办公室是一个为领导服务、为机关基层服务、为人民群众服务，承上启下、协调左右的综合办事机构。办公室工作的根本任务就是参与政务、管理事务和搞好服务，做到 “到位不越位”、“用权不弄权”、“谋事不谋私”，让领导满意，让机关基层满意，让人民群众满意。新形势下，商务系统办公室工作内容、范围、职能都发生了很大变化，内容比过去更新、范围比过去更广、职责比过去更严、要求比过去更高，具有明显的综合性、政治性、从属性、被动性和服务性等性质。因此，在新形势下商务系统办公室工作必须全面推进“四个转变”、突出抓好“五项工作”、努力提高“六种水平”、不断锤炼文秘队伍，才能推动商务系统办公室工作迈向新台阶。
　　一、创新理念，推进“四个转变”
　　商务系统办公室工作只有围绕中心、服务大局，才能有的放矢、事半功倍；只有与时俱进、开拓创新，才能在宏观中深入微观，在微观中把握宏观，在被动中寻求主动，在主动中体现被动。对此，我们要创新理念，努力推动商务系统办公室工作由被动服务向主动服务转变、由浅层服务向深层服务转变、 由单一服务向多元服务转变、由传统服务向现代服务转变。
　　（一）实现由被动服务向主动服务转变。办公室的服务职能决定了工作的被动性，比如要召开什么会议、要为领导准备哪方面的材料、做好接待会务工作，处理群众来信来访等，都处于较被动状态，具有临时性、突击性和不可预见性。但要做好办公室工作，又必须发挥主观能动性，创造性地开展工作，在被动中寻求主动，充分发挥耳目喉舌作用和组织协调作用，主动向领导提供信息、反映情况，主动为本部门、本单位出谋划策、拾遗补缺、增光添彩，主动抓反馈、抓督办，主动为领导提供多方面保障，促进工作落实，做到领导未谋有所思、领导未闻有所知、领导未示有所为。在主动服务中，还要把握尺度、摆正位置、处理好关系，确保服务质量和效果。
　　（二）实现由浅层服务向深层服务转变。办公室工作虽事务繁杂，但我们不能只满足于处理好具体事务，要注重抓大事、谋全局、当高参。办公室的参谋助手作用，最主要的是体现在文稿起草、调查研究、提供信息、提出对策性建议等方面。为此，我们要熟知上情、摸准下情、通晓内情、了解外情，要善于把握一个阶段和一个时期的工作重点，把握党委、政府的工作意图，对有关问题早学习、早研究、早介入，做到未雨绸缪、胸有成竹。对上级暂时没有关注到的带有苗头性、倾向性的问题，要主动介入，掌握动态，力求关键时候谋之有方，参之有时。当前，尤其要深入思考、研究在社会主义市场经济条件下，商务事业发展过程中存在的深层次问题，研究如何化解这些矛盾的具体措施和办法，研究如何实现商务事业又好又快发展，如何推进商务工作追赶型、跨越式发展等问题，从而实现由浅层服务向深层服务转变。
　　（三）要实现由单一服务向多元服务转变。办公室工作主要是围绕领导的活动来开展的，因此对上服务、对内服务会多些，对下服务、对外服务相对较少。这无形中就使我们的视野受到限制，也使我们服务的深度和广度受到局限。我们要适应新形势要求，在努力提高对上服务、对内服务水平的同时，要树立开放意识，进一步强化对下服务和对外服务，实现服务工作由单一化服务为主向多元化服务转化。此外，上级办公室在搞好机关服务的同时也要切实加强对基层办公室的指导，深入基层、深入工作的第一线，广泛接触群众，直面各类问题和矛盾，这样才能树立和维护办公室的良好形象，全面实现“三服务”工作目标。要实现这一转变，具有综合职能的办公室要发挥表率作用，并指导部门办公室做好转变工作。
