进一步推动档案信息资源开发利用工作
（2007年9月28日）
杨冬权
同志们：
这次会议代表们听取了福建省档案局等十几家单位开展档案信息资源开发利用试点工作的经验介绍。这些单位中各级各类单位都有，档案馆中有综合档案馆也有专业档案馆，档案室中有机关档案室也有企业档案室，涵盖了各种类型的档案信息资源拥有者。他们的经验涉及档案信息资源开发的各个方面，既有新形成的电子文件怎么做，又有其他载体的档案怎么做；既有历史档案怎么做，又有现行文件怎么做；既有政策上怎么做、组织上怎么做，又有程序上怎么做、工作流程怎么建立、先后次序怎么确定等。另外，代表们还就今后如何搞好档案信息资源开发利用工作向国家档案局提出了很多好的建议和意见，这对我们有重点地做好这项工作有重要的推动作用。我们一定要认真听取这些意见，改进我们的工作，加强相关方面的建设。通过这次交流，大家对档案信息资源开发利用工作有了更加直观、感性、深刻的认识。特别是我个人通过这次会议，对档案信息资源开发利用工作有三点新的认识：
一是以信息化为标志的新一轮档案信息资源开发利用工作已在我国一大批单位开展，并积累了一些比较成熟的经验。及时总结推广这些经验，对于全面推进我国的档案信息资源开发利用工作具有重要意义。
二是以信息化为标志的新一轮档案信息资源开发利用工作已经开始提升并将全面提升我国档案工作的整体水平。第一，提升了档案信息的开发水平。如档案自动化检索提高了档案工作的效率；档案数字化、网络化实现了档案异地同时利用，产生的效益大大高于原件利用。第二，提升了档案基础工作的水平。通过档案数字化的前处理工作，使档案的整理、编目、统计、鉴定划控、抢救等一系列基础工作得到全面加强。第三，保障了档案原件的安全。数字化利用可以代替原件利用，大量减少调阅原件。第四，档案利用工作出现了新变化。如通过网络利用档案的人数加速增长，北京市档案网站的月点击率约为15万人次，大大超过现场利用的人数；普通利用者人数大大高于机关利用者人数。这是我国档案工作中相当重要的一个变化。第五，产生了广泛的社会效益和经济效益。福建省档案局在介绍经验时，提到古田的移民档案产生了非常大的社会效益，有几十万人利用，最多的一天档案馆接待了800多名利用者。长春市档案馆为100多万工人的档案建了数据库，帮许多工人解决了问题，工人们含着泪给档案馆送来锦旗。第六，提高了档案工作的社会地位，增强了全社会的档案意识。大量公民通过利用档案，知道了档案的价值，提高了社会的档案意识，也提高了档案部门的社会地位。浙江省淳安县档案馆也是提供利用移民档案，接待了几万人，最多的一天有五六百人来利用，在档案馆门前排起了长队。这个馆的同志说，通过这一次档案利用，比开100次座谈会、发1000册宣传手册作用都大。
三是以信息化为标志的新一轮档案信息资源开发利用工作已经使我国的档案利用水平开始并将继续在国际档案界保持领先地位。一批档案馆已经开通了数字档案馆，不少档案馆已经建成本地区电子文件中心，可以说这两项在国际上我们已经处于领先地位，并将继续领先。
通过学经验、听汇报、相互交流，大家进一步明确了档案信息化建设的发展方向，那就是充分利用信息化手段,科学开发利用档案信息资源，为全面建设小康社会提供有效服务。这次会议开得非常成功，达到了加深理解、统一认识、明确方向、坚定信心的目的。我相信，通过这次会议，必将对加快全国档案信息化建设进程和深化档案信息资源开发利用工作起到积极的推动作用。
下面我就今后如何进一步做好档案信息资源开发利用工作讲三点意见。
一、要把做好档案信息资源开发利用工作作为落实科学发展观的战略举措来抓
做好档案信息资源开发利用工作是国家信息化发展的客观要求，是新形势下档案部门贯彻落实科学发展观的重要战略举措。党中央、国务院高度重视信息化工作，提出了“大力推进信息化，加快建设现代化”的战略方针，先后出台了一系列重要政策文件，涉及国家信息化发展战略、信息资源开发利用、电子政务建设、政务信息公开等多个方面。特别是在中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》和国务院颁布的《中华人民共和国政府信息公开条例》中，就加强档案信息资源开发利用工作给档案部门提出了明确的任务和要求。可以说，做好档案信息资源开发利用工作是各级档案部门落实好、完成好这些任务和要求的核心内容，是推进我国信息化工作的重要组成部分。它的重要性体现在以下两个方面：
