作者: 倪小红
昨天，我一朋友向我请教预付帐款业务在财务管理系统中如何处理。这些问题我在给客户实施财务管理系统项目的时候已经碰到过多次。今天我借这个机会，就把预付款这个业务流程做一下详细说明，给有需要的人提供参考。
具体业务描述如下：
现在企业的某个供应商A，要求企业进行预付款。预付款的比例为50%。现在企业向其下采购定单，金额为50万。为此，企业必须要先预付25万的货款。
现在财务系统主要要考虑如下问题。
一是预付款的比例。因为不同的供应商，可能预付款的比例是不同的。一个供应商是50%，另一个供应商可能是20%，也可能是100%。所以，系统的预付款比例不是定死的，而是需要根据用户的实际情况进行配置。特别的，应该在供应商级别上结合供应商付款条件，实现预付款比例的设置。同时，若跟采购系统结合的话，最好还能够在采购单的级别上进行配置。由于我现在讲的是一个单独的财务管理系统，所以，跟采购单结合我这里先略过不讲。
二是后续的冲消。在以后产生付款需求或者应收帐款的话，若这个供应商有过预付款记录的话，则在系统中要能够提醒用户，该供应商有预付款单据，是否需要跟现有的应付帐款进行冲销。这里要注意，在什么时候冲销的问题。根据用户的要求不同，冲销的时刻一般有两个时间点。一个是在生成应付帐款的时候就开始冲销;另外一个是在产生付款单的时候再进行冲销。具体在哪个时点进行冲销的话，由财务用户自己进行选择。一般的要求就是，这个冲销的时点进行确定之后，就不能再进行更改。我接触到的大部分客户都是选择在付款的时候进行冲销。
具体操作步骤说明如下：
第一步：采购提出预付款申请。
采购员在遇到需要预付款的时候，会提出预付款申请。因为财务管理系统是一个单独的系统，没有跟进销存系统进行结合。所以，这个预付款申请的话，需要采购手动提出。
一般采购员会填写一张预付款申请单，有相关领导签字确认以后，拿到财务，让财务人员付款。财务人员看到这张预付款申请单的时候，在系统中输入相关的单据内容，并进行付款。
在系统中操作的时候，要注意两个问题。
一是单据类型的选择。为了与其他正常付款进行区别，在财务管理系统中，一般为预付款业务设置了一个特殊的的单据，即“预付款单据”。这个单据跟其他单据的区别在于，系统在开立普通付款单的时候，会去查询这个预付款单据，看看有没有未结帐的预付款单，若有的话，则会提示用户。其实，从财务管理上来说，预付款跟其他付款也有一定的区别。因为预付款是其他的资产，而不是负债。所以，无论从实际操作上来考虑，还是从财务理论上来说，把两者进行分开都是非常有必要的。有些财务管理系统，在单据上不做区别，但是，会有一个付款类型字段来进行分类。道理也是一样的。
二是最好在注明具体的采购定单号。因为财务管理系统没有跟其他的系统相关联，所以，预付款单只能够财务部门自己开立。在这开立的过程中，要注意写明具体的采购定单号码。这主要是为了后续冲销作业的方便。因为我们在冲销的过程中，一般都是要对应到具体的采购定单上，而不是只要供应商对，什么采购定单都可以冲销的。若我们在这里注明采购定单的话，那在冲销业务的时候，就可以一目了然的知道，这张预付款单是针对哪张采购单的。用户在选择的时候，就会非常的方便。
最后，我们还要注意一点，就是这张预付款单据的冲销状态。刚开立预付款单据的时候，这张单据的冲销状态显示为“未冲销”。这个字段一般不能手工维护，而是根据下面的冲销业务进行自动的更新。
第二步：付款单录入。
