作者：杨爱荣
[摘 要]本文对地级图书馆建设地方文献书目数据库的意义、方式、类型以及建库的步骤和质量控制等一系列问题进行了探讨。
随着现代化建设步伐的加快，地方文献信息用户与需求量呈不断增长的态势。地方文献的收集、整理、开发与利用引起了各级图书馆的普遍重视，其被视为完善藏书体系、丰富文献资源、形成特色馆藏重要的组成部分。地方文献是不同于其他文献的一种特色文献，它充分体现着地域的社会发展和地方的时代变迁特色。因其内容反映了各个历史阶段本地区各方面发展的概貌，对推动地方文化发展，提供领导决策参谋，具有很高的参考价值。有目的、有系统地建立有特色的地方文献数据库，是现代图书馆走多元化发展之路、开拓创新的重要举措，可以更好地为社会文明与经济建设服务。各级图书馆既要重视高科技的发展，也不能忽略地方文献的收集、整理、开发与利用。
地方文献数据库是通过计算机实现对地方文献信息资源的收集整理、标引著录、检索输出的自动化检索系统。笔者认为：根据地级图书馆的人力、物力、财力的具体情况，在进行地方文献信息资源数字化过程中，应以书目数据库建设为主，以文摘与全文和多媒体数据库为辅。随着社会信息化的发展，地方文献数据库需求迅速增长，为了使地方文献资源得到充分地开发和利用，加快地方文献书目数据库建设已势在必行。
1 建设地方文献书目数据库的意义
建立地方文献书目数据库，对开发地方文献资源有着十分重要的意义：(1)有利于地方文献工作的自动化管理，提高管理水平和质量。(2)便于读者快捷、准确地检索地方文献，使地方文献得到更充分的研究和利用，为地方领导决策和规划提供信息咨询，为地区建设提供信息资源，促进地区的现代化建设发展。(3)有利于图书馆比较全面、准确地掌握馆藏地方文献资源的收藏情况，有的放矢地完善地方文献的藏书体系。(4)为建立地区性地方联合书目数据库，实现地方文献资源网络建设和资源共享打下良好的基础。因此，无论图书馆的地方文献是集中收藏还是分散收藏，都应把地方文献书目数据库建设放在首位，在编制新人藏地方文献书目的同时，也要开展对所藏地方文献进行回溯编目，建立系统、规范的地方文献书目数据库。
2 建设地方文献数据库的方式
根据不同的目的和任务，可采用不同的建库方式：(1)新建库式。收集新的地方文献信息，连续建立最新地方文献数据库。将源源不断的无序新文献信息及时有序地连续性提供给用户检索利用。(2)回溯建库式。回溯过去的文献信息而建立的地方文献数据库。目前已建成的地方文献数据库书目数据较少，而地方文献信息资源很丰富，为了充分发挥作用，回溯建立全面系统的地方文献数据库十分必要。(3)独立建库式。由本单位独立建立地方文献数据库。一般在建立馆藏地方文献书目索引数据库时多采用此法。(4)联合建库式。纵横联合协作建立地方文献数据库。随着网络化的发展，从自发、独立、小型、分散的数据库生产走向协调、联合、大型、网络化，是文献信息工作发展的必然趋势。必须摆脱孤军作战，改变各自为政的状况，应加快区域内图书馆、档案馆、博物馆等有关单位分工协作步伐，采用“统一规划、标准一致、加工分散、集中处理”的建库格局，联合构建综合性、全文型较大规模的地方文献数据库，达到共建、共知、共享。
3 建设地方文献数据库的类型
地方文献数据库可按不同的标准划分不同的类型：
(1)按数据学科内容分：综合性和专题性。前者是包括各学科内容的综合性地方文献数据库。而后者是只收某学科或某专题内容的专题性地方文献数据库。
(2)按数据加工程度分：书目索引型和全文型。前者是只提供文献线索和摘要的地方文献的书目索引数据库，揭示文献深度浅，服务范围小。后者是既提供文献线索，又提供原文内容的地方文献全文数据库，揭示文献内容深，可满足用户多层次检索需求。
(3)按数据库产品形式分：机读型和网络型。前者是以检索光盘和检索软盘形式的地方文献光盘(软盘)数据库，可独立在单机上运行，供用户检索使用。后者是设在网站上，建立网页的地方文献网络数据库，随时随地供多用户检索使用。
4 确立书目数据标准依据
书目数据标准化是合作编目、联机编目、共享书目数据资源的前提。书目数据标准化主要包括：文献著录、文献标引、机读目录格式的标准化及其编目工作规范化控制等。严格按照《中国文献编目规则》、《中国机读目录格式》(CNMARC)等标准，并结合使用《中文图书机读目录格式使用手册》进行文献著录。采用《中图法》、《汉语主题词表》等标准进行文献标引。这些都是总的、主要的编目规则，各馆还应根据地方文献的藏书特点、服务对象及检索系统的类型等具体情况，在执行标准的过程中，制订出本馆的编目细则，使建库工作有章可循、有法可依。
5 建立规范文档