　　（四）要实现由传统服务向现代服务转变。办公室服务的水平和质量如何，是检验办公室工作成效、工作能力的主要标准。要提高服务水平就要努力实现从传统型服务为主向现代型服务为主转变，不断增强工作的积极性、主动性和创造性。办公室工作只有紧跟时代脉搏、与时俱进、不断创新，才能实现传统服务型向现代服务型的转变。一是要在充分利用电子政务信息平台体现创新。现代电子科技特别是党政网、英特网和四川商务之窗等公众信息资源网在办公室中的应用，有效地改善了公文处理效率低下、信息交流缓慢等状况，提高了办文、办会、办事效率和服务水平。我们要充分利用现代办公条件，完善网络、整合资源，借鉴外地的先进经验，推进商务系统办公自动化建设和现代服务水平。二是要在充分利用信息督查等手段体现创新。抓好信息督查工作，对于向领导及时反馈党的各项政策方针的落实情况，进一步完善政策，增强执行力等方面具有十分重要的作用。办公室必须建立健全信息督查制度，创新工作方式方法，形成覆盖商务系统的信息网络和大督查的格局，确保各项工作落到实处。三是要在接待会务中体现创新。高质量的接待会务工作展示办公室对内对外的服务水平，有利于提高地方的知名度。商务系统办公室更应责无旁贷地提高接待水平和会务质量，树立对内对外开放的新理念，采取“走出去”、“引进来”的方式，借鉴外地的先进经验，创新工作方式方法，展示商务系统队伍良好的精神面貌和优质的服务水平，让上级领导、外地客商高兴而来，满意而归，并通过其亲身感受，现身说法，不断提高商务系统社会知名度。
　　二、突出重点 ，狠抓“五项工作”
　　当前，经济社会已步入了全面推进、快速发展、良性循环的新阶段。我们要立足本职、围绕中心、抓住服务大局，紧扣时代脉搏，认真研究和探索新形势下的办公室各项工作，重点在文秘、信息、督查、信访和机要保密工作上下功夫。
　　（一）严格要求，抓好文秘工作。目前，大多数文秘人员能尽职尽责，较好地完成目标任务，但仍存在不少问题，主要表现在文件制发不规范、文稿质量不高、把关不严等方面。对此，办公室要进一步提升素质、明确责任、严格标准，提高文秘工作质量。一是对文秘人员要求要严。在学习、工作和生活中，文秘人员必须率先垂范、身体力行、严于律己，严字当头，以严格的要求来规范自己的言行举止。通过建立严格的学习制度，不断增强文秘人员学习的自觉性，提高文字写作水平和驾驭市场经济的能力；严格按照办公室的各项规章制度办文办事，以求真务实的工作作风履行岗位职责；不但在八小时之外内要严格要求自己，而且在八小时之外也要从严要求，务必保持谦虚谨慎、戒骄戒躁的作风，务必保持艰苦奋斗的作风，同时还要养成廉洁奉公、勤俭节约的良好习惯。二是对部门上报的材料把关要严。对部门上报的材料要细读、细看、细想，报送程序是否合理、语句是否通顺、结构是否规范、所涉及的政策是否符合大的方针政策和上级的文件精神、措施办法是否得当。对不合格的材料要实行指导，帮助其修改。三是对会议发言材料要提前审查。参加会议要做到有备无患，会议材料要明确篇幅和发言时间，其建议、方法、措施要为领导决策提供有价值的参考意见，克服会议发言的随意性和盲目性，更不能听之任之。四是上报材料把关要严。上报材料体现办公室的文秘水平和对外形象。因此，要高度重视，要反复校对、审核，严格把好行文关、会签关、政策法规关、文字关和体例格式关，要特别注重质量，注重保密，注重细节，做到项项工作有规范，个个环节有衔接，事事有章法，周全细致，不出纰漏，以确保上报材料安全、高质、有序进行运转。
　　（二）准确及时，抓好信息工作。信息服务是办公室的重要职能之一。办公室一定要站在全局的高度，切实抓好信息撰写、报送工作。一要通过建章立制实行严格考核。办公室要提倡办公室全员信息制度，充分调动信息工作人员的积极性，形成奋勇争先、奋发有为的格局，创建激励机制，严格奖惩办法，奖惩逗硬，确保商务系统办公室信息工作进入或保持先进行列。二要保持信息渠道畅通。信息工作要做到全面、准确、及时，信息渠道必须确保通畅无阻，并且要善于整合信息资源，多渠道地收集整理信息。一方面要主动联系收集基层信息，对各级信息要准确掌握，并认真筛选、分析、研究，形成高质量的信息及时反馈给领导。另一方面，要经常有针对性的开展信息调研，掌握具有典型性、倾向性和苗头性的问题。