财务信息化:管理流程之暂估解决方案
来源:IT专家网 更新时间:2012-04-15

作者: 倪小红

 最近接到一个客户的求助电话,问我暂估流程在财务管理系统中怎么走,是否有好的解决方法。

  原来该客户在5月20收到供应商的一笔价值为50万的材料,但是,供应商没有送发票过来。现在的问题是,按照企业会计准则的要求,若在月底没有收到发票的话,则该笔材料必须按暂估处理。因为这家客户是上市公司,在财务管理方面要求比较严格,所以,必须要按照企业会计准则来行事。现在他们的材料会计打电话给我,问我这种情况在财务管理系统中该如何处理?材料该如何入帐?

  一、 老老实实的走暂估。

  既然必须严格按照企业会计准则走的话,那只好走暂估流程。还好,在财务管理系统的帮助下,暂估流程还是蛮简单的,就是工作量多一点。这比手工处理相对来说,要方便许多。

  1、 在月底,把材料暂估入帐。

  到月底的时候,若企业还可以收到供应商送过来的发票的话,则必须把当月的材料暂估入帐。暂估时,一般按采购定单的价格进行暂估。

  在系统中,先是开一张暂估凭证。这凭证跟一般的原材料入帐凭证其实没有什么区别。只是单据的名字不一样而已,同时,其生成的会计分录也稍微有点区别。一般通过暂估凭证进行原材料入帐时,其做帐时,跟一般原材料入帐有一定的区别。根据用户要求的不同,可以在会计分录后面加以暂估作为标识。具体会计分录如何设置,用户可以利用默认的会计分录,也可以根据自己的利用习惯,在系统初始化的时候,进行设置。这里只是要注意一点,就是要跟不是暂估的入帐凭证分开。

  另外还需要注意一个问题,就是税的问题。根据国家企业会计准则的规定,在暂估入帐的时候,一般是不把增殖税额作为入帐的依据。而我们知道,按照我国现在价格处理的习惯,往往在采购价格中包含了增殖税,也几是我们经常说的含税价格。故,我们在做暂估凭证输入价格的时候,要特别注意个税的问题。

  2、 月初红字冲回。

  后续的处理方式有两种。一个是在下月初,无论是否收到发票,都在月初的时候,利用红字发票,把这个暂估凭证给冲了。另外一个处理方式是,月初的时候先不冲,等到收到发票以后再冲。

  现在我先讲一下,第一种处理方式:红子发票对冲。

  月底,企业材料会计由于没有收到供应商的发票,所以在财务处理的时候,做了一笔“材料暂估凭证”,把材料入帐了。但是,严格来讲,由于企业没有收到发票等有效凭证,还不能确认这笔材料的真正价值,还不能入帐。所以,在下个月初,要通过红字对冲的方式,把这笔会计分录冲掉。

  手工处理的时候,比较麻烦,需要手工开立单据进行对冲。但是有财务管理软件帮助的话,则会非常的简单。只需要找到原先的暂估凭证,然后,在这张暂估凭证上按一下“红字对冲”按钮,则一切事情都处理好了。系统会自动生成一张红字凭证,对冲这笔分录。

  有些财务管理系统,还为此设立了批处理功能。在月底的时候,运行一下“暂估作业”批处理程序,则系统就会把当月所有没有入帐的原材料入库单据做一次暂估处理。当月初的时候,再运行一次“红字对冲”业务,就会把这些凭证全部都红字对冲掉。也就是说,暂估业务的话,在财务管理系统的帮助下,就是月底与月初运行一下两个批处理作业就可以了。这跟用户手工的开立凭证、做材料暂估业务,要简单的多。而且,在系统的帮助下,处理暂估业务的话,还不会出错。手工处理这个作业的时候,有时候不小心可能会把数字金额写错。这种失误很多,而且因为其细小,不怎么会被人引起注意。所以,一旦出现这种失误的话,很难查找原因。而现在都是系统进行批处理作业,那这种简单的失误系统是不会犯的。

  3、 发票到时红字冲回。

  有时候,我们不是月初的时候就进行红字对冲业务,而是要到收到发票的时候,进行红字对冲。这是因为我们不能保证,供应商这个月一定会把发票送过来。若供应商这个月没有把发票开出来的话,则在月底仍然要做一次暂估作业,那不是画蛇添足吗?

