文件鉴定的辅助方法。

　　37、电子文件内容鉴定的步骤（1）制定电子文件保管期限表为提高电子文件保管期限表的实际效用，应从四个方面入手：第一，将保管期限表制定工作纳入电子文件系统的设计工作，与电子文件鉴别工作同步进行；第二，仔细研究国家统一规定的通用保管期限表和行业保管期限表，以及本单位以前针对纸质文件制定的保管期限表，着重考察纸质文件中无对应类型的电子文件的保存价值；第三，指定文件形成部门专人配合档案人员完成电子文件保管期限表，如果需要的话，可以聘请档案行政管理部门或综合档案馆的工作人员对保管期限表的制定进行指导咨询；第四，电子文件保管期限表应该具体、可操作性强，文件保管期限的划分因为不必顾及纸质文件立卷时关联文件相对集中的要求，档次区分的跨度可以更小一些，保管期限表还应具有可拓展性，以便及时更新与补充。

　　（2）将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护（3）鉴定归档前的文件（4）鉴定期满文件

　　38、简述电子文件的技术鉴定（1）真实性鉴定（2）完整性鉴定完整性鉴定可以分为检查文件要素和检查要素集中手段两个方面。

　　（3）可读性鉴定主要包括四方面的工作：

　　第一，检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件、文字材料是否齐全、完整。

　　第二，检查电子文件的信息存储格式是否符合归档要求。

　　第三，核实归档或迁移时填写的文件运行的软硬件环境、版本号是否正确。

　　第四，检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件。如发现有很小的错误，可清洗后再读，以确认其可读性。

　　（4）无病毒鉴定（5）介质状况检测

　　39、简述电子文件的处置处置工作应依据如下两方面因素：第一，电子文件保管期限表；第二，经过有关部门或领导签字的鉴定报告。

　　（1）销毁电子文件的销毁应采用与文件密级相适应的方法。

　　（2）保存A、保存在文件管理系统中B、脱机保存C、缩微D、迁移 

 40、电子文件归档范围确定电子文件的归档范围时，应参照执行国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》

　　41、双套归档制下纸质文件的归档范围我国规定在电子文件归档的同时，应归档相同的纸质文件，这就是"双套归档制"。

　　42、对于法律凭证问题还未解决的电子文件、有密级的电子文件、在技术环境变迁下难以维护真实性的电子文件等，则必须实行双套归档制。

　　43、电子文件归档方式有两种：逻辑归档和物理归档

　　44、逻辑归档在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

　　45、简述采用逻辑归档的机构一方面，档案部门能够掌握归档文件信息，归档文件的著录信息及存储地址应自动保存到档案部门的数据库中，以方便其他人员的查询；另一方面，文件生成部门仍然可方便地使用该文件，但不能修改和删除。

　　46、物理归档把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

　　47、物理归档的方式又可以区分为以网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。

　　48、电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。

　　49、一般来讲，逻辑归档尽可能实时进行，以免发生失控

　　50、电子文件归档工作的要求（1）"前端控制"的思想在归档阶段应得到充分体现（2）电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作同步

　　51、简述归档电子文件的质量要求（1）齐全完整（2）真实有效指文本文件应是最后定稿（3）格式规范我国规定归档电子文件的格式应为工业标准。

　　（4）一式两套物理归档的电子文件一般要求有一式两套脱机文件，其中一套封存，一套提供利用。必要时还可以一式三套，其中两套封存，异地保管。

　　（5）经过整理整理完毕后，还应填写统一的《归档电子文件登记表》

　　52、移交双方按照《归档电子文件登记表》清点归档材料，对归档文件进行全面的检查验收，在确认归档文件的技术状况合格、相关材料齐全后，双方在一式两份的《归档电子文件登记表》、《归档电子文件移交检验表》、《电子档案接收检验登记表》上签字盖章，各留一份，保存备查。

　　53、电子文件检索的含义广义的检索包括存储和查找两个相反方向的过程---存储具有检索意义；狭义的检索仅指文件信息的查找过程。

　　54、表达检索标识的用语不仅包括检索语言，还包括一些自然语言。

　　55、简述电子文件检索的种类（1）按计算机处理方式划分电子文件检索可以分为脱机批处理检索、联机检索两种。

　　批处理检索是将用户的查找要求进行分批处理，对用户提问不立即回答，而是集中起来，送入计算机统一处理。

　　联机检索是指用户通过计算机终端，以人--机对话的方式直接对文件信息进行检索、浏览、输出。

　　（2）按计算机处理技术划分，电子文件检索可以划分为布尔检索、截词检索、加权检索、原文检索、超文本检索等。

　　截词检索是模糊检索的一种主要方式。按截断的位置来分，截词可分为前截断、后截断和前后截断三种。"前截断"也称"后方一致"，即检索用词与词表或信息库中存储词完全一致或后半段一致均为命中。

