作者: 倪小红
　　一般财务管理系统，都会提供一些自我交验的手段，通过这些措施，可以帮助用户消除一些常规的错误。
　　【IT专家网独家】编制会计凭证是日常帐务处理的主要内容。记帐凭证上的数据，是财务管理后续作业的基础。所以，当记帐凭证上记载的信息有错误时，就会发生连锁反应，后续的作业就都是白用工了。所以，保障记帐凭证的准确性，就至关重要了。

　　一般财务管理系统，都会提供一些自我交验的手段，通过这些措施，可以帮助用户消除一些常规的错误。

　　一、 凭证类型。

　　不同的单据会对应不同的凭证类型，所以，录入凭证时，用户首先要做的就是选择正确的凭证类型，不能张冠李戴。在财务管理系统中，一般会要让你预先设置凭证的类型，若没有设置，则在记帐系统中就无法使用。

　　注意，在系统初始化的过程中，系统会自动生成一些凭证类型，若你觉得这些凭证类型不需要的话，则可以把它的性质改为不活跃，不要删除。因为有可能在以后需要用到。只要改为不活跃，则在记帐系统中，选择凭证类型时，就不会显示这不活跃的记账凭证了。

　　二、 凭证编号。

　　国家对记帐凭证编号有严格的要求。如要按月分类连续编号。这“按月分类连续”简单的六个字，其实，其中包含了很丰富的内容。如规定了其凭证编号的编码原则，要按月按类进行编码;在编码的过程中，不能漏号;也不能重复编号，更不能串号等等。

　　利用财务管理系统进行自动编号，可以有效的避免以上这些错误。

　　1、 可以设置凭证的编码原则。如根据法规的要求，可以设置凭证的编码，按月(2码)、类(4码)、流水号(4码)进行编码。类别码可以根据企业业务的多少，进行具体的设置。

　　2、 采用凭证编码自动编号以后，新建记帐凭证时，只要选择凭证类型后，系统就会自动判断当前凭证的流水号是多少，然后在此基础上加1，作为新凭证的编码。如此，就可以避免重复编号、漏号现象的产生。同时，在单据保存时，为了万无一失，系统还会在进行一次唯一性检查，若发现，凭证编号有重复时，就会提示错误，不要用户进行保存。

　　3、 为了保证凭证编号的连续性，一般对于已经审核的凭证是不允许删除的。若发现凭证有错误，要么直接在原有凭证上通过凭证修改功能进行修改(具体如何修改在后续的文章中，我会详细讲述)，要么把这张凭证作废掉，总之，是不能删除的。

　　三、 日期。

　　记帐凭证上，一般由两个日期，一个是审核日期，另外一个是开单日期。在大多数情况下，两个日期是一致的，但是，在遇到一些补单的情况时，两者的日期就不一致了。

　　1、 为了简化输入，日期一般系统都会截取系统的当前日期。此时，要注意，系统在初始化的时候，可以让用户选择，系统单据的默认日期是根据服务器上的日期来呢还是单机上的系统日期来。一般情况下，我建议按照服务器的日期来。因为有可能有些用户比较调皮，会更改自己单机的系统日期，如此，各个用户的操作日期就不能统一，容易产生错误。

　　2、 系统所关心的日期不是开单日期，而是审核日期。资金的推算等内容都是按照审核日期来的。如一个记账凭证，其登记银行存款增加10万，其开单日期为2月24日，但是，是在2月26日审核的。若在25日查询银行存款时，是不包含2月24日的增加的10万存款;在26日以后查询时，才会反映出24日增加的存款。所以，系统所关注的是审核日期，而不是开单日期。这个用户要特别注意，跟手工作业有一定的区别。

　　3、 系统在记帐凭证审核时，会有一个判断的动作。如判断当前日期是否是活动的会计分期时间内。如当前的审核日期或者开单日期所在的月份，若系统已经结帐了，则就不能审核;若系统虽然还没有结帐，但是，用户还没有把这个会计期间打开，则用户也不能审核这张单据。