第一，做好档案信息资源开发利用工作是促进信息化工作与档案工作有机结合的重要途径。档案是国家基础性、原生性信息资源，档案信息资源在经济建设、社会发展、文化传承等方面发挥着不可替代的重要信息支撑作用。做好档案信息资源的开发利用，可以大大充实我国国家信息化发展的内容，加快我国经济与社会发展全面信息化进程，使我国的信息化战略在更广泛的领域取得实效，在更大的范围发挥作用。面对国家信息化工作的战略转型，档案工作特别是档案信息化工作必须适应新的形势需要，转变工作思路，创新工作机制，把档案信息化工作的重点转移到加快档案信息化资源建设、发挥档案信息资源的重要作用上来。通过信息化建设，带动档案资源的开发利用工作，推动档案工作向更高水平、更高层次发展；通过科学地开发档案信息资源利用工作，促进档案信息化建设，积极推进国家信息化工作。
第二，做好档案信息资源开发利用工作是推动档案事业可持续发展的重要手段。为党和国家工作大局服务是档案工作的指导思想，也是档案工作的根本任务。做好档案服务工作的关键，在于服务方式创新，改进服务手段。从这次会上各单位介绍的情况看，以信息化为标志的新一轮档案信息资源开发利用工作，已经使我国的档案信息资源开发利用工作以前所未有的手段、在前所未有的范围内、发挥着前所未有的重大作用。网络利用人数大大超过了到现场利用的人数，提供档案信息的准确率和速度也大大地超过以往。信息化在使更多的利用者便捷利用档案信息资源的同时，也使广大利用者对档案部门和档案工作有了全新的认识。可以说，档案信息化是近几年我国档案事业发展的一个重大拐点和耀眼亮点。以信息化建设为突破口，深层次、高质量、高效率地开发档案信息资源，服务小康社会、和谐社会建设，是做好档案服务工作的有效手段和有效方式，必将成为档案事业可持续发展及在国际档案界取得领先地位的一个新的增长点。各级档案部门要充分应用现代信息技术，推动档案信息资源开发利用工作，促进档案事业实现新的更大的发展。
近年来，全国档案信息化建设水平有了很大提高，在部分经济条件较好的地区，特别是东部地区，档案信息化建设的基础设施有了很大改善，档案信息资源建设取得了较大进展。但是，从全国整体情况来看，档案信息资源建设还存在一些亟待解决的问题，核心问题是档案信息资源的重要作用还没有得到充分发挥。如何利用信息化手段，提高档案信息资源开发的层次和深度，从而最大限度、最大范围地发挥档案信息资源的作用，是我们面临的主要任务。各级档案部门要充分认识做好档案信息资源开发利用工作的重要性和紧迫性，增强工作的主动性和创造性，把做好档案信息资源开发利用工作作为新时期落实科学发展观的重要举措，进一步总结经验，积极探索做好档案信息资源开发利用工作的最佳方式和有效途径，为构建社会主义和谐社会作出应有的贡献。
二、要总结和推广档案信息资源开发利用试点工作取得的成功经验
自去年9月以来，国家档案局和国务院信息办共同在档案部门启动了档案信息资源开发利用试点工作，试点工作主要内容包括传统载体档案数字化、政务信息资源管理、已公开现行文件利用、企业档案信息资源开发利用、公共文献基础数据库建设、档案信息资源社会化服务等六个主题，分别由16个单位承担试点任务。经过一年多的试点实践，试点单位圆满完成了工作任务，取得了阶段性成果，积累了许多成功经验，概括起来，主要体现在以下四个方面：
一是实施项目带动战略是做好档案信息资源开发利用工作的根本保证。实施项目带动战略，有利于解决经费、人员、部门协调等问题，顺利推进档案信息资源开发利用工作。档案信息资源开发利用工作涉及面广，需要一定的经费投入，工作涉及许多职能部门。从试点单位实施的情况看，各单位领导对这项工作高度重视，周密部署、精心组织、认真实施，从人力、财力和物力上多方予以协调与保障，确保了试点工作顺利进行。这一经验启示我们，今后各级档案部门在开展这项工作时，要积极向当地党委、政府汇报，争取重视和支持，并加强与相关部门特别是信息化主管部门的联系，争取他们的理解和协作，力争把档案信息资源开发利用工作相关项目列入当地信息化发展规划，以具体务实的项目带动档案信息资源开发利用工作落到实处。
二是重视基础工作是做好档案信息资源开发利用工作的必要前提。无论是建立档案目录数据库、进行档案全文数字化，还是开发档案信息资源、为社会提供利用，都要做好档案的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作。各试点单位都投入了大量的人力进行信息化前的基础整理工作，全面推动和改善了档案的基础工作，为档案信息化创造了基本的条件。这一经验启示我们，开展档案信息资源开发利用工作，一定要充分尊重档案管理工作的科学规律，扎实做好基础工作。