　　以上三种都是运用标引词进行检索的方法。

　　56、简述电子文件检索和档案计算机检索差异主要表现在以下几个方面：

　　（1）两者的工作基础不同档案计算机检索的对象是机读目录；电子文件的检索则是以电子文件目录以及电子文件全文为检索对象（2）两者的技术手段不同档案计算机检索所运用的技术手段一般是采用单机形式；电子文件的检索则采用复杂得多的网络技术（3）两者的服务模式不同档案计算机辅助管理强调的仍然是档案馆（室）内部信息的加工，而不是利用。档案计算机检索采用的是以档案馆（室）为中心的服务模式，电子文件检索采取的是一种完全以用户为中心的服务模式。

　　57、简述电子文件检索与其他管理环节的关系（1）部分收集工作的内容将转由检索系统的开发来承担这种由实际拥有向文件资源存取发展的趋势是不可避免的。一定量的物理保存是相当必要的，尤其是对于社会记忆的积聚地---档案馆。

　　（2）检索工作对整理工作提出新要求文件和档案的整理一般分为两类：实体整理和信息整理。原来占很大比重的实体整理工作将弱化、简化，信息整理则呈强化的发展趋势。

　　（3）检索工作同时包含着安全保护工作的内容检索连接文件系统输入和输出两个接口，容易出现泄密、篡改、删除等问题，一般宜结合技术与人工干预双重手段，采取相应的安全保护措施。安全保护措施可分为两类：第一类针对的是人员，第二类针对文件。

　　58、电子文件检索系统目前可以利用的技术包括：

　　多媒体技术、触摸屏技术、虚拟实在技术

　　59、检索语言是根据检索的需要而创制的、表达文献主题概念和检索课题概念的人工语言。检索语言由语汇和语法构成。

　　60、档案文件的检索语言主要包括分类检索语言和主题检索语言两类。分类检索语言以分类号作为文件的检索标识，现有的分类语言词典是《中国档案分类法》。主题检索语言以主题词作为文件检索标识，现有的主题语言词典是《中国档案主题词表》

　　61、电子文件检索语言呈现出一些新的特点和趋势（1）分类语言和主题语言向一体化方向发展（2）自然语言和检索语言综合应用的方向发展

　　62、专家系统一般由知识库、推理机制、解释工具、知识获取工具和人机接口组成。

　　63、说明电子文件检索专家系统的功能（1）帮助用户表达自己真正的信息需求（2）选择主题词（3）改进检索策略

　　64、著录作用体现在三个方面：

　　第一，当需要关于所需文件的信息时，便能获得第二，当需要关于所需文件中的信息时，便能获得第三，当需要文件原件时，便能获得。

　　65、电子文件著录是指通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景以及文件系统的信息，准确描述电子文件的过程及成果。

　　66、电子文件著录的特点（1）全要素文件三要素：内容、结构和背景（2）全过程（3）综合性这里的综合性是指著录手段的综合性（4）多级性全宗、大类、属类、小类、案卷直至单份文件著录

　　67、文件级以及案卷级的著录工作一般应由电子文件形成部门完成，著录文件与电子文件同时归档

　　68、著录标准：《国际档案著录（通则）》[ISAD（G）（第2版）

　　69、电子文件著录项目（P76-78页）

　　迁移者、归档或销毁时间、迁移前载体类型、迁移前盘带号、机构史或传记、保存史、软硬件平台项（包括：机器名称及型号、网络硬件环境[产品名称及型号]、网络系统名称及版本、操作系统名称及版本、应用软件名称及版本、迁移前硬件环境、迁移前软件环境、文件类型、迁移前文件类型、文件签署所用技术）、电子文件名、迁移前电子文件名、路径名、迁移前路径名、版权/限制复制

　　70、密级是指文件的机密程度，划分为公开级、国内级、内部级、秘密级、机密级、绝密级。

　71、标引分析电子文件的内容并赋予其规范化检索标识的过程。

　　72、按照使用的标引语言，标引可以分为自由标引和受控标引，自由标引是指直接使用未经规范的自然语言进行的标引，如关键词标引。受控标引是指使用统一的规范化语言进行的标引。

　　73、自动标引是指利用计算机技术自动完成对文件题名、提要，直至全文的处理，抽取关键词并规范成主题词或分类号的过程。

　　74、从标引的深度来分，有全文主题标引和题名主题标引；从选用的标引词来分，有主题词标引和关键词标引。

　　75、全文自动标引的方法主要有单词标引、短语标引及语义标引三种类型。

　　76、题名关键词自动标引是我国档案部门主要采用的自动标引方法。方法主要有词典匹配法和分词抽词标引法。

　　77、元数据是数据的数据。由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间、地点、人员、活动、文件系统、结构及内容等方面的具体数据。

　　78、简述元数据与著录信息的联系与区别（1）就内容而言，系统自动记录的元数据中某些可以直接转化为著录信息，某些著录信息无法从元数据中提取（2）就作用而言，元数据的作用要广泛得多，著录的作用包括登记、介绍、报道、交流和检索，而元数据的作用除了便于检索之外，还包括保护电子文件的长期真实性，保证其凭证性、长期可读性（3）就生成方式而言，元数据是文件管理系统在文件形成与管理过程中自动形成，而著录信息的生成则是借助于自动著录和人工著录相结合的方式。

