来源:慧聪网 更新时间:2012-04-15

 行业业务特色

    1. 物流配送、中转与清场

    当销售合同中约定的交货地点与矿石存放的地点不一致，或实际业务需要调整矿种的存放地点时，需要将矿石转移到合同约定地点。铁矿石存放在港口，由港口负责看管；当铁矿石到货时，港口按照每船分别管理，当一船的铁矿石全部发运后，港口和宝矿公司共同到码头清点，清点后该批次的铁矿石才算正式清场结束

    2. 借矿及还矿

    在能源贸易业务中，借矿、还矿的情况时常发生。所谓借矿、还矿就是当某种矿石库存的数量不能满足销售急需时，临时向其他公司借矿，然后再在适当的时候归还相同数量的同种矿石或者价值相当的其他矿石，以保障库存数目和业务进度的清晰、流畅。

    3. 品质跟踪与批次

    品质跟踪是指对外贸采购的矿石，可以通过品质的每个指标，比较从签订合同、装港到卸港商检、第三方商检的不同时点上的指标差异。一张采购合同订购的矿石，通过某条船运送到某个港口卸货，该船矿石即为一个批次。每收到一船矿石将增加一个批次，入库单确认后增加该批次的数量，出库时减少该批次的数量，当港口上该批次的数量被发完时，通过清场关闭该批次；矿石入库、出库及结存的估算成本也围绕批次进行核算。

    4. 干吨/湿吨

    由于天气和环境的影响，铁矿石贸易涉及干吨/湿吨两个计量单位，干吨指卸出货物重量减去水份的干态重量。合同中数量使用湿吨单位，但价格可为干吨或湿吨单价，仓管只使用湿吨单位，结算时按照合同中注明的条款，选择使用干吨或湿吨。干吨和湿吨之间没有固定的换算关系。

    5. 采购成本评估

    矿石的采购成本是销售部门制定销售价格的依据，只有掌握成本动态，才能及时调整销售策略。由于财务的成本核算受核算时点的限制，通常比销售业务晚，且核算时并不包括所有发生的费用，而销售部门希望了解每个批次的所有成本，包括货款及各种费用，需要对每个批次的成本进行评估。

    6. 商业智能

    商业智能是基于数据仓库、数据挖掘和联机分析处理等信息技术构建而成的数据管理工具，能够实时地对企业不同部门、不同区域、不同时期、不同信息系统中的数据进行采集、抽取、整合和转化，并按维度与层次对主图建立数据分析模型，进行多维、深度分析，寻找隐藏在数据与数据之间的潜在关系，从战略层面为决策层提供支持，从战术层面为业务人员提供指导。

    7. 海量单据

    跨国能源贸易行业涉及国内外采购、销售、物流业务，在业务流程中会产生大量的作业单据。

宝矿的信息化需求

    贸易中转站的双重压力，强化供应链管理

    在整个业务供应链中，宝矿处在贸易中转站的位置。

    上游的采购商比较强势，按行业惯例，其订单需求，总是要求在一天内给予准确回应。宝矿的矿石供应有国外、国内两种采购途径，其长期供应商至少有50家以上，而且遍布世界各地，这些供应商还有自己的上游，任何一个采购细节出现问题都会直接影响宝矿的采购。如果不能有效掌控对供应商的采购计划，将直接影响宝矿实际业务计划的实现。

    下游的客户不仅仅需要宝矿的确定供应答复，而且还要看到值得信赖的依据，比如可行的采购渠道或库存基础等。长期以来，宝矿的市场和计划人员对交付期的确认基本上是依靠经验，无法进行科学地可承诺量分析，客户常常置疑那种由手工计算出的表单计划。

    以往宝矿一直缺乏告诉客户准确交货时间的实力。因为不知道哪个环节会突然出现问题，比如说某个原材料可能存在供应链上缺货的情况，或者是海关那边进不来，哪种材料缺货对应到哪个订单，哪个客户会受到影响，等等问题都无法准确预估。

    宝矿管理层认识到公司迫切需要借助计算机信息化系统强化供应链管理、供应商管理，对铁矿石的采购、销售、入出库、运输、往来结算业务进行严格的控制，记录材料储备情况，采购渠道，以及供应商实力等，实现对异地物流和资金流的实时监控，以应对客户严格的交付期确认要求。

    部门之间信息不流畅，导致协作不同步，反应速度慢

    物流部要根据外贸部的采购需求及时与货运主联系，保障矿石的运输，可是经常延迟的信息，导致矿石在港口堆积，不得不向供应商赔付滞速遣费

    销售部要根据采购部的货款信息和物流部的费用信息调整销售策略，可是滞后的信息很难确定销售合同的价格，导致商机流失或报价偏低

    打破“黑匣子”，使每个岗位不再成为每日不可缺席的“宝贝”

