作者：刘家真 许洁

电子政务要求实现信息资源的共享，力争实现“一次录入、多次使用”，但在现实中，政务信息提供者却经常要向不同的政府部门提供同一信息，造成了严重的资源浪费，也影响到政府服务的水平。出现这种现象的原因包括：制度缺位、部门利益与信息垄断、信息不共享的后果、信息需求不明、政府部门信息化体系各异等。

　　多头采集、重复建设不仅浪费巨大，使信息的采集与利用成本升高，还阻碍了部门间信息共享，加重了信息负担，造成不良的政治影响。为此，建议一种基于共享的政务信息采集机制，对于加强政务信息的规范化管理、促进政府信息公开、开展电子政务具有极为重要的意义。本文仅就政务信息的采集规范与管理体系提出建议。

　　一、制定政务信息采集规范

　　政务信息采集规范是对采集范围、采集方式与责任界定进行规范，避免重复采集与保证政务信息的完整采集。

　　1．确立采集的原则

　　在美国，《政府文书工作消减法案》对政务信息采集的原则（44 U．S．C．3501）作了如下规定：

　　（1）使个人、小企业、州及地方政府和其它客体的联邦文书采集减至最小；

　　（2）使联邦政务信息采集、维护、使用与发布的费用降到最小；

　　（3）最大程度地提高联邦政府所采集信息的有用性。

　　《联邦信息资源管理》指出：美国政府“机构应该采集或产生那些对机构职能的实现有重要作用的、具有实际效用的信息。”

　　加拿大政务信息资产管理 (MGIH) 政策第3条规定：“政府应使采集、产生和接收信息的花费最小化”。

　　笔者认为，以上原则均可供我国政务信息资源采集参考。为此，政务信息资源采集应当遵照以下基本原则：

　　（1）政府机构应优先采集与机构职能相关的、为履行职能具有重要作用与实际效用的基本信息；

　　（2）数据只能采集一次，并要在能有效完成维护任务的级别下运行，使政务信息采集、维护、使用与发布的费用降到最小；

　　（3）实现某一级政府采集数据，各级政府共享数据，以实现整个政府范围内多源数据的无缝集成，并能在政府部门间实现最大共享为目的。

　　（4）效能优先的原则，使信息采集、产生和接收信息的费用与它对机构和使用者的价值相称。

 　2．明确采集范围

　　在采集原则下确定采集范围，可减少重复采集与政务信息流失的几率，是使政务信息采集原则具有可操作性的基本措施。

　　采集范围的确定需要同时考虑信息采集部门的行政职能与业务需求，若该政务信息涉及到多个部门的需求，还得确定信息共享的范围，这是一个涉及到政府职能、管理权限、工作性质与服务群体等因素的复杂问题。为此，政务信息采集范围的确定需要考虑以下问题：

　　（1）按照行政职能初步勾画信息采集范围

　　列出满足政府职能和目标需求的信息采集对象，作为信息采集的初步范围。

　　（2）分析采集对象可能涉及的工作部门

　　对初步确定的采集范围进行分析，找出可能出现重复采集的区域。特别对于政府服务的多个用户和用户群，必须明确在哪里可能存在多个完全相同的信息采集区域，在初步建立的采集范围内是否包含了同样的或类似的信息。若该信息同时存在于多个政府部门，则需要建立信息采集联合体并签署政府部门间的共享协议，才可能在部门内和部门间实现最佳信息共享与规避信息的重复采集。在以上工作基础上，形成政务信息采集范围草案（含有联合采集方案）。

　　（3）通过信息负担调查，确定采集范围

　　对信息采集范围草案所涉及的信息提供者进行信息负担调查，进一步清理可能疏忽的信息共享区。通过信息负担调查，可以发现在设定的采集方案中，是否存在比预期分析更多的信息重复采集区，若有则应纳入信息联合采集范围，以减轻用户负担并协商联合采集。

　　在以上基础上，基本可以确定政务信息的采集范围（包括单独采集与联合采集），并使重复采集的可能降至最小。 

　　3．明确信息采集的责权利

　　信息采集所涉及到的供需双方，对所应承担的采集、加工、分类、上传、使用、保密、预算分配等责任和权利要有明确规定，双方尽可能用制度进行约束。信息共享联合体的各部门间应签订责任状，并将责任分解并落实到个人。

　　对按时保质完成采集、上传任务的单位及个人应有奖励办法；对违反责任的行为要有切实可行的处罚措施。各部门还应制定一个可识别和可审计的责任框架，以据此对管理者每年在减少重复采集与执行信息共享上所取得的成绩进行评估。