三是明确利用需求是做好档案信息资源开发利用工作的内在推动力。信息资源开发利用工作的一条重要原则就是以需求为导向，针对社会各界的需求，开发出满意的信息产品，是档案部门做好服务党和国家工作大局的核心问题。在这次试点工作中，一些档案部门紧紧围绕“关注民生，改善民生”这一新时期党中央、国务院执政治国的新的着力点，优先整理编目、优先数字化、优先提供与民生有关的档案，积极开发民生档案信息资源服务民生，使档案信息资源开发的成果更多地体现到服务民生、改善民生上来，取得了良好的社会效益，受到了当地党委、政府和社会各界的普遍赞誉，进一步提高了党和政府的威信，维护了公民的合法权益，维护了社会的稳定。这一经验启示我们，今后各单位在开发档案信息资源时，要根据社会各界的需求情况，有导向性地开发档案信息资源，这是做好档案信息资源开发利用工作的内在推动力。
四是统筹安排是做好档案信息资源开发利用工作的重要指导方针。在整体工作中，搞不搞、先搞哪些、如何搞等等，需要统筹安排；在具体工作中，哪些部门、哪些人员参加，经费如何筹措，技术采用什么路径，先搞哪些技术标准等等，都需要统筹安排。各级档案部门在开展这项工作的时候，一定要统筹安排，少走弯路，少付学费，不要犯近视病和急性病，不要为今后留下后遗症。
关于统筹安排问题，有几点建议供大家参考。
一是在档案信息化工作中，电子文件中心的建设应该急于档案的数字化。因为电子文件每天都在产生，如果不及时归档，以后会产生很多问题，所以必须尽早抓，早抓早主动。在档案部门建立电子文件中心，对档案事业的发展是关键性的，属于抢占未来的制高点。希望各地信息化主管部门支持各级档案部门，早日建成本级的电子文件中心。
二是档案馆和档案室必须联动。档案数字化仅有档案馆的积极性还不够，还要有机关档案室的积极配合。各地档案馆应该积极引导有条件的档案室着手档案数字化，这样就能使我国档案数字化工作大大向前推进。
三是应该选择当前利用率高的档案先搞数字化。长春市档案馆的同志在工作中研究和分析了以往利用工作中哪些档案群众利用得最多，将利用率高的档案优先数字化。我赞成这么做。
四是一个案卷内的档案应该全部数字化。北京市档案馆坚持一个案卷内的档案全部进行数字化，避免日后对同案卷档案再进行一次数字化，少走弯路。我认为也是合理有益的做法。
五是可以先数字化然后再对档案进行鉴定。在数字化前处理工作中，档案的鉴定工作是极端重要的一项工作，它工作量大，费时、费力，必须耐心细致地工作，不得半点马虎。外交部档案馆对全部档案进行数字化，然后在计算机终端上对数字化的档案进行鉴定，把开放的档案拷贝到开放数据库系统中去，对外提供利用，效果非常好，值得效法。
各级档案部门要从本地区实际出发，认真学习上述经验和做法，将这些经验和做法具体应用和推广到本地区档案信息资源开发利用工作中去，指导本地区档案信息资源开发利用工作，进一步总结和完善开发利用档案信息资源工作的新思路、新机制和新方式，使档案信息资源开发利用工作上一个新台阶。
三、要以解决相关法规标准、电子文件管理、传统载体档案数字化三个问题为重点，不断深化档案信息资源开发利用工作
做好档案信息资源开发利用工作，当前和今后一个时期，要重点解决好以下三个问题：
一是要以标准化、规范化建设为手段，解决好相关法规标准的制订问题，为开发利用档案信息资源工作提供法规保障。在信息化条件下，档案信息资源开发利用工作必须做到有法可依、有章可循。但从目前来看，档案信息资源开发利用工作的法规标准建设还相对滞后，不利于档案信息资源开发利用工作的有序展开。如：电子文件和数字化档案的法律地位问题、电子文件的集中备份安全保管问题、电子文件和数字化档案的安全保密问题、电子文件接收管理和档案数据库建设的标准化问题、档案信息资源开发利用过程中保护公民隐私的问题等等，都亟待制定相应的法律法规来进行调整和约束。我们将会同有关部门认真调研，集中力量，尽快修订、制定相关的法规和标准。国家档案局今年启动了《档案法》修改工作，我们将考虑把档案信息资源开发利用工作纳入《档案法》修改内容；同时，我们将和国信办联合启动《电子文件管理条例》的立法程序，尽快编制完成《电子文件管理标准体系表》，相继出台《电子文件元数据方案》、《电子文件长期保存格式》、《基于XML的电子文件封装》等一批电子文件管理急需的技术标准。