　　79、简述电子文件Web检索的特点（1）借助超级链接表示多种检索途径Web提供多种链接方式，包括来源方面的、时间方面的、主题方面的等，为用户提供多条检索途径。

　　（2）检索界面统一、友好Web浏览器为用户提供了图形检索界面。此外，完善的导航将引导用户自由浏览文件、档案信息，改变过去呆板、僵化的表格式检索提问（3）检索系统相对持久稳定（4）集成多种检索技术Web技术有多种，集成化是其发展的趋势，如数据库技术与超文本技术的集成。

　　（5）传播文件、档案管理知识通过检索途径的预先设计，体现了档案管理者的专业知识，使用户在不知不沉中接受了文件、档案管理知识的熏陶。

　　80、电子文件Web检索的步骤（1）建立网站（2）加工检索信息，组织检索数据库（3）实现文件信息的共享

　　81、电子文件网络检索系统评价指标：数据覆盖率、链接系统数、各类型数据比率、查全率和查准率、响应时间、可存取性、费用

　　82、简述电子文件利用特点中共享性主要表现在哪三个方面？

　　（1）首先，同一文件可以在多台计算机上共享，打破"文件份数"对利用者人数的限制（2）其次，通过远程访问技术，打破了"地点"的限制。

　　（3）对于上网的公共文件信息，可以在任何时间内查询，打破了"利用时间"的限制。

　　83、电子文件利用的特点共享性、复用性（由数字信息利用的无损性，使得电子文件的复用性远远优越于其他载体形式的文件）、交互性、多样性（一次文献---原件的利用；二次文献----目录；三次文献---编研产品的利用）、开放性

　　84、简述电子文件利用的原则（1）广泛原则电子文件信息是人类的文化财富，促进电子文件信息价值的最大化（2）便利原则（3）安全原则电子文件信息具有易更改性和对软硬件平台的依赖性等特点，应保护电子文件的安全安全原则包括两个方面的具体内容：一是保护文件的完整性和真实性；二是保护机密电子文件信息不受侵害（4）经济原则电子文件的利用比传统文件的成本更高，尤其是网络化利用，文件和档案管理人员应树立成本效益观念。减少不必要的资源消耗。

　　85、电子文件利用的障碍及对策（了解）

　　社会环境方面的障碍、信息技术方面的障碍、文件、档案工作自身的障碍、法律、法规方面的障碍、体制方面的障碍、政策方面的障碍、标准方面的障碍、观念方面的障碍

　　86、简述电子文件利用的规定在哪些方面做出明文规定第一，公民的利用权；第二，公民的隐私权；第三，国家权益的保护；第四，知识产权的保护；第五，电子文件行政有效性和法律证据性的确立；第六，非公共的文件、档案信息资源的开发利用。

　　87、电子文件的开发利用可分为开发（加工）和提供利用两个方面的基本内容，开发工作是利用服务的基础和前提条件，利用服务是开发的后续性工作，体现着开发工作的成果。

　　88、文件开发利用工作的基本任务就是解决文件形成无序和利用有序的矛盾。

　　89、按照电子文件信息加工部门和服务部门的不同，可将电子文件信息资源开发方式划分为几种？

　　（1）自行开发，面向最终用户直接提供服务具体的服务项目包括建设检索系统，提供各种检索服务；提供电子文件拷贝；出售信息加工产品；提供咨询服务等。

　　（2）自行加工信息产品，提供给中间服务商（3）与其他部门合作开发电子文件信息资源

　　90、电子文件的编研根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。

　　91、计算机技术的利用给工作带来哪些不同（1）编研时间大为缩短（2）编研成品内容更为丰富其丰富表现为：

　　第一，多媒体技术如数字、图像、声音等中的信息数字化，利用多媒体编辑程序，加工成多种形式的编研成品，提高了利用者的接受程度。

　　第二，内容与载体可以分离，增加了多种信息资源互相结合的可能性，使编研成品具有多种编排体例，满足不同用户的利用要求。

　　（3）编研成品的形式更为多样化（4）编研成品的传播更为方便快捷（5）编研工作者的组成更为复杂（6）更应该注意知识产权的保护

　　92、电子文件的利用类型有：（1）有偿服务和无偿服务；（2）网络在线服务和离线服务；（3）主动服务和被动服务；（4）普及性服务和专题性服务

　　93、电子文件的利用常见的服务方式有：就地阅览、出借、复制供应、咨询、网站服务、局域网服务

　　94、就地阅览指开辟阅览室，供利用者直接查阅利用电子文件。

　　95、出借是指按照一定的制度将有关文件借给用户的服务方式。

　　96、复制供应是指以电子文件及其信息加工产品的各种载体形式的复制件向用户提供利用的一种方式。

　　97、咨询是指档案人员以电子文件信息为依据，以口头或书面形式，为用户解答有关电子文件及其管理状况一种服务方式。

　　98、网站服务即档案部门在互联网上建立网站，提供多种信息服务，包括网络检索、网上展览、法律法规标准公布、专题讨论、其他档案网站资源、馆藏编研成品出版信息发布等。

　　99、局域网服务是指档案部门通过局域网（通常是机构内部网）提供电子文件及其加工信息的服务方式。局域网服务和网站服务两者最大的区别在于文件信息的控制方式。

　　100、电子文件保管的技术主要表现在哪里？

　　（1）保管和日常维护的技术难度增加（2）电子文件管理成本增加（3）结构的复杂性影响文件的真实性、完整性、系统性（4）电子文件的共享性给信息保管带来不安全因素（5）电子文件原始性确认难度较大

