作者：张军雄
摘 要：分析了图书馆设备招标工作中存在的一些问题，探讨了招标前应做的准备工作，以保证图书馆所购设备的质量。 关键词：高校图书馆；设备招标；市场调查 中图分类号：G258.93文献标识码：A
随着图书馆事业特别是图书馆信息化和网络化的发展，图书馆的各种设备越来越多，设备购买也逐渐成为图书馆发展中的重要工作之一。而设备质量的好坏，将直接影响到图书馆工作的正常开展。自从2000年1月1日《中华人民共和国招标投标法》开始实施以来，在制度和程序上规范了设备采购行为，增加了决策的透明度，使采购者达到了少花钱多办事的目的，也使高校有限的经费发挥了最大效益。但是，我国的招标工作毕竟处于起步阶段，由于受诸多因素的影响，还存在一些不尽人意之处：一是产品质量参差不齐，采购质量难以保证；二是市场行为不规范，产品价格混乱；三是市场销售不规范。厂家不正当的竞争手段，虚假广告信息的误导，国家管理法规的不健全，以及单位内部管理制度的不完善，使得一部分性能比较差的商品流入到高校。许多经销商为了谋取暴利，想方设法推销他们所谓的优质先进产品。如果事先不进行市场调研，掌握市场行情的第一手资料，仓促决策，盲目采购就容易上当受骗，给学校造成不必要的经济损失。 如何保证高校图书馆设备招标的顺利进行，保证所购设备的质量，是我们值得思考的问题。笔者根据多年来的设备购置经验认为，图书馆虽然不能直接参与设备招标的整个过程，但积极做好招标前的各项准备工作，对于顺利完成设备购买任务有极大帮助，能够最大限度地保证预购产品的质量。因此，在每次设备招标之前，我们应做好如下几项工作：
1 成立招标工作小组并做好设备采购认证工作 随着图书馆自动化、网络化的发展，所需设备的数量越来越多，金额越来越大，如何组织好每一次招标工作，把握好招标工作中的每一个环节，把每一分钱用在刀刃上，是图书馆自动化设备招标工作的最终目标。因此，做好采购前的论证工作是十分必要的，通过综合论证，保证资金的合理使用。为此，在实施招标之前，应成立招标工作小组。招标小组除了学校相关部门的人员外，必须有图书馆的专业人员参加，根据图书馆的当前需要、自动化建设规模、建设目标、发展趋势及市场情况、经费等方面的因素进行综合论证，弄清招标的目的和要求，制定相应的招标策略，力求花最少的钱买最好的产品。
2 认真做好投标公司的资格审查 一是对投标公司的资本审查。资本审查是对潜在供应商或参加投标的卖方企业进行技术、资金、信誉、管理等方面的评估审查。资本审查是保证采购项目保质保量完成的必要手段。通过审查可以了解满足具体采购项目方面要求的潜在供应商的数量，可以了解供应商是否具有法定资格，是否具有一定的生产技术力量，是否具有适当的融资能力和管理水平等方面的内容，以防在履行合同时出现交货质量、时间与实际采购要求不相符的情况。加强资本资格审查，可以提高工作效率，降低采购成本。在具体操作规程中，当发出招标公告后，来参加投标的潜在供应商可能很多，通过资格预审，可以筛掉大部分不符合招标要求的投标供应商，使符合要求的投标供应商数量缩小到合理的范围之内。一般来讲，对供应商的资本资格审查，应由学校设备部门根据实际情况进行。对资质高、信誉好、实力强并在以往的供货及服务方面表现俱佳的厂商首先作为邀请投标对象，对不能完全履行合同或采取各种方式损害学校利益的厂商，取消其今后参加投标的资格。 二是对投标单位的资质和经营状况的审查。投标单位的资质和经营状况决定了其可信度和履约能力。如果一个企业连工人的工资都不能保证，负债累累，发包方的付款就不能保证专款专用，有些甚至被银行扣留用来还债，怎么能有足够的资金来保证按期完成设备的制作呢？工人收入不高，工作没有积极性，设备的质量和工期就很难保证。 三是对投标单位的人员、技术状况及产品制造业绩的审查，这是决定产品质量的关键因素。如果一个企业的技术力量不强，加工制造能力差，财务状况再好也无法自行设计制造出高质量的产品。为了履行合同，承包商势必会将自己没有能力制作的产品配套件委外加工，这样既增加了合同执行的难度，也难以保证产品的整体质量。一个成熟产品的开发需要经过反复的试验，如果承包商的同类产品制造业绩不佳或没有制造这类产品的经验，制造出来的产品就不是成熟产品，往往会出现这样那样的问题，不能满足设计和使用要求。 四是对投标单位信誉的审查。一个单位的信誉决定其能否很好地履行合同。招标单位应广泛了解投标方原有用户对它的反映，对用户的意见进行综合客观的分析，如果用户反映不好，肯定是厂家没有较好地履行合同，据此可以想象我们同样可能会遇到类似的问题。所以用户的意见应引起高度重视，在评标时应适当加以考虑，以防造成以后的被动局面。 五是认证投标商资格，确认参加投标的商家。所有投标单位在投标前须提供工商营业执照、税务登记证、银行最新资信证明、法人代表身份证等相关资料的复印件，由投标工作小组进行资格确认。
