作者: 倪小红

财务记账凭证式财务管理系统中最基础的资料，也是财务管理系统中原始资料之一。若财务凭证中的数据出现错误的话，则后续的很多操作的结果也会出现错误。这就是信息化作业的连锁效应。所以，做好财务记账凭证的管理，是提高财务信息化管理系统应用效果的有效手段之一。

　　下面笔者将结合自己的工作经历，抛砖引玉，给大家讲一些再日常凭证管理中的技巧。这些技巧是以用友财务管理系统背景介绍的，对其他财务管理系统的操作，也有借鉴意义。其实，现在国内的财务管理软件，同质化现象已经很严重，各大财务软件的操作思路都是大同小异。

　　一、 如何作废凭证?作废凭证需要注意什么?

　　凭证的作废是一项很简单的操作，只需要找到对应的凭证，然后利用系统本身提供的命令按钮，就可以把这张凭证作废掉。所以说，作废凭证不时难事情，困难的是我们要注意，在作废凭证的时候，需要注意点什么，对其他作业有什么影响。

　　1、对于已经过账的凭证，不能作废。若一张凭证在财务系统中已经做了过账处理，则发现这张凭证错误或因为其他原因需要作废这张凭证的时候，是不能直接作废的。而是先要冲销这张凭证，如通过红字发票或者正负项改变来冲销这个凭证。也就是说，凭证作废功能在使用上有限制，一般是指没有过账的凭证才能作废。

　　2、作废的凭证仍然保留原来凭证的内容及凭证编号，只使在凭证的左上角会显示作废的字样。在凭证打印的时候，也会显示这个字样。作废后的凭证，不能作任何修改，也不能审核。在财务管理系统的过账作业中，会把已经作废了的凭证进行过滤，不兑作废凭证进行数据处理。其实，这张作废的凭证就好像是一张空白凭证。不过这里要注意一点，就是作废凭证仍然保留凭证的编号。所以在凭证的管理中，为了凭证编号的连续，一般都要把作废的凭证也打印出来，跟普通的凭证按编号的先后顺序整理在一起，以备查询。也就是说，作废的凭证不能扔掉，或者不打印，这跟财务管理制度是相违背的。

　　3、作废的凭证在财务系统中可以恢复。作废恢复后的凭证，就跟普通的凭证一样，可以进行正常的过账、审核及修改处理。但是，一般情况下，我们实施顾问并不赞成进行恢复作业。特别是在原有凭证打印的时候，因为这会造成混乱。在确实需要恢复的情况下，我们可以选择再重新建一张凭证。

　　二、 作废凭证如果一定要删除，该注意点什么?

　　一般来说，对于已经作废的凭证，我们是不建议用户进行删除的。但是，在实际作业中，财务人员还是有这方面的需求。他们看着作废的凭证比较碍眼，想要把它删除，该怎么处理呢?为了满足用户的需求，财务管理系统中也是可以实现对作废凭证的删除的，只不过，再次建议用户，不要随便删除作废了的凭证。

　　在进行凭证删除时，系统为了这个作业的安全性，加了一些限制，增加了一些批处理作业。

　　若本月已有凭证过账，那么本月最后一张已记帐凭证之前的凭证将不能删除已经作废的凭证，只能呢个对其后面的未过账凭证作凭证整理。这句话听起来比较绕口，下面我举一个例子大家就可以明白这句话到底是什么意思。如果本月有三张凭证，凭证号分别为0090、0091、0092。现在因为某种原因，0090的凭证已经作废。在这种情况下，若0091的凭证已经过账的话，则0090的凭证，虽然已经作废了，但是是不能被删除的;若作废凭证0090后续的凭证，如0091与0092这两张凭证，都还没有过账的话，在这种情况下，凭证0091是可以删除的。系统里为什么要进行如此严格的限制呢?其实，主要是为了一个编号连续的问题。我们知道，过账以后的凭证，将不能进行任何更改，包括凭证编号。若现在0091与0092这两张凭证已经过账，而把0090凭证删除的话，则这个0090编号的凭证就缺失了，如此的话，凭证的编号就不连续了，这是财务处理的一个大忌。