　121、对称加密体制也称（私钥体制），这类算法的代表是（在计算机专网系统中广泛使用的DES算法）。非对称型加密体制也称（公钥体制），其特点是（有两个密钥）（即公用密钥和私有密钥），只有二者搭配使用才能完成加密和解密的全过程。在INTERNET中得到了广泛应用。在实际通信中通常采用的是（公钥加密体制）。

　　122、信息技术认证的分类数字签名技术、身份识别技术、消息认证

　　123、认证的目的有哪些？

　　一是验证信息的发送者是真实的，而不是冒充的；二是验证信息的完整性，即验证信息在传送或存储过程中未被篡改、重放或延迟等。

　　l 124、安全认证体制需要满足哪些要求？

　　（1）预定的接收者能够检验和证实消息的合法性、真实性、完整性。

　　（2）消息的发送者对所发的消息不能抵赖，有时也要求消息的接收者不能否认所收到的消息。

　　（3）除了合法的消息发送者之外，其他人不能伪造合法的消息。

　　125、数字签名法是签名以数字形式存储并能在通信网络中传输的方法，数字签名实质上是公钥加密算法的一种用法。

　　126、从接收者验证签名的方式可将数字签名分为（真数字签名）和（仲裁数字签名）两类

　　127、简述数字签名算法有哪些（1）普通数字签名，又叫自认证数字签名，有RSA算法和美国国家标准局提出DSA算法（2）不可否认的数字签名（3）盲数字签字算法（4）群数字签名

　　128、身份识别技术最常采用的是（通行字口令方式）

　　129、身份识别系统中记录通行字的单向函数值，实质上是一种（不可逆的加密算法）。其特征是加密过程（不需要密钥），并且经过加密的(数据无法被解密)，只有同样的输入数据经过同样的不可逆加密算法才能得到相同的加密数据

　　130、消息认证是指使接收者能够检验收到的消息是否真实的方法。主要内容是检验消息的源与宿、检验消息的完整性等。

　　131、消息的源与宿认证可由（数字签名技术）和（身份识别技术）来进行。

　　132、病毒有哪些分类引导型病毒、可执行文件病毒、宏病毒、混合型病毒、Internet语言病毒。

　　133、计算机病毒一般有哪些特征？

　　攻击性、传染性、隐蔽性

　　134、简述对病毒的防治方面要做哪些？

　　2001年考过J（1）用户要树立"预防为主，防治结合"的观念，不要心存侥幸，寄望于病毒发作后的恢复手段。

　　（2）在管理上要制定严格的规章制度，贯彻防毒原则。

　　（3）要灵活运用各种软硬件技术，确定查杀方案。

　　135、在网络中人们通常使用（磁盘镜像）和（磁盘双工）技术作为备份手段。

　　136、磁盘镜像是在同一通道上有两个成对的磁盘驱动器及盘体，它们不间断地存储和更新同一文件。

　　137、磁盘双工分别接在两个通道上的两个磁盘做成镜像，在磁盘及通道损坏时都可以起到保护作用。

　　138、简述备份管理制度（1）应当明确备份方式，对于静态数据可采用定期备份，对于实时系统最好使用实时备份的方式，以避免宕机延误的损失（2）选择适当的备份形式，（3）确定备份存储设备，结合单位实际情况和设备特点选择（4）进一步完善备份策略，形成备份制度。

　　139、按照备份的内容有[增量备份（对增加的数据进行备份）、全备份（对所有的数据进行备份）、集成备份（对整个系统，包括数据和程序进行备份）]等选择方式；按照备份的状态有（脱机备份）和（联机备份）两种方式；按照备份的日期选择（日备份、周备份、月备份）等

　　140、目前实现网络信息安全的技术主要有哪几种？

　　（1）防火墙其特征是通过在网络边界上建立相应的网络通信监控系统，达到保障网络安全的目的。实现防火墙所用的主要技术有数据包过滤、代理服务器、监测型防火墙等（2）漏洞扫描技术漏洞检测技术就是自动检测远端或本地主机安全脆弱点的技术。

　　（3）入侵检测技术入侵检测是对计算机和网络资源的恶意使用行为进行识别和响应处理过程。

　　141、防火墙所用的主要技术有（数据包过滤、代理服务器、监测型防火墙）等

　　142、代理服务器即代理型防火墙，它位于客户机与服务器之间，完全阻挡了二者间的数据交流。

　　143、漏洞检测技术通常采用两种策略，即（被动式策略）和（主动式策略）。

　　l 144、简述电子文件长期可存取技术的手段有哪些？

　　（1）仿真它制造了一种能运行过时软硬伯的软件，在运行过程中对过时软硬件进行模仿。通俗地说，仿真软件就是升级了的软件（2）迁移将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境上的复制称为迁移。

