作者：杨建永

摘 要：在企业信息资源规划进程中，对信息资源进行有效的组织是一项重要的工作。介绍了图书馆学中的分类法、主题法、元数据法的基本知识，并分析了它们在企业信息资源规划过程中的具体应用。
关键词：信息资源规划；分类法；主题法；元数据
中图分类号：F270.7    文献标识码：Ａ

现代企业的运转需要大量的信息作为支撑条件，企业人员需要企业信息系统提供明确具体、实用性强的信息，企业在进行外部宣传和传播信息时，同样要求准确、具体的数据或描述。一个企业在生产、存储了海量的信息后，为了能够有效地利用，就需要一定的方法对企业拥有的信息进行合理的组织。信息组织就是指采用一定的方式，将大量的、分散的、杂乱的信息经过整序优化，形成一个便于有效利用系统的过程。图书馆学知识在信息组织方面有着传统的优势，如果将其很好地应用在企业信息资源规划过程中，能够收到良好的效果。
１ 分类法的应用
分类是人类认识和把握事物、知识的基本思维方法。事物、知识经过分类后就能从不同角度全面地显现其内在的层次与联系。分类法按结构原理可分为体系分类法与组配分类法两大类型。体系分类法是一种将所有的类目组织成一个等级系统，并且采用列举方式编制的分类法，又称列举式分类法。这种分类法通常将类目体系组织成一个树状结构，按照划分的层次，逐级列出详尽的子目，并以线性形式显示。组配分类法，也称分面分类法，它运用概念可分析和综合的原理，将可能构成文献主题的概念分析成为单元或分面，设置若干标准单元的类表，使用时，先分析标引对象的主题，根据主题分析的结果，通过相应概念类目的组配表达主题内容，以这些类目标识的组合，表示该项主题在分类体系中的次序。
企业在利用分类法进行信息组织时要达到以下目标：一是方便快捷。用户查找某一信息时可以直接通过企业信息资源分类体系中不同的类目入口浏览查询一个个节点，找到相应节点，直接链接所需信息即可。二是实用性强。不需要懂得很多专业知识和高深的检索技巧，企业的任何员工只要懂得计算机的基本操作，就可以找到自己所需的相关企业信息。但是传统分类法在进行信息组织时设立的类目过多、过细、过于专业化，缺乏相关知识的用户在检索时会觉得无法理解，从而造成检索不便，因此如果在企业的信息组织过程中，仍坚持应用传统分类法过细的类目，会使用户在检索时难以选择正确的检索入口和检索途径。
在企业信息分类体系的设计上要灵活，不应该拘泥于严格的学科知识分类体系。要充分考虑到用户的信息需求特征。企业的业务主题分类尽可能精确到最小一类，便于对发生特定信息进行较为准确的聚类、查询和研究。如果涉及多个事项，必须进行交叉分类，这样可以满足用户从不同的检索途径获取所需信息的需要。
企业信息中一些复杂概念的表达与分解要借助于分类法的概念分析与概括。在信息组织中必须对这些复杂概念进行清晰的分解、界定和表达，以确保信息标引的准确性和一致性。通常会以一个统一的公共信息分类编码表的形式将这些重要的基础概念及其各个级别的下位类进行规范化和标准化，作为一个企业内部的基本信息组织规范化标准，来约束和控制信息组织的质量和效率。现在已经出现了许多此类的信息组织规范化标准，如：《国家经济信息系统设计与应用标准化规范》《标准化工作导则：信息分类编码编制的基本原理和方法》（ＧＢ ７０２６—８６）等。
２ 主题法的应用
主题法即主题检索语言，是把自然语言的语词经过规范处理后，以表达主题内容的语词直接作为文献主题标识，以字顺为主要检索途径，结合参照系统和其他方法来间接地揭示词间关系的标引和检索信息资源的方法，能提供以事物名称检索文献的途径。
现在主题法使用比较广泛的是叙词法，叙词语言是一种从自然语言中精选出来的、以概念组配为基础、经过严格的词汇控制而发展起来的情报检索语言。叙词法通过精心选择和采用语词组配这一原理和方法，用少数的基本词汇的组合来代替海量的语词，可以表达各种文献信息的主题概念。叙词表是叙词的总汇，《文献叙词标引规则》（ＧＢ/Ｔ ３９６０—９５）是这样定义叙词表的：“自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的科学术语所组成的一种规范化词典。在文献标引与情报检索过程中，它是用以将文献、标引人员及用户的自然语言转换为统一的系统语言的一种术语控制工具。”在信息检索过程中，如果要达到较高的检索效率，则控制是永远需要的。叙词表就是一种对语词的规范化控制，一个企业如果能够利用叙词表来进行信息的组织，能够提高信息检索、利用的效率。