到了实际付款的时候，采购人员在填写付款申请的时候，一般会提交多张单据。如公司采购单、公司收货单、供应商发票。若有预付款单的话，也会附上预付款单据。这里要注意一点，就是发票的问题。现在大部分企业的操作习惯是，供应商在收到预付款的时候一般不开发票，而是要等到货款结清的话，一次性开发票。当然，具体如何操作，还是要企业跟供应商之间进行协商。我这里之所以把他提出来，主要是关于单据一致性的问题。若有多张发票的时候，为了后续稽核的方便，则要在发票管理中或者付款单中输入多张发票号码。
财务在收到采购员的付款申请之后，就会在系统中做付款作业。财务人员输入付款单时，只要一输入供应商的名字，若该供应商存在未冲销的预付单据的话，系统就会提醒用户，该供应商还存在着未冲销的预付款单，是否需要现在冲销。若有多张未冲销的预付款单的话，系统可以让用户进行选择。用户可以一次选择一张，也可以选择多张进行冲销。选择以后，系统会根据预先注明的预付款比例自动计算出尚须付款的金额。当然，这个金额用户可以根据自己的情况进行更改。而预付款单中冲销的金额用户也可以进行更改。这主要是针对哪些大批量采购时，供应商分批送货，企业分批付款与分批冲销的业务。默认情况下，系统带出的是预付款单中的全部未冲销金额。不过更改冲销金额的话，不能够超过预付款单中的未冲销金额。若超过的话，在保存的时候，系统会进行错误提示。
第三步：付款单的审核。
在付款单进行审核的时候，若付款单中存在预付款冲销的情况的话，则系统还会进行一些额外的更新动作。如一张预付款单据为25万，而在付款单上冲销售了10万。则在付款单审核时，系统会去更新预付款单的状态。会把单据状态从“未冲销”转化为“已冲销”，并且冲销金额从0变到10万。到金额全部冲销完毕后，单据的状态会变为“关闭”，冲销金额会变为25万。如此的话，在下次付款的时候，只要单据状态变为“关闭”，则在付款的时候，就不会带出这张预付款单据。
到这里为止，预付款作业的流程也就结束了。但是，最后还是需要提一些系统为这个流程设计的一些小工具。或许，我们有时候还用的着。
当在付款单审核的时候，若突然发生断电等意外情况，则很可能会导致自动更新预付款单据状态与冲销金额不成功。从而导致付款的时候，在录入单据的时候已经选择了这张预付款单，但是，在系统中显示，预付款单还没有冲销过的记录。这主要是因为在付款单审核的过程中，机器出现以外所造成的。根据这种情况，系统提供了“预付款单单据状态与冲销金额检测”批处理流程。运行这个流程的话，系统会自动整理预付款单与付款单的对应关系，发现不准确的地方，会提醒用户。用户确认无误后，按“修复”，系统就会自动修改错误的地方。这个作业虽然不怎么用，但是，在遇到意外事件时，却是一个救命的工具。这就像飞机上的氧气罩、救生衣一样，一般可能用不着。但是，真的遇到意外的时候，这些也是少不了的救命工具。
同时，系统还提供了丰富的报表，以方便用户进行查询。
如系统提供了预付款单据状态表，通过这张报表，我们可以查询到有多少预付款单据还没有冲销，未冲销的金额还有多少。同时，我们还可以通过预付款单据冲销表，查询预付款与付款单之间的对应关系。不过为了保证这些单据的准确性，我还是建议用户在生成这些单据之前，先运行一下“预付款单单据状态与冲销金额检测”批处理流程。先看看是否存在一些对应关系上的错误。
最后，为了提高这支作业的效率，我还是要提醒几个小点。
一是在预付款单据上一定要注明具体的采购定单号码。这对于提高付款单的输入效率是非常重要的。不然财务用户在输入付款单的时候，还需要一个个的去确认这预付款单到底是哪张采购定单的。
二是在付款的时候，选择预付款单进行冲销的时候，也要注意一点，要选择正确的预付款单据。有时候，到月末可能付款比较多了，财务用户可能会把对应关系搞乱，他们认为只要最后的金额没有问题就可以了。其实，这对与财务做帐上来说，可能确实没多大问题。因为金额没有产生误差。但是，对于我们后续的查询、稽核的话，会产生不便。