　　（3）载体转换保护技术是指将技术过时的电子文件适时地转移到缩微品或纸上，不再使用计算机软硬件进行读取，这种方法避免软硬件技术过时带来的读取困难。

　　145、仿真它制造了一种能运行过时软硬伯的软件，在运行过程中对过时软硬件进行模仿。通俗地说，仿真软件就是升级了的软件

　　146、迁移将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境上的复制称为迁移。

　　147、载体转换保护技术是指将技术过时的电子文件适时地转移到缩微品或纸上，不再使用计算机软硬件进行读取，这种方法避免软硬件技术过时带来的读取困难。

　　148、信息系统是一系列相互关联的可以输入、处理、存储、输出数据和信息并提供反馈机制以实现其目标的元素和组成部分的集合。

　　149、信息系统模型主要包括（叙事模型、物理模型、图示模型和数字模型）

　　150、信息系统运行机制为：（输入、处理、输出和反馈机制）

　151、信息系统有（事务处理系统、管理信息系统、决策支持系统和专家系统）

　　152、文件管理系统是计算机操作系统提供的一项重要功能，由软件、被管理的文件以及为实施文件管理所需要的数据结构共同组成

　　153、简述操作系统中文件管理系统和电子文件管理系统的差异？

　　（1）管理对象不同文件管理系统是信息的管理程序，它管理所有存储在计算机外存上的，以一定文件名组织在一起的数字信息。电子文件管理系统的对象则是在机构或个人活动的开展、执行和完成过程中产生或收到的，能够成为该项活动的证据的信息。

　　（2）性质不同操作系统中的文件管理系统是系统程序，电子文件管理系统则是一种专门应用程序，它建立在操作系统等计算机资源之上。

　　154、简述档案计算机管理系统和电子文件管理系统的本质区别（1）管理对象的性质不同档案计算机辅助管理系统主要管理经过著录标引得到的二次文献和经过扫描得到的档案材料的数字文本。而电子文件管理系统的管理对象则是以数字代码形式存在的电子文件。

　　（2）管理阶段不同档案计算机管理系统关注文件的半现行期和非现行期。而电子文件管理系统则侧重对于文件从产生到移交进馆之前的管理。

　　（3）主要功能不同档案计算机辅助管理系统主要功能是实现档案数据的录入、存储和检索、利用，技术基础为数据库。而电子文件管理系统的主要功能是：及时登录文件的产生，监控文件流程，以元数据方式记录相关背景信息，自动或半自动地进行文件鉴定和处置，健全的日志管理，定期进行数据备份，必要时实施数据转载，具有数据灾难防护和恢复计划，有效提供检索利用，支持机构正常业务活动，能够出示机构活动的证据

　　155、简述电子文件管理系统的概念和特点（1）电子文件管理系统是包括所有与电子文件管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等相关因素在内，以保证电子文件的行政有效性和法律证据性，保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的信息系统。

　　（2）电子文件管理系统的特点A、具有行政有效性和法律证据性B、由文件内容、背景信息和结构等构成C、是执行业务活动的辅助系统D、种类繁多E、具有独特的技术思路。

　　156、电子文件管理系统是包括所有与电子文件管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等相关因素在内，以保证电子文件的行政有效性和法律证据性，保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的信息系统。

　　157、电子文件形成的特点？记点可能为X（1）分散性首先表现在电子文件的内容、结构、背景信息存储和管理方式的分散上；还表现在同类型信息记录和管理方式的不同上。

　　（2）差异性差异性首先体现在电子文件生成平台的差异上；还表现在不同部门和不同人员的文件管理风格上。

　　（3）随意性（4）脆弱性

　　158、简述电子文件管理系统开发原则（1）整体性（2）全程性电子文件管理系统必须对电子文件从产生到销毁的整个生命周期进行全程管理。首先表现在系统对文件流程各阶段的管理和监控上；还表现为对文件在整个生命周期过程中的处理活动的记录。

　　（3）安全性兼容各种软件格式；提供有效的数据迁移功能；提供数据备份和数据恢复的技术支持；提供严格的用户角色定义、权限分配和口令审查；在文件阅读上，对不同用户提供不同的的使用权限；提供和Internet的防火墙功能；提供必要的防杀病毒和病毒实时检测的功能。

　　（4）相关性文件之间的相关性联系表现在如下方面：

　　也是一道JA、业务处理过程中文件之间的有机联系B、信息内容之间的逻辑联系C、文件、数据之间彼此参考的关系D、文件或数据之间彼此替代的关系。

　　（5）综合性图书、情报和文件档案的综合利用成为机构信息化进程的重要环节。电子文件管理系统应该成为机构各种信息资源综合利用的中心，成为机构信息处理的门户。

　　（6）自动化（7）后续性电子文件管理系统的成功设计和实施将取决于前期系统分析和调研的质量。

　　159、（元数据技术）是收集、管理信息的最好方法之一。

　　160、简述电子文件管理系统实现方式？

　　方式大致有以下几种：

　　（1）嵌入式以机构内部各个信息系统为母体，将电子文件管理功能需求和所使用的技术措施嵌入其中（2）联合式嵌入式适合小机构，而大机构必须使用联合式。

　　（3）独立式

　　161、简述影响电子文件管理系统开发成败的因素（1）系统开发的理论和实践基础是否完善在理论上可以从如下方面进行研究：

　　A．以中国政治和法律制度为基础，探讨电子文件的社会属性B．建立对电子文件管理的充分认识C．制定相关标准和规范（2）系统目标是否明确电子文件管理系统的预期目标一般包括：