随着检索语言技术的进步，叙词法已经得到了充分的发展，词表的参照系统和索引系统也比较完善，适宜于科学地组织和管理文献信息，也便于数据交换与计算机检索。当然，传统的叙词法在企业信息资源规划利用中也有不适用的地方。传统的叙词语言标引难度大，对专业人员要求高，而在企业环境中，检索语言的使用不再仅限于专业标识人员与检索人员，而是层次不同的广大终端用户，因此用户迫切要求和需要采用自然语言，其中最主要的是用关键词语言来组织与检索信息资源。关键词是直接从信息资源的题名、文摘中选取、提炼出来的具有检索意义的词。由于选词直观，揭示信息速度快，专指性高，便于用户检索信息资源。但是关键词法也有其自身的局限性，作为一种自然语言，关键词表达概念的自由度很大，选词不规范，对大量的同义词和近义词无法反映，漏检率很高，影响了检全率和检准率，并且给数据交换带来了困难。所以没有经过控制的关键词检索，不是解决企业信息组织、检索的最好方法。为了克服叙词法和关键词法各自的缺点，根据企业信息组织现状和信息组织要求，应该采用关键词法与叙词法相互结合的双重组织法来揭示企业信息资源。
使用后控制词表是比较有效的措施之一。后控制词表采取的是“标引不控制，检索控制”模式。这种模式标引使用自然语言，检索则既可以使用自然语言，也可以使用存放在计算机内只供检索用的词表。后控制词表的性质类似于入口词表，是一种转换、扩检工具，是一种罗列自然语言检索标识供选择的工具。后控制词表的控制词并非直接用于标引，而是作为信息检索标识的自然语言进行控制。实际上，后控制词表对自然语言的控制原理十分简单。用户可通过输入某一概念的任意同义词作为检索词，经过后控制词表找出其标识词，然后再通过对所有同义词的匹配查找，找出符合条件的记录。后控制词表技术是一种较为先进的情报检索技术，是人工语言与自然语言结合的典范，是提高检全率和检准率的高效控制工具，它在企业信息组织中发挥着自己的重要作用。
对企业信息资源进行组织与揭示时，还可同时给出标引词——关键词与叙词，然后建立关键词与叙词之间的参照系统，还可对每个叙词进行多个关键词注解，使关键词较准确地覆盖叙词。这样，既有利于企业员工利用自然语言组织信息资源，也有利于对企业信息资源的准确描述与科学组织。
３ 元数据的应用
元数据是对数据资源的描述，英文名称是“Ｍｅｔａｄａｔａ”，通常被解释为ｄａｔａ ａｂｏｕｔ ｄａｔａ，即关于数据的数据，或者可以理解为是关于信息资源的信息。元数据是信息共享和交换的基础和前提，用于描述数据集的内容、质量、表示方式、空间参考、管理方式以及数据集的其他特征。元数据的功能主要体现在：其一，描述。对信息对象的特征、属性等的描述，这是元数据最基本的功能，元数据应当能够比较完整地反映出信息对象的全貌。其二，检索。支持用户发现资源的能力，有利于用户便捷、快速地发现其真正需要的信息资源。其三，选择。支持用户在不必浏览信息对象本身的情况下，能够对信息对象有基本的了解和认识，从而决定对检出信息的取舍。其四，定位。提供信息资源本身的位置方面的信息。其五，管理。保存信息资源的加工存档、结构、使用管理等方面的相关信息。其六，评估。保存资源被使用和被评价的相关信息。
元数据在图书情报系统中应用的历史很长，如ＭＡＲＣ是历史最悠久、最成熟的元数据模式。当然对于企业应用来说，ＭＡＲＣ虽然非常严格、标准化程度非常高，但是却不太适用，因为它偏重于印刷型资料分编。由于其格式结构过于复杂、专业性太强、一般用户难以掌握、制作成本过高及有些方面耗时费力且对检索使用却无多大帮助等缺点，所以不能适应企业信息资源规划的要求。
在各种元数据类型中，ＸＭＬ（可扩展标记语言）在企业信息资源中有着广泛的应用前景，ＸＭＬ是Ｗ３Ｃ于１９９８年２月发布的一种标准，它是ＳＧＭL的一个简化子集，它将ＳＧＭＬ的丰富功能与ＨＴＭＬ的易用性结合到Ｗｅｂ的应用中。ＸＭＬ是一种简单、与平台无关并被广泛采用的标准，是一种元数据标记语言，它提供一种描述结构化数据的方法。与主要用于控制数据的显示和外观的ＨＴＭＬ标记不同，ＸＭＬ标记用于定义数据本身的结构和数据类型。ＸＭＬ的优点是它将数据与显示分离开来使得集成来自不同源的数据成为可能。
具体到ＸＭＬ在企业信息资源规划的应用，信息资源规划小组中的高层领导要对整个组织的信息需求提出总体要求，各部门根据自己的实际情况提出自己的领域需求，部门领导必须根据自己的不同业务委派业务员提出业务需求信息，系统分析员则要总结、分析业务员提出的业务需求，与部门领导一起分析所属部门的不同业务之间的数据交互关系，与高层领导一起分析部门之间的数据交互关系。

参考文献
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第一作者简介：杨建永，男，１９７６年９月生，１９９８年毕业于江苏技术师范学院，馆员，宿迁学院图书馆，江苏省宿迁市，２２３８００