为建立规范化的书目数据库，必须建立规范档。所谓规范档，就是将一个人物或事物的不同称谓，按照一定的标准，归纳到一个标准的题名下。规范档包括：名称规范档(个人名称、国家名称、地理名称、机关团体名称、会议名称、统一书名等)、主题规范档和丛编规范档等。通过规范档，可对多种形式的事物名称进行规范，从而将与该名称相关的记录集中在同一规范、标准的标目下，保证了标目的一致性及检索的查全率与查准率。
6 建库步骤与质量控制
6．1 地方文献信息的收集
文献信息是数据的源泉，地方文献的收集是十分重要的环节。(1)确立收集范围：征集凡研究、介绍、记述、蕴含本地区政治经济、自然地理、历史沿革、文化源流、民族风俗、风土人情、土特产等出版与未出版的文字、声、像等载体的文献。具体范围可归纳为：一是各类、各级报刊报导本地区的文字、图片；二是公开、未公开发表或会议交流的涉及本地区的研究成果、调查报告，如：有关经济发展、资源物产等；三是本地区的各类史料、志书。(2)制定科学的收集原则：公开出版的地方文献信息，全面系统收集、灰色的地方文献信息尽全力收集、独立完整的地方文献信息重点收集、藏于其他资料中的地方文献信息选摘收集。(3)确定合理的使用范围：具体规定地方文献的类型范围、学科范围、时限范围和地域范围。(4)选择文献源收集：在馆内，收集馆藏地方文献信息；从计算机网络文献资源系统中，收集网上地方文献信息；到本地区乃至全国各地的有关单位和个人，收集相关地方文献信息。(5)筛选审核文献。将收集的地方文献信息，进行整理、排序、查重、挑选、审核，最终确定哪些文献被收录数据库。
6．2 人员培训
人员是实施数据库建设的主体。建设地方文献数据库是一项专业性、技术性很强的工作，应对参加建库工作的人员进行三项业务培训：一是基础的计算机系统操作及文字录入技术的培训；二是有关文献著录、分类标引、主题标引、CNMARC格式等专业知识的学习：三是图书馆集成管理系统文献编目子系统的应用培训。
6．3 分类标引
统一采用《中图法》类分地方文献。虽然《中图法》按学科属性设类，对所属学科的地方性内容没有明确的归类说明，但可以在《中图法》的基础上，根据地方文献的特点和读者的检索习惯，通过对有关类目进行适当的细分、扩充、使之更加适应地方文献的分类要求，提高分类法的科学性和实用性。如：在使用“中国地区表”中的专类复分表复分时规定：有关地方志的图书，如各专区、地辖市、各县需进一步区分，需将地区名称的前两个字的拼音首字母加在复分号后，例：《江苏武进县志》，给号为K295．34WJ，这样增加了类目细分程度，提高了专指度。
6．4 主题标引
统一采用《汉语主题词表》进行主题标引。地方文献最大的特点，就在于对某一地域自然和人文现象的客观描述，它所表现的地域性、史料性、和专指性极为明显，也就是说地方文献所论述的内容往往从包含某一特定的地域、事件、人物等人手，具有较深的专指度，因此，必须提高地方文献的标引深度，不仅要进行学科主题的标引，还要采用人名、团体名、地名、事件名等地方性专有名称主题的标引；不仅要采用规范的主题词标引，还要采用专指性较高的地方性关键词进行标引，建立具有地方特点的主题检索系统，最大限度地挖掘地方文献资源的潜力。地级图书馆主题标引工作起步比较晚是弱项，有待于进一步加强提高。
6．5 文献著录
虽然著录是对文献外部特征的描述，但著录的完备与准确程度、文字录入的正确等，直接影响检索效果。因此文献著录不仅要遵循《中国文献编目规则》、《中国机读目录格式》，还要根据建库制定的实施细则，要求建库人员共同遵守，以达到一致性的要求，力争达到著录项目统一，项目次序和单元次序统一等，保证数据质量。这里需要指出的是：由于地方文献的特殊性，非正式出版物占比例较大，因此，应以依据地方文献源进行原始编目为主，套录编目为辅。虽然是地级图书馆，建立地方文献书目数据库，也要高标准、严要求，要有前瞻性，按照现行的编目规则、标准进行著录，必备字段不可缺少。不能是套录的数据就全面，自编的数据就不完备，要为联机联合编目及资源共享创造好条件。
6．6 数据审校
数据审校是保证数据质量的重要工作环节。采用“双审制”，即人工审校与系统校验功能相结合。要对文献标引著录的各项数据，逐一审核、校对，减少录入错误，保证每一条记录的准确性。特别要注意对具有检索意义的项目的审校，发现错误及时纠正，把好数据的最后一关。此项工作应由业务知识全面、实践经验丰富、有较高知识素养的业务骨干担任。
6．7 数据维护
建库后的书目数据维护工作必不可少。经常不断地对书目数据进行必要的修改、增删、合并、更新和整理是数据库质量控制不可缺少的环节，也是数据库具有旺盛生命力的保证。
[参考文献]
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