　　也是一道JA．保证电子文件的行政有效性和法律证据性B．保证电子文件运转流程高速，最大程度地支持机构的职能活动C．保证电子文件对机构所从事的职能活动的完整、真实、可靠的记录，并保证这些记录的长期可读性D．保证机构内外在线文件检索和利用的效率E．保证系统中所存储的信息的安全可靠性F．保证系统的电子文件中所涉及的个人隐私受到保护G．保证系统的各个环节均不与现有的国家和我国承认和遵守的国际法中有关文件管理、信息等方面的法律规定相抵触H．遵守我国有关电子文件管理的规定和标准（3）项目规划质量的高低（4）是否完整清晰地收集了系统用户的功能需求（5）对系统可能引起的变化是否有足够的预见和应对措施（6）对效益原则的认可和执行程度

　　162、机构宏观环境的调查包括哪几方面（1）调查目的（2）收集资料（3）设计调查问题（4）整理调查结果

　　163、机构职能活动的调查包括哪几方面（1）调查过程A．收集资料B．明确机构职能、工作和环节C．明确文件生成节点（2）整理调查结果A．绘制机构职能结构图B．绘制业务流程图

　　164、第三节电子文件管理系统的调查分析 需要了解 P156---161页

　　165、电子文件管理功能需求调查的目的主要集中在两个方面：（文件需求）和（质量需求）

　　166、文件需求调查包括哪几方面内容？

　　（1）收集资料可能对机构保留什么证据造成影响的因素有三个：（法律要求）、（业务要求）、（社会要求）。

　　（2）分析资料（3）整理调查成果

　　167、质量需求调查包括哪几方面的内容？

　　（1）宏观要求（2）细节要求

　　168第五节中 一、现有信息系统的评价 要了解 P168---170页

　　169、简述认识方法体系包括：政策类、系统类、实施类、标准类

　　170、简述确定方法体系政策、系统、实施、标准四类方法各有不同的使用价值（1）政策类方法它能够随着机构职能和技术环境等的变化而得到相应调整，要保证政策的权威性和连贯性。

　　（2）系统类方法优点有：A保证文件管理的需求必须被满足；B用户不必意识到文件管理的功能需求（3）实施类方法（4）标准类方法标准的采用有利于减少系统软件和硬件依赖性，增加系统之间的互操作性。

　　171、简述电子文件管理系统的设计的工作内容包括哪些？

　　（1）辅助编程（2）制定政策、标准（3）划分权责（4）设计工作流程（5）拟订系统测试计划（6）拟订系统使用指南

　　172、电子文件管理系统的实施包括哪些？

　　系统更换、变更管理、培训、通报实施情况

　　173、电子文件管理系统的评价包括哪些？

　　对系统功能的评价方法、问卷实例、问卷评估及总结

　　174、数据库电子文件把在机构各个信息系统中承担文件功能的数据库数据对象，或者包括机构数据库数据的文件。

　　175、数据管理的发展历程经历了三个阶段：（人工管理阶段）、（文件管理阶段）、（数据库管理阶段。）

　　176、一般的数据模型有（层次模型）、（网状模型）和（关系模型）

　　177、数据库系统的三级模式由（外模式）、（模式）和（内模式）组成

　　178、第二节关系数据库中的操作对象及操作机制 要了解 P185---190页

　　179、数据库电子文件的管理工具有哪些数据字典、日志管理、安全机制、完整性机制

　　180、简述数据库电子文件管理策略（1）有效融合数据库管理系统和相关应用系统的管理机制和能力（2）划分保管期限（3）鉴别文件构成（4）实现自动鉴定（5）规范数据库设计（6）保证办公效率（7）支持恢复功能（8）实现综合管理（9）确保逐步调整

　　181、电子邮件指借助于电子计算机生成、处理，通过电子邮件系统经由网络传递的电子信息。

　　182、电子邮件的应用特性 多X便捷性、经济性、可靠性、广泛性

　　183、电子邮件的种类（1）根据邮件生成领域划分从邮件生成领域来看，电子邮件有（公务邮件）和（私人邮件）之分（2）根据邮件内容划分从邮件内容来看，以公务活动中使用的电子邮件为例，可将其划分为（业务性邮件）和（事务性邮件）两种（3）根据编码形式划分从编码形式的角度来看，电子邮件可划分为：（文本邮件）、（图形邮件）、（图像邮件）、（声音邮件）、（影像邮件）、（多媒体邮件）等

