报刊发行实现信息化

　　青岛日报报业集团的“报刊发行综合业务管理信息系统”已经运行了10年。在这10年里，系统不断完善、版本不断更新。随着发行业务的全面推进，管理水平的不断提高，管理软件也在上层次、上水平。总体说来，它的运行一直是稳定、安全、可靠的。它集计算机技术、网络技术、通信技术于一体，实现了报刊发行业务管理的信息化、网络化和自动化。

　　青岛日报报业集团在发行工作中加快推进信息化建设，为我们带来的好处是明显的。大体说来，主要有以下几个方面：

　　1.提高了管理水平。从传统的层级结构管理模式实现了向扁平化管理模式的转变。这种改变很大程度上得益于信息化建设为我们提供的技术上的支持。

　　2.信息化建设使得能够更好地服务于客户，不仅让我们从中受益匪浅，更让客户感到方便快捷。取得了显著的社会效益。

　　3.节省了大量的人力和物力，提高了工作效率，从而，取得了显著的经济利益。

　　信息化建设与扁平化管理

　　20世纪80年代末期，汤姆·彼得斯提出了扁平化管理的管理理念。时下，“扁平化管理”一词频繁出现在媒体、企业的视野之内。甚至有人认为，企业不实行“扁平化管理”就是死路一条。随着信息化建设的快速推进，在发行领域，特别是大中型城市的自办发行队伍已经大面积地引入了这种管理理念。

　　在传统的“组织结构”理论中，企业的高层、中层和基层管理者组成了一个“金字塔”状的层级结构。董事长和总裁处于“金字塔”的顶端，其指令通过各级管理层，逐层下达到基层；基层信息则经过逐层过滤，最终上传至最高决策者。

　　无论是“层层传达”，还是“层层汇报”。信息都会在有意和无意之中有所“耗散”，这种“耗散”在管理上就可能造成信息的失真。在这种管理模式下，运营企业只要想扩大组织规模，只能增加管理层次。因为，一般的传统管理理论认为：最优化、最有效的管理是5~7人。应该说，这种层级结构在市场环境相对稳定、销售渠道相对简单、网络经济尚未兴起的情况下，的确是一种效率较高的组织形式。但到了新经济时代，面对瞬息万变的市场形势和稍纵即逝的市场机遇，迫切需要企业的高层决策者加快决策速度，实现快速决策，以便抢占先机，赢得生存和发展。在这种情况下，传统的层级结构日渐显现出不能适应的态势，“扁平化管理”思想也就应运而生，并在高科技手段和信息技术的支持下，得以不断发展，逐步完善。

　　信息化管理在发行领域的运用

　　如今，“扁平化管理”模式已经较为广泛地被运用到全国报社自办发行工作中，而扁平化的管理离不开信息现代化。具体到青岛日报报业集团，给管理工作带来的变化是巨大的 ：每一个管理层级在分享信息的过程中，几乎处在同一个平台上。整个管理系统呈“网状”，由1个中心服务器和31个“节点”组成。这使得每一个管理层级组织，每一个个体（员工）都处在相对平等的“节点”上。例如 ：决策层发出的一道业务指令可以通过“报刊发行综合业务管理信息系统”迅速、准确地传达到每一个“节点”上。同样，处在每一个“节点”上的管理层级的信息都汇总在数据维护系统中。其中包括 ：征订、零售、特殊情况减数、发行邮件、统计、退报、财务、印数分发、征订零售等数据查询模块、征订零售统计模块、数据维护模块。在这套管理体系中，上述信息不需要“层层汇报”就可以即时掌握在最高决策人手中。从而有效地避免了信息在传达过程中的由于人为因素的“过滤”而被“耗散”。

　　越来越多的迹象表明，随着发行事业竞争的加剧，在今后的发行工作中，发行企业的规模已不再是决定发行企业最终命运的决定性力量。发行工作的灵活性和适应性将成为决定报业参与市场竞争成败的关键。特别是随着信息技术的发展、电子商务的出现和知识经济时代的到来，今天的发行工作所处的经济环境已发生了翻天覆地的变化。在多媒体技术、网络传输技术、卫星通讯技术、安全加密技术等现代高科技手段的有力支撑下，依靠功能强大的办公软件、营销管理软件等应用软件，能够轻而易举地实现对大量数据信息的集中快速处理，在第一时间内将发行工作中所有高价值信息传递给高层决策者、中层执行者和发行人员以及发行合作伙伴，实现“一网打尽”。这就从根本上动摇了传统的“金字塔”式经典管理模式，并在客观上促使许多发行公司加快推行“扁平化管理”，加快信息化建设。当发行业务不断扩大规模时，原来加强管理的思路是增加管理层次，而现在的思路却是通过加强信息化建设来增加管理幅度。