日前，黄岛检验检疫局成功安装并试运行了“电子档案管理系统”。该系统将检验检疫日常档案管理纳入信息化轨道，从而实现了文书与档案管理的“电子一体化”。

       自2004年起，黄岛局开始分阶段建立起计算机局域网，并广泛运用办公自动化系统，现已全面实现“无纸化”办公，使该局的干部职工充分体会到“信息高速路”给检验检疫工作带来的快捷与便利。随着办公自动化的深入运用，文件的内容、种类、形式、数量以及文件的生成、运行和管理方式也发生了巨大的变化。因此，如何让大量电子文本输得进、流得动、调得出、用得活，形成完整、翔实、适合网络、利用方便的档案系统，成为摆在该局面前的一大难题。

       面对制约档案工作进一步发展的“瓶颈”，黄岛局党组高度重视，采取“走出去、请进来”的方式，多次派员参加山东省档案局、青岛市档案局组织的培训，并派相关人员赴兄弟局学习档案工作的先进经验，同时邀请青岛市档案局的专家前来“号脉开方”。经过反复调研，黄岛局决定采用青岛市档案局开发的“电子档案管理系统”来实现档案工作的信息化，该系统将办公自动化系统和易初档案管理系统有机链接起来，实现了“四大功能”。一是网上档案收集及管理功能，只需轻点鼠标就能实现电子文件自动归档、自动整理。二是具有条件共享化的数据库资料再利用功能，通过对不同部门、不同权限的控制，实现网上借阅审批和阅读，网络化的档案信息不再受“孤本”的限制，凭借“信息高速公路”，一份文件能同时提供给所有需要它的人共享，使异地调阅档案成为可能。三是个性化多渠道文档检索功能，“电子档案管理系统”检索工具以档案题名词库为基础，利用档案基础数据库中“全宗号、门类、归档年度、保管期限、件号、责任者、文号年度”等多个模块进行模糊检索，且可以自由组配，操作简便，过程瞬间完成，查错率和查全率大大降低。四是全痕化的电子档案归档功能，实现了电子收文处理单、发文稿纸和文件底稿随同原文统一归档，保证了档案的原始性和权威性。

       该系统运行以来，收到良好的效果。首先，该系统的应用在减轻档案人员劳动量的同时，提高了归档的准确性、及时性，实现了纸质档案、电子档案同时运作。电子档案自动接收和整理，比手工操作速度快了3倍，同时网上档案查询和借阅也使档案利用变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可查阅有关信息。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基地变成了利用方便的信息控制中心。其次，数字化档案代替原件使用，大大减少了纸质文件的查阅、复印次数，最大限度地降低了人为干预因素，有效保护了档案原件的安全性、完整性，档案原件遗漏、损毁的现象基本得到避免。第三，促进了文档一体化管理的规范化、科学化。该系统的使用，适应了新时期档案工作的需要和检验检疫电子政务系统建设要求，使多年来提倡的“文档一体化”在网络条件下变为可能，促使档案管理发生了质的飞跃。