　　184、简述电子邮件的功能（1）电子邮件是承载信息的电子媒介（2）电子邮件是传递信息的数字化手段

　　185、电子邮件在公务活动中的应用范畴有哪些？

　　（1）快速传递电子文件和其他公务信息（2）高效处理电子文件和其他公务信息

　　186、电子邮件系统满足电子文件和其他公务信息的不同的处理需求包括哪些？（X）

　　（1）起草编辑文件（2）发送文件（3）收文显示（4）读取、检索文件信息（5）回复、转发文件信息（6）退文说明（7）对文件实施有效管理

　　187、电子邮件的应用层协议包括哪些？

　　（1）FTP 文件传输协议（2）SMTP 简单邮件传输协议（3）HTTP 超文本传输协议（4）POP3 邮局协议版本3

　　188、电子邮件的结构主要包括（页眉、信体、附件）三个部分

　　189、电子公务邮件的性质和特点？J 2001年在性质上考过J电子公务邮件的性质是：

　　（1）从信息内容的角度来看，电子公务邮件具有行政有效性（2）从工作方式来看，电子公务邮件具有传递性（3）从技术途径及工作状态来看，电子公务邮件具有流动性电子公务邮件的特点是：

　　（1）集机构活动的工具与证据为一身（2）正式文件与非正式文件共存（3）公务文件与私人文件交织

190、简述电子公务邮件的管理难点？

　　（1）使用量急剧增长，文件管理面临“电子邮件文山”（2）电子公务邮件的“身份”难以准确鉴别（3）电子公务邮件中的秘密或隐私的保护面临困扰（4）电子公务邮件的安全性令人担忧（5）电子公务邮件的可靠性与真实性莫衷一是

　　191、简述电子公务邮件管理要则（1）社会环境的管理准则A、建立、健全法律法规B、完善标准体系C、遵循网络规范（2）机构环境中的管理规则A、机构必须履行管理电子公务邮件的职责B、机构必须明确电子公务邮件管理的职责划分C、机构必须承担培训工作人员的职责（3）电子公务邮件系统的内部环境管理原则A、电子公务邮件系统的生成、捕获过程控制：要遵循完整性原则及准确性原则B、电子公务邮件的传递过程控制：主要遵循安全性原则C、电子公务邮件的处置过程控制：包括删除及保存。被删除的邮件必须的确是不含任何公务信息的邮件或无保存价值的邮件，同时机构必须明确有权决定删除邮件的部门或人员以及删除标准，即遵循权限原则。电子公务邮件的保存应遵循适应性原则：一是确保电子公务邮件的完整性；二是确保电子公务邮件保存方式对机构的适应性；三是确保电子公务邮件保存格式对整个生命周期内文件利用需求的适应性。

　　D、电子公务邮件系统的开发、设计过程控制。

　　192、CAD文件在CAD过程中形成的所有文件，包括实现产品或项目所必须的全部设计文件及图

　　193、CAD技术在解决设计问题过程中具有三大特征：（问题的模型化、设计分析和设计结果的图形表示）

　　194、CAD的特点有哪些？（X）

　　速度快、质量高、易于修改、展现复杂的效果、交互设计

　　195、简述CAD文件的特点（1）专业性主要表现在形成领域和内容性质两个方面。不同专业活动中形成的CAD文件在内容性质、存储格式上具有明显的差别。系统配置、设计人员的习惯等差异更增强了CAD电子文件的个性化特征。

　　（2）成套性CAD电子文件的成套性特征是由设计活动的特性决定的。成套性对与CAD文件的科学管理起着重要的规定和制约作用，CAD文件的收集、保管、鉴定和利用都需要考虑成套性特点。

　　（3）文件种类和数据类型的多样性（4）继承性CAD文件继承性的特点，是由设计活动继承性的特点决定的。

　　（5）技术含量高CAD文件主要的利用范围是科研、生产活动，文件中蕴涵着大量的科技数据，因此是国家重要的科学技术资源。

　　（6）动态性 也是一道JCAD电子文件的动态性主要表现在三个方面：

　　A、CAD电子文件是在产品（工程）设计过程中产生的，而设计是一个不断改进、不断完善的过程，文件中的数据也会不断更新和修改。

　　B、各种电子文件之间相互调用C、CAD电子文件数据为其他与之集成的系统所共享，两者保持动态的一致性。

　　196、简述CAD文件的管理策略（1）协同工作 M即CAD文件管理应由多方协作共同完成。协同工作战略的基本特点是电子文件管理工作至少需由四方人员参加---主管领导、计算机技术部门、科技部门以及档案部门。

　　（2）全面管理A、CAD文件不仅包括图形、图像文件，还包括数据、程序、文本文件等，有些文件是以纸质形式存在，管理工作应以成套CAD文件为对象B、应保存所有CAD文件自身数据及描述文件内容、结构和来源的元数据，反映设计、生产活动的全过程，维护文件的历史联系，保证CAD文件的证据性C、对自文件形成开始一直到文件归档保存、提供利用的全过程都应该施行管理措施D、为了实现上述三个方面的全面管理，应制定全面的CAD文件管理制度。

　　（3）因地制宜CAD文件管理应立足于形成单位的实际（文件管理方法、保管环境、经济成本等），寻求最佳方案。

　　197、档案部门介入CAD现行文件管理的模式有哪两种？

　　（1）纵向管理式即自设计项目开始起，指定专门的档案人员负责该项目整个设计过程中文件的管理工作，一直到项目结束，这种管理模式的优点是：职责明确，熟悉项目，灵活开展工作。