3 做好产品的市场调查 进行市场调查的目的主要是看看同类产品中有哪些品牌、型号和规格，其功能、性能、质量和价格如何，哪些型号和规格的产品能满足图书馆自动化发展的要求。对于某一种具体的产品来说，调查内容主要包括产品的功能、性能、稳定性、安全性、兼容性和可扩展性等。一般来说，历史悠久、销量较大的知名品牌质量比较有保障，售后服务也较好，但价格比较高。对于新品牌或厂家主动上门推销的品牌，要认真考察其产品的各项指标，最好通过试用来加以检验，千万不能被它的广告和宣传所迷惑。我们在考察某一种产品时，往往用以下这几个指标来衡量： 一是安全运行时间。各种产品都有一个经过反复测试后确定的安全运行时间。即某种产品连续使用多长时间内不会出现故障，这是评价产品质量的一个重要指标。毫无疑问，安全运行时间越长，说明质量越好，使用寿命越长。 二是峰值。也就是设备所能承受的最高负荷或运行的最高速度。这一指标往往用数量、速度、流量等来衡量。比如计算机的运行速度，主要用CPU的频率来衡量，网络交换机则用带宽来体现。当然，在考察峰值时，不能简单地看它的数值，还要看它在这个数值附近运行时的稳定程度。如果运行不稳定，峰值再高也是没有意义的，甚至还容易造成设备的损害。 三是兼容性。兼容性是指某种设备跟不同品牌、不同型号的同类产品配合使用时的适应能力，适应能力强的产品兼容性就好，适用能力差的兼容性就差。对于设备数量众多、品牌复杂的图书馆自动化硬件环境来说，良好的兼容性是不可忽视的一个因素。 四是可扩展性。这是指设备有没有预留用以升级换代的技术和接口，包括硬件接口和软件接口。扩展性越强，说明设备升级换代的空间越大，对图书馆拓展新业务、提高自动化和信息化水平越有利。 五是设备的生命周期。毫无疑问，质量越好的设备，生命周期越长。对于长期经费不足的图书馆来说，选择经久耐用的设备是缓解经费紧张的一个重要途径。 六是经过认真的市场调查以后，从中选择一种功能齐全、性能良好、价格适中的产品作为首选产品。同时，要认真调查竞标公司及其产品的有关信息，选择知名度高、信誉好、产品质量和售后服务可靠的公司参加竞标。另外，尽可能邀请多家公司参与竞标，特别要注意邀请有过业务来往、信誉良好的公司来参加竞标。
4 做好设备选型工作并制定科学合理的招标方案 自动化设备的选型是一项非常重要的工作，选型工作做得好可以少花或不花冤枉钱，使经费得到合理使用；相反，如果选型不当，会造成设备功能闲置，使用率不高，甚至成为食之无肉、弃之可惜的鸡肋。这对于有限经费投入来讲，无疑是严重的浪费。仪器设备的选型应遵循技术上先进、经济上合理、教学科研适用的原则。同时要正确处理先进性与实用性的关系，不盲目追求多功能、高性能。既要满足教学科研的需要，又要有一定的前瞻性，同时还要考虑学校资金的承受能力，要使有限的资金发挥最大的效益。在进行市场调研的基础上，对所购设备不同型号不同规格的各个品种进行综合分析比较，然后选择性价比最优者作为预购产品。 制定设备需求方案，首先要弄清楚图书馆准备实现什么功能，需要哪些设备，数量多少、规格型号如何，所有设备需要多少经费等等。制定方案时一定要根据图书馆的实际需要来进行，如果预定的设备配置太低、数量太少，就无法满足图书馆自动化发展的需要，但如果配置太高，数量太多，则会造成设备及其功能的闲置，既增加了购买成本，又造成浪费。因此，选型方案应该由图书馆专业技术人员在充分考虑实际需要的基础上来制定，才能真正做到准确可靠。当然，在制定方案时也要考虑到功能和性能的可扩充性，为以后的升级换代做好准备。因为图书馆事业发展越来越快，适当提高设备配置是必要的。为了把方案做得一目了然，最好用表格形式列出所需设备的名称、规格、品牌、价格和用处等。无法用表格列出的事项，可用文字加以说明。
5 认真编写招标文件 招标文件的编写是一项复杂而细致的工作，编写质量的好坏直接影响到招标工作能否正常进行，甚至影响到招标后能否顺利履行合同。因为招标文件的编制涉及面广、内容多、综合性强，故应力求内容完整、详尽，用词准确严谨，避免招标双方对文件的理解和解释产生分歧，增加评标工作量，影响招标工作的顺利进行。所以招标文件定稿前要反复推敲、审查、修改。首先由招标文件编写小组完成初稿，然后分发给实践经验丰富、专业水准高的相关人员传阅。修改、充实、整理后再组织有关人员进行审议，逐字逐句斟酌以确定招标文件内容。这样有利于提高各投标文件的响应性，防止投标文件内容及标价差异过大，从而减少评标工作量。 实践证明，设备招标前做好以上各项工作，可以明确招标意图，制定科学合理的招标方案，防止招标的盲目性，保证资金的合理使用和所买设备的实用性，从而保证图书馆自动化设备的质量和售后服务，为促进图书馆自动化的发展提供良好的物质保证。
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