证大置业OA实施体会

“房若载道，无往不利”，这是上海证大集团兼证大置业董事长戴志康在房地产行业耕耘多年的实践感悟，意思是房地产开发应该注入人文关怀，体现人们的人生价值取向和生活主张。上海证大置业目前正在开发的“证大家园.上海故事”大型社区，就以“教育赢取智慧与未来，景观荟萃生态与健康，运动点燃激情和梦想”体现新上海生活的人文精神。

作为总资产逾40亿、拥有一家香港主板市场上市公司（上海证大，0755.HK）的证大集团的骨干企业，专业从事住宅房产和商用房开发的房地产公司——证大置业注册资金1亿元人民币，净资产逾5亿元人民币，土地储备逾2000亩，完成开发量50万平方米，下控闵行、嘉善证大、海门证大、成都等7家项目公司，连续两年入选上海市房地产开发50强企业。

作为一家快速发展的房地产产企业，机构的分散和信息量的庞大给企业的发展带来了困扰。不同项目、不同部门之间以及领导和员工工缺乏有效的沟通方式，分散了公司的凝聚力；各地员工缺少一个精神归依的家园；虽然企业内部拥有海量的信息资源，却无法得到有效运用，大部分的公共信息都存储在员工各自的计算机里，无法实现共享和提升，员工缺少共同成长、共同学习的园地；纸张形式存在的文档难以及时查阅，意味着员工流失可能带来的知识及信息的流失。这些都与公司董事长戴志康致力在集团内部也引进人文关怀的精神背道而驰，因此，2000年，证大置业决定通过办公自动化系统建设，打造证大置业自己的网上企业家园，使员工在这个系统体验温馨如家的感觉，同时借此使各项办公管理规范化、流程电子化，提高企业内部信息透明度和办公效率。

证大置业非常重视此次办公自动化系统，经过反复挑选和比较，证大置业选择了“中国优秀软件产品”合强智能办公系统作为其办公自动化平台的系统软件。经过双方细致高效的工作，一个月后，证大置业用上了这个经过精心打造和定制的、符合企业特色的办公自动化系统，实现了从手工办公模式向网络化、信息化的飞跃，打造了一个温馨的证大网上企业家园。。

一．办公自动化目前应用的状况

在证大置业人看来，办公自动化信息系统是一个管理工具，在应用的过程中，它应该不断融合企业自己的管理文化，并以其特色方式表现出来，促使企业管理的不断进步。

信息管理、工作管理、知识管理等一般企业也是证大置业OA系统应用的核心功能。通过请示、工作联络、物品审批、会议管理、请假、资产处置、资产卡片帐、工作日志、传阅、季度总结等行政类流程，系统不仅提升了整个公司的工作效率，同时规范和优化了管理流程，提升了管理效益。

不断改进和完善的系统还是全体证大置业员工的精神家园，通过公共信息平台、电子论坛、在线短信等功能，不仅让员工及时、准确获悉公司各项信息；同时创造共同学习的园地，促进员工技能不断提高；另一方面，OA系统也是证大置业企业文化建设的良好手段，OA系统不仅顺畅了领导和员工之间、部门和部门之间、分公司和总部之间的交流渠道，创造了其乐融融的企业氛围，还通过一些辅助手段增强企业凝聚力。例如，合强OA系统中的手机短信功能，主要用于实现用户不在线时的工作提醒，每逢节假日，证大置业便通过它向每位员工发送在线祝福，让员工感受到了证大企业的浓郁人文气息，使得员工觉得在OA系统内证大就是一个大家庭，而自己就是一个家庭成员。