通过认真思考，科学总结，挖掘其深层内涵，形成有价值的建议类、问题类信息，使之成为领导同志的耳目和进行决策的重要依据。同时，还要有政治敏锐性，通过电视、广播、报刊杂志等新闻媒体及时了解党的方针政策和时事政治，并结合实际，形成有针对性的信息材料，及时向上级反馈情况。三要建立健全商务信息网络平台。信息网络建设是我们基层办公室的薄弱环节，我们必须完善电子商务内外网络建设，推进信息网络一体化建设步伐，形成覆盖全面、畅通便捷的信息网络，保证信息安全准确及时地运行。四要严格把握上报信息质量关。上报信息要严掌尺度，严格把关，特别是一些重大突发性事件、重要社会动态、紧急灾情、疫情以及其它重要紧急和负面信息，要站在政治的高度，从大局出发，着眼长远，慎重报送。建立健全信息报送“一把手”责任制，实行责任追究制。“一把手”为第一责任人，分管人员为第二责任人，信息撰写、报送人员负具体责任。
　　（三）注重实效，抓好督查工作。一是建立健全督查工作的责任制。对检查、通报、反馈、考核等各个环节要严格把关，形成一级抓一级，层层抓落实，齐抓共管的商务督查工作体系，确保督查效果。对党委、政府布置的各项工作任务，要结合实际开展重点督查，并认真抓好督办情况的反馈工作，务求事事有着落、件件有结果。如果因为督查不力，对领导的工作造成被动的，要严格追究当事人的责任。二是树立督查的权威。商务系统必须从讲政治的高度来抓督查工作，抓督查工作必须讲执行力，切实做到有令必从、有令必行，对督查工作要具体抓、抓具体，强调落实、落实、再落实。一方面要及时与承办单位联系，进行督促，掌握进展情况；另一方面要及时反馈办理结果，严格审查把关。对不符合要求的，应退回承办单位再落实；对逾期不办或弄虚作假的，要通报批评；对工作不在状态、执行力不强的单位和个人要坚决实行整改。三是大力倡导撰写督查专报。撰写督查专报要具体到事，落实到人头，要有针对性的撰写督查专报，纳入单位目标考核。
　　（四）维护稳定，抓好信访工作。一是建立健全信访机制。信访工作要按照《信访工作条例》，落实好属地管理责任制，实行责任追究制，严格按程序依法办事。信访工作人员要转变观念，认真研究信访对策，敢于和善于化解多种矛盾，切忌简单粗暴、急躁冒进、怨天尤人和激发矛盾。在处理信访工作中，要注重信访工作制度建设，注重信访资料的归档、归宗工作，注重调查研究并提高协调解决信访问题的能力，注重领导批示的信访件的追踪、督查、办理和反馈工作。二是突出抓好信访工作重点。着力解决好缠访和越级上访问题，特别要控制好上省、进京上访。对此，我们必须加大信访工作处理力度，正确对待一些热点、焦点、难点信访问题，认真研究对策予以解决，切实将信访处理工作的端口前移，把一些带有苗头性、倾向性的信访工作，解决在基层、解决在当地、解决在萌芽状态，避免群访、集体上访、越级上访，避免给商务事业发展带来负面影响。
　　（五）落实责任，抓好机要保密工作。机要工作是机关的神经中枢，是保证上级机关政令畅通的指挥线，不允许有半点马虎和松懈。我们要按照“安全、畅通、及时、准确”的原则和“慎之又慎”的要求，进一步强化责任意识，确保“收、发、办、传、接、录”等各项工作有序进行。保密工作要坚持“以防为主”的方针，切实加大保密要害部门的管理力度。一手抓电子政务建设，一手抓网络与信息安全，完善网络信息安全保障，不该在政务网上公布的信息坚决不能公布。要突出抓好计算机信息系统的保密技术防范和管理，防止失泄密事件发生。要搞好日常督促检查，防患于未然。
　　三、夯实基础，提高“六种水平”