　　作废的凭证删除之后，必须要进行一个作业，就是对原有为过账凭证进行重新编号。作废的凭证删除之后，这个凭证的编号就没有了，为了使得编号的连续，就需要对现有的未过账凭证进行重新编号。如上面这三张凭证，把已经作废的0090凭证删除之后，需要对现在的未过账凭证0091与0092进行重新编号，编号后的凭证号码为0090与0091。这就保证了凭证序号的连续性。这里要注意一个问题，对于凭证进行重新编号时，只会影响到当月的未过账凭证，而对于已经过账的凭证，将不会有任何变化。

　　最后，再重申一遍笔者的观点，笔者不建议用户删除已经作废的凭证。

　　三、 如何利用凭证模板，提高凭证制作速度，提高凭证的准确率?

　　在会计实务中，我们经常要用到一些固定格式的凭证。如每个月都要计提员工的工资，每个月都要分摊制造费用与管理费用，有些企业每个月还都要分摊房租等等。做这些凭证，会计科目等等都是一样的，有些甚至连金额都是一样。这些凭证我们有时会又把他们叫做“经常性凭证”。我们可以利用财务管理系统中的模板功能，来提高其的输入效率。

　根据企业用户需求的不同，凭证模板分为两种，一种是没有带金额的模板，也就是说只有会计科目，没有具体金额。最常见的如制造费用的分摊模板。因为每个月发生的制造费用，根据企业生产状况的不同，金额都是不同的。所以，利用制造费用的分摊模板生成会计凭证时，上面是没有金额的。与此类似的，如管理费用、销售费用等分摊模板也没有金额。

　　另外一种模板就是带金额的模板。这种模板最常见的如房租的分摊。房租的分摊在财务上要求是每月进行分摊。所以在一定的时期内，其会计科目、金额等都是一致的，所以，我们可以直接利用这个凭证模板来生成带有金额的会计凭证。这样的话，生成的凭证就是一张已经完工的凭证，不需要进行修改。

　　可见，利用凭证模板，可以提高凭证制作的效率与准确率。

　　在利用这个功能时，有些事情不得不说。

　　1、凭证模板的制作。要利用这个凭证模板来制作常见凭证，那么首先就是要制作凭证的模板。凭证模板的准确性，直接影响到这些经常性凭证的准确性。所以，对于制作好的凭证模板，要设置特殊的权限。不能谁都可以修改这个凭证模板。为了保障这个凭证模板的一致性，我们一般建议，只有这个凭证模板的制作人才可以进行修改。如此的话，这个凭证模板有没有被修改过，只有制作人才知道。这就避免了自己制作的模板有没有被修改过都不知道，就直接拿来用了。

　　2、凭证模板到底是带金额的呢，还是不带金额的。这用户要根据自己的需要进行明确定义。一般来说，在一定时期呢，至少是在一个会计年度内，其金额不会发生变化的，那么我们可以考虑建立带金额的会计凭证模板。相反，若其金额每个月都不同，或者只是半年内相同的话，那我们还是建立不带金额的凭证模板为好，免得在修改金额时，不小心出现错误。

　　3、对于凭证模板我们要经常进行整理，对于一些没有用到的模板要及时清理。有些会计模板，只是在一个固定的时期内使用。如房租，企业可能因为某种需要，在外面临时租了一个办事处，期限为两年。两年以后，这个办事处撤销，就不需要分摊房租了。此时，这个会计模板就没有存在的必要了。就要及时清理掉。否则的话，模板多的话，就很难管理。调用起来也不方便。

　　4、如用在常用凭证中已经定义了与目前将要填制的凭证相类似的或者完全相同的凭证，调用此常用凭证模板将会加快凭证的录入速度。但是，如何来保证这个凭证的准确性呢?在财务管理系统中，加入了一个小的检测点。当调用常用凭证后，若有金额为0的分录，则在保存这张凭证时，系统就会提示错误信息，并且这张凭证将不会被保存。这就可以在一定程度上，防止用户在利用经常性凭证模板生成凭证后，忘记对凭证作相关的修改。从而使得凭证产生错误。

　　这个经常性凭证，在实际应用中用的非常广泛，这可以说是考量一个财务管理系统是否成熟的标准之一。财务管理系统是否具备这个功能，及这个功能是否完善，就可以判断这个财务管理软件，设计的是否人性化。