近年来，国家一直提倡政府信息化及电子政务的建设，提高政府机关的办公效率，众多的政府部门和行业主管单位都将进行电子政务建设作为重点工作来抓。办公设备作为信息输出的终端也逐渐受到重视，以往的传统办公设备已经不能满足愈来愈多的政府办公需求，那么用最简单有效的小改进来解决最大的问题就成为目前的工作重点。

　　打印高负荷 保证政府办公效率

　　上海市人民政府某事务管理局在日常工作中需要打印、制作和分发众多文件，因此对办公设备本身的品质和稳定性具有极高的要求，如果设备性能不稳定，就有可能延误重要文件的分发而产生严重的后果。另外，他们还有大量的彩色打印和彩色扫描的需求，这就给办公设备在彩色文件处理方面的高效和稳定提出了新的要求。

　　此前，该事务管理局采用了多个单功能设备，设备相对陈旧，在平时输出量不大的情况下还能够勉强应付。但是，每当会议集中或年末等忙碌时期，各小组都需要打印大量红头文件、数据报表或项目报告，“整个办公室就乱成一团，还要不时到附近的快印店去打印，如果遇到设备故障更是降低了我们的办公效率，还容易出错”，该单位办公负责人说。

　　富士施乐ApeosPort-II C4300彩色数码多功能一体机所具有的高生产力彻底解决了该事务管理局的问题。该产品每分钟黑白45页，彩色35页的输出速度充分满足了政府机关日常办公文件、红头文件、彩色报表、项目报告等输出数量大和时间紧的要求。值得一提的是，它的性能十分稳定，打印、复印任务再多、运转时间再长也没出现过任何故障。另外，它的自动装订功能可将文件、报告等在输出后直接装订成册而不再需要进行人工装订，减少了文件的制作时间，加快了文件分发的周期，提高了工作效率。

　　扫描高速度 改善文件信息化流程

　　在应用了富士施乐ApeosPort-II C4300彩色数码多功能一体机以后，该事务管理局不仅提高了办公效率，而且在文件电子化方面的需求也得到了满足。该单位负责人说，“我们早期的很多图表、盖章的红头文件需要彩色扫描保存成电子文件，采用了ApeosPort-II C4300以后不仅实现了彩色扫描，而且非常方便、高效”。

　　ApeosPort-II C4300的扫描速度为黑白每分钟50页，彩色每分钟45页，高速扫描令大量纸制文件迅速电子化，满足了政府机构的信息化需求。政府机构文件多、又经常需要查找并使用，因此具有迫切的文件电子化及存储需求。ApeosPort-II C4300能快速电子化红头文件、带红章的文件以及一些彩色资料。与此同时，它的“工作流程服务”还能简化电子文件的存储步骤。以往文件扫描后，需要通过电脑将文件保存到指定的服务器进行存档，使用ApeosPort-II C4300，扫描后的文件就能根据事先设置好的工作流程，自动将文件保存到服务器的各项存档文件夹中，加快了文件的信息化过程。

　　另外，政府部门非常注意文件的保密性。比如，日常发出大量的纸质机密文件能够轻易地被复制。一旦信息泄漏，会造成严重的后果。而ApeosPort-II C4300独特的数字安全水印功能，可令用户在打印或复印时嵌入禁止复制密码，那么在任一具备富士施乐“数字安全水印”功能的设备上就无法再对这份文件进行复制，无论是复印、扫描或传真机器都会自动拒绝工作，进一步强化了ApeosPort-II C4300的安全性。

　　该事务管理局虽然仅仅在办公设备上进行了小范围的改进，他们只更换了更为先进的富士施乐的彩色多功能一体机产品，就解决以往传统办公遗留的很多问题，改进了整个办公自动化的效率，这很符合国家信息化领导小组一直强调的，“电子政务要充分利用现有资源，少铺新摊子，不搞重复建设，特别是要防止为信息化而信息化。”因此，希望事务管理局这一既提高效率又节省成本的做法，能够让更多的有类似办公需求的政府机关借鉴，早日实现高效、便捷的彩色数码办公。