　　（一）强化文秘工作，提高办文水平。文字修养是办公室文秘工作者必须具备的基本素质，不断提高文字修养，提高办文能力是文秘工作中一项长期而艰巨任务。在办公室工作中，文秘工作中很重要的组成部分，是我们办公室一项大量的基础性工作。做好这项工作，对于我们正确地传达贯彻党的路线、方针、政策，对于机关里的相互沟通、传递信息，以至于密切党和人民群众的联系等方面都具有非常重要的作用。在办文中必须精简公文数量，提高公文质量；规范公文办理，提高公文时效；严格把握好质量关、程序关、保密关。要强化文秘工作，提高办文水平，就必须加强引导对文秘人员进行四个方面的培养。首先，加强学习。特别要努力学习与担任职责相关的知识，一方面在学习过程中既要打基础，又要对专业知识系统学习；另一方面要不断促进新知识更新，学习现代知识。其次，勤于政事。办公室要准确、细致、周到、高效地做好职责范围内的工作，文秘人员勤于动手、动腿、动口、动脑。同时，还要善于引导他们把自己的热情和智慧融注于为领导服务的工作中来，树立强烈的事业心和责任感，勇于奉献，充分发挥好参谋助手作用。然后，加强思想修养。秘书工作不仅需要较高的业务水平和政治水平，还要有较高的思想水平，清正廉洁、谦虚谨慎、礼貌待人，争做一个模范的文秘工作者。最后，严守秘密。文秘书工作涉秘比较多，保密责任重大，要善于引导和教育秘书工作者注意严守党和国家的机密。
　　（二）强化会务工作，提高办会水平。会议是机关工作的重要组成部分，通过召开多种形式的会议来体现组织和领导职能。会务工作就成为整个会议服务的关键，也是办公室的重要工作任务之一。会务水平的高低，将直接影响会议的效果。做好会务工作总的原则要切实做到计划周全、组织严密、形式合法、操作规范、安全保密、服务周到。在具体操作实施过程中必须抓住会前准备、会期服务、会后总结这三个环节。会前准备要做好通知拟发、材料的撰写、证件印制、名单收集、议程拟定、报到准备、会场布置、音响检查和会场外的布置；会期要做好会议报到、大会签到、引导座位、会场联络、散会检查、活动组织；会后要及时通报情况、收集资料、总结提高等等。
　　（三）强化后勤保障，提高接待水平。后勤保障和接待工作作为办公室工作的一个重要组成部分，是机关保持正常运转必不可少的重要环节。抓好此项工作，对确保机关工作高效运转和提高行业知名度非常重要。后勤保障和接待工作要从实际出发，本着节俭、实效的原则，服务好领导，服务好群众，服务好客商；要争创一流服务水平，树立和展示优质高效的商务服务形象，让领导和客人乘兴而来，满意而去。不能因后勤保障和接待工作的失误而影响商务事业发展，损害商务系统形象。办公室要率先垂范，按照精简、统一、效能和权责统一的原则，规范管理职能，积极探索新形势下的管理方式、接待方式，健全和完善管理制度，实行规范化、制度化、科学化管理，为商务工作的高效运转提供有力的保证。
　　（四）强化分工合作，提高协调水平。办公室具有协助机关“总揽全局、协调各方”的重要职责，需要办公室的同志具有较强的组织策划和综合协调能力。对于事关全局的中心工作和重大活动，要善于精心策划、精心组织、精心协调，整合各方面的力量，形成整体推进的合力，保证中心工作的落实和目标任务的实现。办公室要注意牵好头，多通气、多协商、多联系、多配合，并协助领导协调好各方面的关系，化解矛盾，推进工作。同时，在协调中，办公室充分调动各方面的积极性，要广泛听取各方面的意见和要求，努力形成左右协调、上下配合、共同努力的良好工作环境，对一些棘手的问题不推诿、不回避，主动管、主动问，创造性地解决发展中存在的矛盾和问题。
　　（五）强化政治建设，提高辅政水平。办公室工作是一项政治性很强的工作，如果不善于从政治上观察和处理问题，没有政治上的敏锐性和鉴别力，就可能迷失政治方向，丧失为党委政府提供有价值、有创见的参谋建议的能力。办公室作为参谋部，就是要履行参政治之谋，善于站在政治的高度来思考问题、解决问题、提出建议，善于为领导制定和执行政策出主意、当高参，善于参大局之谋，善于在研究全局工作提供新思路、新点子。辅政是办公室工作的重点，参政、辅政主要是以文辅政、综合协调、出谋划策，处理领导批交办事项，解决矛盾，为领导及领导机关分忧。在辅政过程中，我们要积极探索和完善秘书、督查、综合调查、信息服务的联席会议制度。这样既可以集思广益参政献谋，又可以整合资源来推动工作，做到领导决策前能及时提供信息、提出建议、制订预案，决策后能跟踪督促检查、反馈信息、完善决策，从而使办公室服务工作能紧紧围绕中心、服务大局，与中心工作同拍、与领导思路保持同步。
