深圳市地税局是管辖、处理深圳特区地税事务的主要机关单位。文件多、流转步骤多、速度慢、效率低、领导获取信息量少，已成为我局工作中的比较突出的问题。建立并加快建设协同办公系统，实现电子政务，不仅可以加速机关公文流转和办理，扩大信息来源，提高办文质量和办事效率，而且对于挖掘干部潜能、发挥现有计算机设备的效能、改善地税机关形象和促进地税事业发展具有积极作用。而办公室具有“参与政务、管理事物、搞好服务”的工作职能，搞好自身的建设，发挥其在地税信息化建设中的作用，是办公室面临的一项重要使命。我局协同政务工作的总体要求是：“认真贯彻落实财政部、国家税务总局信息化建设的指导方针，按照我市地税信息系统建设的总体要求和部署，结合办公室工作实际，明确目标，分步实施，积极开发利用各种信息资源，努力加快协同政务系统的建设进程，提高办公室的政务参与、事物管理和后勤服务能力，为推进我市地税事业发展提供保证。”并提出了“加强领导，统一规划，周密组织，积极实施，稳步推进”的原则。
二、系统选型与实施
协同政务系统的建设是一项十分艰巨的任务，由于我局内部机构较为复杂，有四十多个处室和直属单位，另有6个区地税分局，并且收发文的种类也很繁琐，有行政文件、党委文件、各种承办件和各类简报等，故所涉及的单位多、内容广，其工作难度和工作量都相当大的。因此，我们根据以上要求和原则，又进一步制定了协同政务系统建设的具体任务和实施步骤。
1、加强领导和组织。
实施协同政务是一项繁杂的系统工程，因此需要各级领导关注、重视和支持这项工作，各级领导既是协同政务工作的组织和领导者，也是具体运用和操作者。为加强对协同政务工作的组织领导，决定成立协同政务工作领导小组。领导小组有主管副局长任正、副组长，各处室及直属单位主要负责人为成员，办公室和信息中心具体牵头和协调，使协同政务建设的实施与推动具有强有力的组织保障。并把协同政务工作真正列入议事日程，将此项工作的开展作为创建文明单位、文明处室的考核内容。
2、系统需求的确定。
首先我们决定从传统意义上的OA开始突破，也就是通常所说的公文处理系统，包括收文、发文、档案管理等功能，同时建立全局范围内的电子邮件系统，让所有人员都有自己的电子信箱，可以通过电子信箱互相传递信息；然后进一步推广应用到日程管理、会议管理、信访管理、车辆管理、资源和物品管理等等；最终全面实现信息的网上报送和发布，建立和完善我局的综合信息网。
（1）应用平台和软件的选择。
.Net平台是目前在协同政务领域应用较为广泛、功能强大的软件平台之一。经过反复调研、考察和比较，结合我局的实际情况，决定选用深圳中远景软件技术有限公司的中远景协同办公（电子政务）软件作为我局协同政务的系统。
（2）切实抓好宣传和培训工作。
协同政务是一场革命，它要求人们告别“一支笔、一张纸”的传统工作方法、方式，逐步实现“无纸化”办公。因此需要全体干部树立新的观念，群策群力，克服困难，积极主动地学习、掌握新知识和新方法。我们在全局干部职工中大力宣传协同政务的重要性，各处室设相应的信息化工作联络员，培养一批骨干力量，为开展协同政务工作创造条件。办公室和信息中心有关部门人员带头学习计算机知识和技能，率先熟练应用协同政务软件，负责辅导和带动全局干部的应用。合理组织安排培训，要求每一位干部认真参加有关培训，切实掌操作技能。
〈1〉建立相应的规章制度。
为确保协同政务系统高效、畅通、安全的运行，我们制定了相应的《协同政务保密规定》、《公文电脑处理流程》、《系统管理员职责》等一系列规章制度，并对违反管理规定的现象及时予以批评纠正。高度重视网络安全和保密工作，对机关处室、各直属单位、各区分局提供的各类信息，其内容、数据是否可以公开，各级领导要从源头上严格把关；对各类内部文件、各类信息未经分管领导或市局办公室许可，不得随意向其他单位或新闻媒体提供，一经发现严格追究。等等。
系统特点
中远景协同办公（电子政务）的各项特点满足了我局对办公系统的需求，确保了系统的顺利实施和推广，
1、中远景协同办公（电子政务）具有可设置多个应用数据库的特点，通过部门设置和定义，目前我局可以实现以下多种使用模式
●共享使用模式
最简单的使用模式，所有部门使用一套数据库，进行数据的集中存放，可以进行集中控制。
●部门独占模式
按部门的性质，给独立性较强的部门建立部门级的数据库，实现数据的分布式存放，可以实现权限控制的下放，使用部门自行维护本部门的数据（例如：访问权限的设置，文件流程的定义等）。
●年度划分模式
按工作年度，建立年度级的应用数据库，实现数据的按年度存放，方便数据的备份和检索。
●混合使用模式
利用中远景协同办公（电子政务）具有可设置多个应用数据库的特点，结合单位的实际情况，参照以上应用案例，设置最贴切的使用模式。
2、功能完善、卓越的工作流。单一流程模式、组合流程模式、自由流程定义模式，自定义工作流模式确保办公流程的顺利运转。
3、新型的远程/移动用户办公模式。新增的远程工作站为工作流中的远程/移动用户提供办公捷径，提高办公效率，节省远程花费。确保我局外出人员的异地办公。
4、异地网络的文件下发功能。我局现对区级单位的公文下发，完全可以通过各类网络（Internet、DDN、PSTN）进行。实现无纸化办公。
5、中远景协同办公系统（电子政务）具有强大的表单自定义功能，我局在需要应用新的表单、表格、文件、报表时无需进行复杂的二次开发，自己普通工作人员均可操作完成表单定义、导入，大大节约了办公成本，而且增强了迅速应变的能力，得到了上级领导的好评。
四、应用效益
协同政务工作在我局虽起步较早，97年已经着手准备，并进行了一些试点，但由于诸多原因（如办公地点分散等），未取得实质性的进展。随着我局新大楼的落成，办公地点相对集中，计算机软硬件配备的日益完善，为我局全面推广应用协同政务提供了良好的条件。经过近两年的分步实施，我局在实施协同政务方面积累了一定经验，并取得了一定的实效。市局的公文管理系统目前已全面推广应用，在此过程中我们遇到了许多事先未曾预料到的困难。因为协同政务实质上是工作方式的一种变革，过去的办公习惯不容易改变，系统推广起来比较困难。公文管理系统要求各级领导在计算机上签文件，对这种工作方式上革命性的变化，很多人难以适应。后来领导小组多次开会，办公室和信息中心不遗余力地才把这个系统推下去。在这方面，我们的体会是：最高领导越多参与，那么系统的推广就会越顺利。在市局实施的同时，我们在条件较好的区分局开展试点，取得比较理想的效果，对他们来说，市局的发文即为其收文，带来的便利可想而知。
使用后所带来的好处是不言而喻的：它解决困扰我局政务管理工作中的三大难点：
一、是提高了文件的传阅速度，特别是承办件，相关领导和处室能及时看到文件，并及时处理，办公过程渐趋规范；
二、是实现了信息的共享，扩大了信息面，使办公资源得到合理的使用，同时提高了干部素质；
三、是大大提高了信息传播的速度，从而提高了办事效率。特别是在我局迁入新办公大楼后，效果尤为明显。
随着网络和信息技术的不断发展，我们的应用也会不断发展，协同政务系统也需要不断的更新和完善，它所能提供的信息量也将不断丰富。