二是要以加强网络环境下档案资源建设为重点，解决好电子文件的保存、保真、保密以及利用问题，使电子载体的档案信息资源得到有效开发。近年来，各地档案部门和信息化主管部门对电子文件的保存、保真、保密以及利用工作，探索出一种比较切实可行的做法，即在各级档案部门建立电子文件中心，对本地区各单位形成的电子文件实行统一接收、集中归档、及时备份、脱机保存，并对归档的电子文件进行鉴定，把可公开的政府信息随时向社会提供利用。这种做法不但有效地保证了电子文件的齐全、完整和安全，而且有效地保证了电子档案信息资源得到及时开发。各级档案部门要认真借鉴已建立的电子文件中心的经验，争取当地信息化主管部门的支持，按照今年4月国家档案局召开的电子文件中心建设经验交流会的精神，加快建立本地区电子文件中心或电子文件备份中心，以利于新形成的电子档案信息资源及时得到科学管理和开发利用。
三是要以满足民生需求为导向，解决好传统载体档案的数字化问题，使传统载体档案信息资源得到有效开发。近几年来，一些档案馆和档案室大力开展档案数字化工作，建立数字档案馆、数字档案室，使传统载体档案可以方便快捷地异地利用，从而使我国的档案数字化工作走进了世界前列，也使我国的档案工作进入了可以方便快捷利用传统载体档案的新阶段。各级档案部门要认真借鉴他们的经验和做法，积极开展档案数字化工作。要根据现实需要，立足当前，着眼长远，分轻重缓急，制定传统载体档案数字化工作方案。当前要集中力量，优先整理编目、优先数字化那些与广大人民群众最关心、最直接、最现实利益问题有关的各类民生档案，如房地产档案、婚姻档案、知青档案、改制企业档案、土地承包档案、林权制度改革档案、农村税费改革档案、城市低保档案、合作医疗档案、农民工档案、劳模档案、学籍档案、移民档案、拆迁档案、社保档案、复退军人档案等等，以便于这些民生档案资源得到及时开发，更好地服务民生。在对外提供民生档案时要注意保护个人隐私，更要注意保护国家秘密。
此外，我还要强调几点：
第一，传统载体档案数字化的首要目的是为了方便利用，并通过替代利用而保护档案原件。所以，对已经数字化的档案，各级档案部门一定要及时鉴定，划分公开范围和控制使用范围，并将公开范围的档案及时向社会开放，确保可以公开的数字化档案有效向社会提供利用，使档案数字化真正成为档案信息资源开发利用的有力手段，而不仅仅作为档案信息保存的另一种形式。
第二，各级档案部门要以贯彻落实《中华人民共和国政府信息公开条例》为契机，把各级国家档案馆建设成为当地政府公开信息的查阅场所。国务院在今年颁发的《政府信息公开条例》中，明确规定各级国家档案馆为各级政府信息查阅场所，这为我们开发利用档案信息资源增加了新任务、新渠道和新途径。各级国家档案馆要充分利用电子文件中心建设、数字档案馆建设以及已公开现行文件利用工作已搭建的信息平台，统筹兼顾，合理安排，综合开展政府公开信息查阅工作，避免重复建设，节省人力、物力和财力。
第三，国家档案局经与国信办共同协商，准备在各级档案部门全面推进档案信息资源开发利用工作的同时，集中力量就其中的某一方面进一步将试点工作深入下去。国信办、发展改革委、财政部等部门共同制定的《政府信息资源社会化服务资产化管理办法》有望于近期出台。档案部门作为第一批试点单位，要积极配合该《办法》的贯彻实施，为国家信息资源的社会化服务和资产化管理摸索路子，积累经验，做出档案部门的新贡献。
会后我们要做三件事：一是出一本书。把这次会上大家的经验加以浓缩，加以修改，正式出版，向全国公开发行，使这些经验在全国范围内得到推广，让更多的单位学起来、干起来。二是开一次会。国家档案局的有关部门要开一次会，把这次会议的经验好好地消化、讨论，哪些经验和做法可以普遍推广，就迅速将它们转化为政策、法规、标准，使这次会议发挥它的后续作用，加紧推进档案信息资源开发利用工作。三是发一份文件。我局要和国信办联合印发这次会议的纪要，把这次会议达成的共识传达到各级信息化主管部门和档案部门，全面推动档案信息化工作。
国家档案局将在今年年底布置明年工作的时候，把档案信息化工作包括电子文件中心建设和档案数字化工作，作为一项重要的工作予以布置，继续加以推动。希望各位同志将这个信息告诉给各单位的主管领导，下决心下力量抓这件事。
我相信，在各级档案部门的精心组织下，在各地信息化主管部门的大力支持和配合下，一定能把档案信息资源开发利用工作推向一个新的发展阶段。