　　（六）强化制度建设，提高执行水平。制度建设带有根本性、全局性、长期性，建立严密、科学、规范、合理、便于操作的规章制度是做好各项工作的基础。好的制度对于增强工作的主动性和灵活性极为重要，要在被动中求得主动，完善制度必不可少。通过每项工作定规范，每个环节定责任的制度建设，进一步严格工作标准，规范办事程序，加快工作节奏，才可以提高执行力，最大限度地避免工作中出现的纰漏，减少不必要的矛盾，领导才有足够的时间和精力去考虑一些着眼长远、关系大局的问题。
　　四、突破难点，锤炼文秘队伍
　　办公室工作要上台阶，文秘队伍建设是关键，也是重点和难点。目前，文秘工作中主要存在着以下一些薄弱环节和不足之处，主要表现在“五多五少”：一是文秘新手多，熟手少；二是撰写一般公文的多，撰写领导讲话材料的人少；三是应付公文和被动服务的多，创造性地开展工作和主动服务的少，特别在各类刊物，特别是省级以上刊物发表文章的更少；四是了解局部工作的多，把握全局工作的少；五是一般事务性服务多，智力服务较少。这些现象已不能适应新形势变化的需要，我们必须加以认真研究并切实加以解决。要克服和解决这些问题，关键在于打造一支高素质的干部队伍。要努力建设一支政治坚定、业务精通、作风过硬、纪律严明的高素质文秘队伍，最基本的要求，就是作风要硬、笔头子要硬。
　　（一）作风要硬。古人云：“垂缕饮清露，流响出梧桐；居高声自远，何用藉秋风”。办公室要把加强人品塑造、提高思想政治素质、加强职业道德修养放在重要位置，引导和帮助办公室人员树立正确的世界观、人生观和价值观，正确把握权利、地位和利益的关系，把作文、做事与做人有机结合起来。一个优秀的办公室文秘人员除了具备高超的业务素质外，更重要的是要具备高尚的人格、崇高的品质和应有的敬业精神。这就要求我们必须切实做到：在纪律上敢于说硬话，在诚信上敢于说硬话，在廉洁上敢于说硬话，在执行力上敢于说硬话。只有这样，办公室文秘人员才会在高标准要求下，在艰苦的磨炼中茁壮成长。
　　（二）笔头子硬。一是要强于各类公文处理。公文处理是文秘人员必备的基本素质。作为文秘人员就必须具备较强地公文处理能力，而且要熟练把握公文的起草、审核、运转和文档的管理的各个环节，较好地发挥公文的效能。二是要善于撰写领导讲话稿。撰写领导讲话稿是办公室文秘工作的薄弱环节，也是我们大家共同感到头痛的事情。如何突破这个难点，文秘人员就要多学、多看、多收集、多裁剪、多研讨、多实践、多总结，办公室要多培训、多下任务、多给压力，通过建立定期和不定期的研讨制度，集中研究领导讲话稿或者典范材料，集思广益、各抒己见、完善思路、提高水平，形成一种良性循环机制。三是要勇于发表各类文章。作为文秘人员不但要勤于写、善于写，而且还要树立信心、勇于发表文章。古人云：善学者，假人之长以补其短。只有将自己的文章和经验以及创新意识融于更多、更广的空间去检验，才能迅速地提高自己的写作水平。通过建立健全撰写文章的激励机制，鼓励文秘人员进行创作，激发文秘人员的创作热情。四是要敢于突破改革探索题材。在工作实践中，我们要结合商务工作实际，紧紧围绕党委、政府的重大决策和工作部署，围绕经济社会发展中凸显的热点、难点、焦点问题，采取领导点题和自主选题相结合的方式，引导文秘人员敢于涉猎和突破改革中的新情况、新问题，深入调查研究，不断提高其综合分析问题的能力，并为领导提供大量及时、准确、全面的情况和决策依据。