下班了,办公室里只剩下张波一个人,闹腾了一天的办公室总算安静下来。张波还不想回家,难得有这样清静的时候,他想把手头的一些工作做完。
张波是都奇电动车有限公司的IT经理,上任才仅仅一周。这个民营公司规模不算很大,有200多位员工。近几年随着人们对电动车的需求猛增,公司的销售额也是扶摇直上,随之而来,生产、销售、采购、财务等一系列的管理问题日益突出。
公司老总上个月应邀参加市里信息化示范企业的参观交流活动,大受启发。回来后立志也要用信息化来提高公司的管理水平,彻底改变现在这种混乱的管理局面。
老总是个雷厉风行的人,说干就干。首先成立了信息部,把原来隶属于总经理办公室的职能剥离出来。已在公司做了二年计算机管理员的张波,顺理成章被任命为IT经理。
那天老总把他叫到办公室,把这个喜讯告诉他,最后说,“小伙子,好好干,公司的信息化工作就全交给你了。以后有什么困难,需要我支持的地方,可以直接来找我。”
张波上任之后,时时觉得重任在肩,特别努力地工作着,生怕辜负了老总对他的信任。
张波立刻着手编制了公司的信息化发展规划,制定了一些管理规范、规章制度,搭建了部门组织机构,除了从其他部门调了一些计算机专业的员工外,还让人事部对外招聘了一些员工。总之,一切都渐渐地步入良性发展的轨道。
可是,这两天却发生了件棘手的事情。张波向老总申请到一笔预算,打算添置些硬件设备。他让各部门列出了现有计算机的数量、配置情况、使用年限等信息,然后列出要添置设备的清单,报信息部统一规划。
到昨天为止,所有部门都按时报了上来,情况让张波大吃一惊。几乎没有例外的,每个部门都申请了很多电脑、打印机,有些部门,比如设计部还提出了A0图档扫描仪、数码相机等。如果按照这些申请来配置设备,申请来的经费只是杯水车薪。
张波觉得砍哪个部门都不合适,看看似乎都很需要,可是又不可能全部满足,毕竟他对这些业务部门的具体情况不很熟悉。怎么办呢?他只有一刀切了,根据申请的总数和经费额度,平摊到每个部门中。虽然他也觉得似乎不妥,可又想不出更好的办法来。
麻烦从今天一早上班就开始了,桌上的电话响个不停,都是各个部门的经理打来的,有好言解释的,有就事论事的,还有的就撂下一句话,“我们部门的申请已经是最低标准了,你不能再砍了,要不你看着办吧!”有几分要挟的味道。
张波知道,他们都是公司资深的高级管理人员,虽然他也是个经理,可在他们眼里肯定算不上什么。
另外,他还深深地知道,以后信息部门的工作,公司信息化的推进,很大程度上还要依靠这些部门的大力支持呢。比如,财务部,谁敢得罪他们呀,付款报销领经费,哪项少得了他们!还有人事部,自己部门的绩效考核,都捏在他们手里。
张波看着手里各部门报上来的申请,还有今天一天的电话记录,真不知道该怎么办。这样一件看似很小的事情,居然就让他无法解决,以后的工作还怎么开展?张波开始觉得,这IT经理可真不好当啊。
跨越选题障碍
企业主管信息化的角色,无论是IT部门经理还是CIO,在入职期间,都会面临不同程度的压力。这种压力有可能来源于各级领导的期望,来自于业务部门的需求,也有可能来自IT部门内部资深技术人员的挑战。
一般来说,新入职的CIO对这三种压力的应对策略,将决定CIO在企业的命运,那么新CIO应该如何开展工作,又如何应对这些压力呢?
在咨询过程中,我们与不同类型的CIO针对这个话题进行过深入交流,每个CIO由于自身阅历的不同,对这一问题都有着自已的理解。就共同点而言,不外乎谨慎选题、注重效果。
项目选题工作是所有信息化工作的核心,信息化工作分为两类,第一类是信息化日常维护工作。第二类是项目类工作。如果我们有针对性的根据企业实际情况,用信息化工具对企业业务做一些改善,就属于信息化的项目工作。项目工作第一步就需要选题立项。
选题的好坏直接决定我们的工作结果,如果选题不对,工作再努力,也是没有效果的,就好象是爬上了梯子,却发现梯子靠错了墙一样。案例中的IT部经理张波的做法,就是在选题上栽了跟头,以至于无法推行,效果自然是无法达成。
那么如何进行选题呢?我们认为,应该从企业高层、各主要业务部门、IT部门本身能力进行综合权衡,才可能有正确的结论。对于企业老员工来说,由于了解企业现状,可能还相对容易一些,而对于新入职的CIO,是相当具有挑战性的工作。
上面讲到,上任伊始的CIO面临高层、业务、IT部门的三重压力,我们认为这三种压力正是选题的切入点,也是工作选题的三个重要因素,下面我们对此进行一一分析。
高层因素是选题工作的第一关注点。所谓的高层压力,其实就是高层的期望,这种高层有可能是CIO的直接领导,也有可能是董事长或总经理,新CIO要同他们进行充分地沟通。了解他们的担心与工作方式,判断他们对信息部门工作的定义与期望,只有掌握了这些信息,才能保证信息化建设的方向。
业务因素是信息化选题的根源。 来自业务部门的压力从本质上来讲就是业务需求,业务部门的压力同企业的信息化成熟度有很大的关系。企业信息化的程度越高,业务部门对信息部门的压力就越大,企业信息化程度越低,业务部门的压力反而越小。
这主要是因为信息化程度高的企业,业务部门借助信息化工具的意愿更强烈。而新CIO与他们沟通就是为了解选题的可能性和选题的难度,同他们建立良好的关系是信息部门的工作之本。
IT部门自身因素是选题工作的前提条件。 IT部门自身因素指的是IT部门与CIO自身的能力问题,一个CIO的能力是非常有限的,面对信息化众多的新技术,不可能全部精通。这个IT团队能做什么事情,也是由团队的技术水平决定的。
如果CIO想领导好资深技术人员,必须同他们进行深入沟通,理解他们的业务水平,得到他们的认同,才具备选题的条件。这一点往往被新CIO忽略,后果就是新CIO的掘墓活动往往是从部门内部发起的。
如果我们与高层、业务以及IT部门内部都做了充分的沟通,那么我们就有效地化解了这些压力,并把这些压力转化为对信息化工作具体指导意见,谨慎选题的问题就迎刃而解了。
上面的分析来看,IT部经理张波的做法,在上任之初,就极大地浪费了自己资源。选题为更换信息化硬件,一无管理目标,即无清晰的价值回报概念,二是从业务部门来讲,无目标自然就无规则,同更换新办公桌一样,谁能不申请呢?冲突是不可避免的,更不利于以后工作的开展。
与其这样,不如将更换设备一事暂时搁置。尽快进行调研,在确定一个明显改善企业效率的选题后,再对这个资金进行支配,将会得到老板与业务部门的大力支持。