一、解决方案概述

　　随着企业信息化的不断深入，电子文件的管理成为一个很迫切的实际需求。如何把有价值的文件集中管理起来，如何有效控制文档的访问权限，如何管理文件的关联性和版本等已经成为这些企业不得不考虑的问题。

　　功能描述：

　　JoinHand 企业文档管理系统是 JoinHand 推出的基于 Lotus Domino/Notes 平台的企业级分布式文档管理系统。

　　JoinHand 企业文档管理系统是帮助企业用户快速部署基于 Lotus Domino/Notes 的文档管理系统的一个有利工具。JoinHand 企业文档管理系统主要采用 C/S 模式，这主要考虑到了企业特殊文件的管理的特点。JoinHand 企业文档管理系统的主要特点是：

　　分布式：用户可以将 JoinHand 企业文档管理系统部署在多个 Domino 服务器上，甚至可以跨地区使用。

　　灵活性：JoinHand 企业文档管理系统对文件的管理采用的是“文件柜”方式，用户可以按照不同的分类标准创建不同的文件柜。

　　可以管理企业的受控文件：企业受控文件的管理是十分重要的，例如 ISO 文件、生产工艺、图纸配方等。JoinHand 企业文档管理系统可以有效地阻止用户的非法拷贝和打印操作。

　　与 JoinHand Workplace 企业应用中心结合使用，可以做到更高级的文档安全控制，保证电子文件的安全性。

　　JoinHand 企业文档管理系统做到了真正的文档生命周期管理。文档的生命周期并不是简简单单的审批过程。在企业中，一份文档的完整的生命周期应该包括如下阶段：

　　文档作者或指定的文档起草人员起草文档

　　文档审批过程

　　文档在通过审批以后，由指定的人或部门做发行处理

　　文档的发行对象按照文件描述的内容执行文件

　　如果文件具有继承性，可能会对文件进行改版

　　如果文件不被企业继续使用，将被废止

　　不论是旧版文件还是废止文件，都会进行归档

　　JoinHand 企业文档管理系统具有严格而灵活的权限控制手段。JoinHand 企业文档管理系统对文档的权限控制采用了按文件类型设定管理权限的方式。这样做可以将文件的管理权限下发到指定的个人、部门或组。当企业需要对文档权限统一管理时，系统可以十分灵活地将权限收回;当文档管理权限需要下放时，系统可以及时地将权限分散管理。JoinHand 企业文档管理系统的权限分为：JoinHand 企业文档管理系统管理员、文档管理员、文件起草者、文件审批者、发行对象和受文对象。

　　JoinHand 企业文档管理系统具有灵活的系统设置选项，可以方便地实现 JoinHand 企业文档管理系统的客户化。JoinHand 企业文档管理系统的系统设置选项十分灵活，例如对文档类别的设置就可以控制到文档是否允许直接发行、是否需要审批过程;某类文档是否有指定的起草者;谁来管理某类文件等。同时，JoinHand 企业文档管理系统允许用户设置正文的模板，当用户起草文件时直接应用已经设定好的正文格式。这些灵活的设置选项，可以充分地保证 JoinHand 企业文档管理系统对客户环境的适应性。

　　JoinHand 企业文档管理系统可以完成企业受控文件的管理。企业受控文件是一类特殊的文件。这类文件具有严格的阅读和发行对象控制，也需要记录或控制发行的范围或数量，例如人事档案、ISO 文件等。JoinHand 企业文档管理系统内置的配置选项可以允许用户自己配置自己的受控文件管理体系。受控文件的电子化通常涉及到阅读、打印和拷贝的控制。JoinHand 企业文档管理系统可以最大限度地限制用户的阅读、打印和拷贝权限。JoinHand 企业文档管理系统允许发行对象或受文对象查阅受控文件，但是不允许直接打印和拷贝文件。受控文件的打印全部通过指定的用户(文档管理员)完成。

　　JoinHand 企业文档管理系统实现了一个便于管理和维护、功能设置灵活和贴合实际需求的企业文档管理系统。JoinHand 企业文档管理系统是一个开源软件，并提供了用户进行客户化的接口――Hawthorn Project。这为客户将来对其进行客户化的进一步开发提供了有力保证。

　　二、技术信息

　　硬件平台: 不限

　　软件平台: IBM Lotus Domino/Notes R7

　　操作系统: Unix/Linux/Windows

　　适用的行业: 制造业

　　应用分类: 企业协作系统

　　适用的用户群: 企业用户

　　三、成功案例

　　客户名称: 无锡联美兰达

　　项目时间: 2006年

　　客户问题:

　　ISO 质量管理体系如何实现电子化?质量体系文件如何利用计算机进行有效地管理?如何保证计算机系统符合 ISO 审核要求?

　　解决方案及客户收益:

　　无锡联美兰达采用了 JoinHand 企业文档管理系统作为其 ISO 质量体系文件的管理平台，并在今后陆续将企业文档的电子化管理转移到该软件中。

　　用户通过实施 JoinHand 企业文档管理系统，实现了企业文档管理的电子化和标准化。

　　文档的生命周期得到了完善的管理

　　实现了文件的受控共享

　　解决了文件的版本管理问题

　　实现了文件审核的电子化