　　4、 为了保证日期的准确性，月结作业要准时做。因为月结作业一完成，就会自动把当月的会计期间关闭掉，如此，记账凭证就不能开已经关闭的会计期间的日期了;同理，打开会计期间时，也不要一下子把一年的会计期间全部打开，要一个个月的打开。

　四、 会计科目。

　　会计科目就像一个人的名字，要对号入座。若名字叫错了，可是会产生大错误了。财务管理系统，在单据开立的时候，仍然会进行一些对应检查。主要会做以下判断。

　　1、 存在性判断。在记帐凭证上选择会计科目时，要求会计科目的名称与编码必须预先定义，系统不允许在记帐凭证上直接新建会计科目。

　　2、 合法性检查。合法性检查主要是指记账凭证的类型是否跟会计科目一致。如根据国家相关规定，付款凭证上的贷方科目一般只能是银行存款或者现金，不允许出现其他会计科目。若在填制会计凭证时，用户不小心选择了应收帐款等等，则系统在审核时，就会提示出错信息。

　　3、 最末级判断。业务比较复杂的企业，会计科目可能会分为多级。而根据相关规定，只有最末级的会计科目，才有具体的发生金额，上级的会计科目就是根据下一级的会计科目自动统计而来，不能手工修改。所以，在记帐凭证上显示的会计科目，都必须是最末级的会计科目。财务管理软件在记帐凭证保存时，会做此判断。

　　4、 在输入会计科目编码时，为了输入的方便，系统还提供了编码提示功能。如我们某两个会计科目的编码为10020101与10020201，则我们只要输入1002时，系统就会显示，以1002开头的会计科目编码有10020101与10020201两个。当输入100201时，若系统检测100201开头的会计科目编码只有一个时，系统就会自动默认10020101会计科目。这就大大方便了会计科目的输入，提高了其准确度。

　　五、 金额核对。

　　金额毋庸置疑，是最重要的信息了。但是，金额的要让财务管理系统作出自我判断，是比较困难的，因为没有核对的依据。对于金额，系统只能作出如下检查。

　　1、 根据有借笔有贷、借贷必平衡的记账原则，系统会在审核时，很对借方金额跟贷方金额是否一致，若不一致的话，则系统就会提示错误，说借贷不平衡，让用户进行核对并调整相关金额。

　　2、 系统会判断每一个条目的金额是否为零。财务管理系统是不允许记账凭证上的条目为零。若为零，则系统就不允许用户审核。

　　3、 以上这些判断作出的时机是记账凭证审核时，为什么不选择在记帐凭证保存时呢?因为有可能用户记帐凭证作了一半，临时有事情，先保存凭证，等后续接着做。所以，检查的时机，一般是放在凭证审核时。

　　六、 巧用常用凭证模板，简化输入，提高准确率。

　　其实，企业很多凭证，都是每个月都要做的。业内人士，把它叫做经常性凭证。如制造费用的分摊、累计折旧的计提。遇到这些每月都要发生的经常性业务，我们若每次都从零开始去做凭证的话，那显然工作量比较大，而且，也比较容易犯错误。

　　遇到这种情况，我们就可以预先定义凭证模板，以后发生这些业务时，我们就不需要每次都从零开始做，只需要根据模板内容，复制一下就可以了。如此即方便，而且，不容易犯错。

　　在利用模板的时候，有时会需要调整金额。但是，很多用户可能会有所疏忽，认为只要把模板复制过来就完工了，看也不看，就审核了，结果，最后还得返工。所以，为了避免这种错误，最好把模板上的金额改为零，如此，没有经过金额调整的凭证，系统就不会通过审核了。

　　不过，也有例外。如那些累计折旧的凭证，可能每个月的金额都是一致的，所以，模板制作时，要填写具体的金额，如此，复制后的凭证也不需要更改金额了。