　　（2）横向管理式将单位内所有项目的文件管理工作按时间顺序分成前期文件管理。图纸打印、复制、分发、归档、档案管理等若干业务环节，每一个或每一组档案人员负责一个环节，优点是：流水作业，易于发挥各人专长，保证质量等。

　　198、CAD文件管理系统的两种存在形式：

　　（1）CAD文件管理系统包含在CAD设计软件中，是设计软件的一个组成部分。

　　（2）CAD文件管理系统是独立于设计软件而存在的专门管理系统，这是目前CAD文件管理系统的主流。

　　199、简述CAD文件管理系统的设计要求（1）应实现面向CAD文件生命周期的”全过程”控制控制措施应贯穿于文件形成、积累、归档、提供利用的全过程。

　　（2）CAD文件管理系统的平台应与设计人员的开发平台一致A、可加强单位内部各系统之间的集成性，防止出现一个个”自动化孤岛”，低水平重复B、在阅读、调用文件时保证文件格式和内容不失真C、有助于真正将视角伸到文件形成过程，实现一些必要的干预措施。

　　（3）积极对待本单位整体技术环境的制约性影响它是以现有的技术平台为基础的。

　　（4）符合CAD电子文件光盘存储一致性测试要求（5）CAD文件管理系统应优于手工管理系统

　　200、CAD文件管理系统的功能？

　　“X”（1）存储和采集信息；（2）提供快速、便捷的检索（3）控制输入输出（4）版本控制（5）权限控制（6）跟踪记录

　　l 201、简述CAD文件作用就遵守哪些规则？

　　（1）应根据产品或项目的复杂程度、继承性、生产批量以及生产组织方式等情况，在满足组织生产和使用产品要求的前提下，力求实用和少而精。

　　（2）对CAD文件的基本格式、编号、绘图方法、编制程序、更改、签署、标准化审查等各个环节，均应贯彻现行国家、行业标准与规定。

　　（3）鉴于目前的现实条件，允许采用CAD和常规设计联合编制成套文件；当采用CA帮常规设计联合编制同一套文件时，其编制方法和使用的符号、代号应当一致。

　　（4）文件、档案管理人员应通过一定的途径介入文件形成阶段的管理，掌握文件编制的过程，了解编制过程，督促设计人员遵守编制CAD文件的规章与标准，并参与某些工作环节，如文件更改工作。

　　202、看一下P251页的CAD文件的编号、签署l 203、CAD文件更改的两方面含义（1）对与被更改部分内容相关的其他设计文件，应同时发出更改通知单进行相应的更改（2）对内容相同载体不同的文件，应同时更改，保持其完整、正确、协调、统一。

　　l 204、简述对CAD文件更改时的几种解决办法？

　　（1）完善制度，要求设计人员必须完成自己所设计的文件的更改工作，可由档案部门实施监督。

　　（2）由档案人员来完成，有些档案人员是从设计部门转来的，可充分利用他们的长处，也可减少设计人员的劳动量，使他们能集中精力开展新的设计任务，有些单位综合了第一和第二种做法。

　　（3）系统解决，这是目前较为完善的一种做法，但是其实施条件是设计流程的自动化和网络化，即设计、签署、更改都是在网络中进行的，并且每一步作业都是留痕迹进行的。

　　205、CAD文件的存储方式有三种（在线存储、近线存储、离线存储）

　　206、简述CAD文件整理工作的要求（1）尊重成套性的特点（2）以文件类型为整理工作的重要依据（3）编写”文件目录系统说明”

　　207、简述CAD文件的内容鉴定有哪几个特点？

　　（1）从文件形成背景和文件内容角度鉴定的结果基本一致（2）内容鉴定主要由设计人员进行，档案人员提供协助（3）科技档案鉴定的基本原则仍然适用于CAD文件分析判断CAD文件的价值，遵循以下原则A、技术原则B、功能原则C、典型原则（4）鉴定工作逐步向自动化方向发展

　　208、CAD文件的归档方式有（物理归档和逻辑归档）

　　209、CAD文件归档至少（一式两套），一套（封存保管），一套（供查阅使用），必要时还应（复制第三套，异地保存）

　　210、简述电子文件和纸质文件双轨运行的原因（1）计算机技术的不完善，其中安全问题是计算机技术最大的挚肘，保存硬拷贝是防止数字信息丢失、失真、遭受破坏而无法恢复的一种有效手段（2）许多实际工作环节的不配套，计算机技术的应用才刚刚起步，远远没有达到数字信息能满足所有工作环节的需要的程度，计算机辅助制造和数控技术的应用只局限在某一些行业和部分企业当中，处于生产和建设第一线的工人在近期内大多无法做到通过程序调阅相应文件（3）利用习惯的限制，由于多年形成阅读习惯，很多利用者倾向于使用纸质材料，对于大幅面图纸的查找是非常典型的例子，在尺寸相对较小的计算机屏幕上，很难将大幅面图纸显示得全面而清晰（4）法律制度的欠完善，在我国，电子文件的凭证作用尚未得到广泛而明确的承认，当需要一些档案材料作为证据的时候，公检法部门往往倾向于使用纸质材料。