  为此,有些企业处理这个业务的时候,不是在月初就进行红字对冲了,而是在收到供应商的发票后,再进行红字对冲。

具体的处理方式如下:

  1、在月初的时候,不用进行任何的处理。原来的暂估凭证不用进行冲回,让他放着就好。

  2、在收到供应商发票的时候,根据发票上的相关信息,找到原先的那张暂估凭证,然后按一下“红字对冲”按钮,系统就会帮助用户完成剩余的工作,包括生成会计分录与相应的帐务处理。

  3、红字对冲以后,原先的暂估凭证就等与没做一样。此时,材料会计再根据正常的材料做帐作业那样,对这笔材料进行入帐即可。

  我现在采用的财务管理系统,材料会计收到发票后,是把红字对冲与材料入帐作为两个步骤来处理。我以前还碰到过一个系统,他们在这方面处理的更加方面。在暂估凭证上,他们还加了一个功能,就是“收到发票后红字对冲”。运行这个作业,材料会计只要输入发票的金额与发票号码,那么剩余的工作都不需要材料会计干预了。也就是说,这个功能把原先的两步作业合并成一步。对于用户来说,就显得更加的方便。

  在利用财务管理系统进行暂估业务的时候,我们需要注意几个小细节。

  一是在系统进行初始化的过程之中,需要为暂估业务设置会计科目。会计科目具体怎么设置,要根据相关的法律法规及用户的使用习惯来确定。一般的要求就是暂估的业务要跟平时的业务在会计科目上有所区别。

  二是暂估时价格是否含税的问题。根据企业相关法律法规的要求,暂估时所采用的材料价格是不含税的;而我们现在一般采用的采购定单上的价格一般都是含税的。这就使得我们在做暂估凭证的时候,有一个转换的过程,要把含税的价格转换为不含税的。因为只有不含税的价格才能够作为暂估入帐的基础。

  三是若我们通过批处理程序来完成暂估与红字对冲业务的话,则在运行这个作业之前,最好能够先核对一下相关资料的准确性。因为这个批处理作业可能一下次就会生成很多的凭证。等凭证完成后,再去核对相关的信息,就显得比较麻烦。而且若有错误的话,还需要修改凭证,这也是一件非常麻烦的事情。所以,我强烈建议,才采用这个批次作业的时候,一定要核对相关信息的准确性。

  一般暂估业务的话,主要用户分批送货情况比较多的企业。如企业下了一张采购单,让供应商分两个月送货。此时,供应商可能在第一个月不会开发票,等到这批货送齐以后,在一次性开发票。如此,就会有这个暂估的需求了。

  二、 其他不规范的做法。

  现在暂估业务主要用于那些财务管理比较规范、比较严格的企业。而对于很多中小型企业来说,遇到当月收不到发票的业务,往往不采取暂估的处理方法,而采取一些跟法规打擦边球的不规范做法。这些做法虽然不规范,但是却是很实用。

  一是不管当月有没有收到供应商的发票,一律按采购定单的价格进行入帐。为什么可以如此处理呢?其实,采购单的价格现在也比较准确了,一般供应商开发票的时候,也是根据采购定单的价格来进行调整的。所以,在没有收到发票的情况下,以采购定单的价格进行入帐的话,一般也不会发生错误。若万一最后供应商开的发票跟材料会计入帐的价格确实有误差的话,也可以通过成本调整单来进行调整。所以,这种方法虽然跟企业会计准则不符合,但是,因为比较简便,所以,很多中小企业一般都采用这种处理方法。

  二是若当月没有收到供应商发票的时候,财务上就不入帐。直到收到供应商发票的时候,再进行入帐。这也是行的通的。若企业付款条件规定,收到供应商发票以后付款,那么就没有问题。但是,若规定上企业到货后付款的话,则到时候在应付帐款计算的时候,日期处理上要进行手工的调整了。

  以上是对于暂估业务的三种处理方法,一种是比较正规的,另外两种是比较偏门的。我个人的建议是,企业管理的比较严格的,那采用第一种正规的处理方法。毕竟在财务管理系统的帮助下,采用正规处理方法也不会很复杂。若企业对于财务管理要求不是很严格的话,那我就建议采用偏门方法中的第一种处理方法。这种方法基本上没有什么后遗症。如采用偏门方法的第二种处理方式时,要留意一下付款日期的推算问题。