二．在办公自动化建设过程中遇到的问题及解决办法。

企业在发展，办公自动化系统要适应这种发展，并在企业发展过程中发挥促进作用，因此，证大置业非常重视办公自动化系统的后期维护与管理工作。系统在投入应用的一年里，随着用户数增加，以及信息量的日渐增加，其性能速度出现了减慢现象，经过合强软件公司服务工程师的现场诊断及分析，发现症结出现在作为系统采用的服务器的一台普通PC配置较低。在系统初期，这只是权宜之计，随着数据的增多，需要有专门的服务器来运行办公自动化系统，所以，合强建议配置更高性能的企业级服务器来运行办公自动化系统。证大置业重视并采纳了这个建议，及时更换了相应的硬件设备，使服务器性能得到了明显改善，也使OA系统得以顺畅运行。

与此同时，合强软件的产品升级也在进行中。证大人认为，软件价值一半在于它的性能和品质，另一半在于软件厂商的实施服务和产品升级，持续的升级能力也是一个优秀软件的侧面体现，这是软件的增值价值，是一个可持续发展的价值体现。在合强软件公司的协助下，证大置业先后经历了两次大版本的系统升级，系统整体性能得到了较大提升，功能也有显著增强。对于系统升级所带来的变化，证大置业的员工及领导都给予了较高的评价。2004年底，公司又继续进行了第三次产品升级。

 

三、办公自动化建设的几点体会

　四年多来，证大置业办公自动化系统的建设及应用工作得到了方方面面的认可，不少同行专程来访，学习成功经验。证大置业在总结多年的应用经验之后认为，企业OA系统要得到良好应用，一个高水平的IT部门和循序渐进的建设方式十分关键。

1．要有一个高水平的IT部门

在办公自动化建设之初，证大置业曾经想过完全依赖合强软件来建立自己的办公自动化系统，但随着工作的进一步开展，最后效果却不够理想。这既不是合强软件的水平问题，也不是证大置业公司支持配合力度不够问题，而是因为证大置业企业管理现状决定了需求变数太多，规范性尚不够，系统需要频繁地作适应性更新，需要不断在原有应用的基础上结合企业实际情况做进一步的实施工作，OA系统还必须结合企业实际情况做进一步定制。为此，公司成立了信息部门，负责全公司信息化建设工作。信息部门的相关技术人员专程前往合强软件接受了为期一周的全面培训，完全掌握了产品的定制功能，这样一来，企业有什么新的管理思路，就可以由信息部门自行设置完成并尽快投入使用了。

2．小步快进不失为办公自动化建设

       罗马城不是一天就能建成的，同理，一个完整、完善、完美的办公自动化系统也不是在开始建设时就单纯地追求所谓的先进和大而全，而是应该首先充分考虑包括人员情况，企业资源状况在内的现实应用环境，推广必须贴合实际。

在办公自动化系统的推广过程中，功能上，证大置业先采用了由合强软件机构提供的OA软件产品，其性能品质使公司能够快速获得办公自动化运行后的高效率，进一步激发全体员工应用信息技术的热情。待应用环境成熟时，证大置业又引入了合强手机短信系统，使得异地之间的交流更为方便，并且增加了工作的趣味性。接下来，合强的档案系统，电子签章系统都正被列入了今年的扩展计划，系统将越来越全面、越来越完善。

在办公自动化系统的推广范围上，证大置业的相关管理部门也是有步骤的根据企业发展情况不断扩大应用范围，率先使用的是位于上海杨高南路证大家园的证大置业公司总部。随着公司开发的房地产项目不断增多，驻外各个项目办公人员也都列入了办公自动化系统的使用范围。在驻外人员推广使用的过程中，每个项目办公地点都培训有一个精通使用的人员，这样，当地的使用人员在使用过程中遇到问题就可以当地解决了。

合强智能办公系统及其系列产品在较短时间内就顺利建设并投入使用，使得身具为老百姓建设温馨家园使命的证大置业人也有了自己的企业家园。无论何时何地，证大置业人都能在这个温馨自如的企业家园中工作和交流。通过这个网上企业家园，证大置业在信息化建设上成功地跨上了一个新台阶，也将企业文化建设迈出了一大步，证大将建设出更多的美好家园。