    宝矿公司岗位精简且每个岗位只配置一个人，手工作业方式导致只有本人才能提供相关信息，同时也导致信息共享的缺失；迫切需要通过管理信息化系统规范不同角色在各种事件中，应利用哪些资源，通过哪个流程，遵守哪些规则，得到何种结果；消除黑匣子，实现无纸化办公。

 宝矿管理信息化平台

    博科资讯结合自身在物流行业的项目经验，以销售与库存综合控制管理为核心，在MyERP平台基础上，根据宝矿公司的业务特点通过采购管理、销售管理、库存管理、运输管理、往来管理、成本评估、品质管理、合同管理、质量管理等整合宝矿的贸易业务，强化宝矿供应链管理，提高运营效率。

    宝矿信息化系统业务总流程图：

   

    整个系统要点如下：

    采购管理

    MyERP采购管理子系统帮助宝矿采购人员控制并完成从询价单、采购计划、采购申请、外贸合同到货接收、商检入库、应付/费用处理的全部过程。

    外贸采购流程图：

   

    博科资讯MyERP有效地监控采购计划的实施，采购成本的变动及供应商交货履约情况，帮助采购人员选择最佳的供应商和采购策略，确保采购工作高质量、高效率地执行。采购系统连接库存管理和应付系统，为库存系统和应付系统提供共享数据源，产生的核心单据自动生成财务凭证，直接传递到财务系统中，并可以在财务系统中进行即时统计，从而实现物流采购系统、财务应付系统、财务总账系统一体化。

    外贸采购合同系统：

   

    供应商供货信息管理以购货价格为中心，对供应商供货业务资料的记录和控制信息进行了比较完善的管理，包括对不同供应商、不同物料、不同数量段、不同币别的价格和折扣信息进行了详细记录、业务传递、自动更新、数据分析，同时进行采购最高限价的控制和预警管理。

    订单管理对订单的情况进行记录、跟踪和控制，包括针对采购合同的执行；控制购货价格、折扣、数量；随时对订单完成情况的跟踪、控制订单的实际执行；根据实际补货情况实现追加执行订单；进行比较并显示订单执行差异，并通过业务和分析报表进行订单执行情况的反映。

    由于宝矿的外贸采购涉及商检、报关、装港、宣港等特殊环节，系统还将宝矿的采购管理分为内贸采购、入库和外贸采购、入库两种不同业务类型。不同业务类型其业务的处理过程以及财务收支核算的过程有差异，对应在系统中也会有不同的业务处理流程。

    内贸采购合同系统：

   

    销售管理

    MyERP系统把所有销售业务集成为一个有机的整体，建立完整的客户档案，集中管理各类单据，提高销售人员的工作效率。销售业务与其他部门业务集成，如：客户信息－报价－接单－采购－发货－收款，不同部门的业务实现了无缝链接，缩短了交货周期，提高了交货准时性。帮助销售人员和管理人员对市场信息、计划、报价、订单、发运等销售活动实行全过程的动态跟踪管理和分析，提高经营决策水平、市场竞争能力和应变能力。其主要功能包括：售价格管理、订单管理、信用管理、成本估算和交货期查询等。

    销售合同管理系统：

   

    销售价格管理：MyERP系统对宝矿的销售价格管理不仅保障了对基本信息的处理，还将管理内容扩大到对不同客户、不同物料、不同数量段、不同币别的价格信息以及折扣资料等方面，对其进行了详细记录、业务传递、自动更新、数据分析，同时进行销售最低限价的控制和预警管理。

    信用管理：MyERP系统支持宝矿设置信用额度、信用期限、信用数量等信用标准，制定信用政策。支持在销售业务处理过程中对销售订货、价格确认、货物出库、收款等环节对客户和业务员的双重信用控制。

    销售合同执行系统：

   

    成本估算和交货期查询：系统还对指定销售订单提供对制定物料进行成本估算和交货期计算与查询的功能，以确保在双方签订的时间按时交货，提高企业的按时交货率。

    其他关键业务管理

    借矿、还矿管理

    借助博科资讯MyERP系统，作为借矿业务的源头单据，宝矿先填制借矿通知单，依据借矿通知单生成入库单，增加库存数量，此时的入库为暂估量，当实际入库量确定后，如果与暂估数有差异，还需要填制调整单，调整库存数量。一张借矿通知单可生成多张入库单，一张入库单生成一张调整单。在归还所借矿石时，可依据借矿通知单生成出库单，减少库存数量；一张借矿通知单可生成多张出库单。归还的矿石可能与借入的矿石不是同一个矿种，即使是同一个矿种，归还的数量也不一定与借入数量完全相对，因此借矿通知单可以手工关闭，关闭后的通知单不能再执行，认为该笔借矿已还清，保障库存数目和业务进度的清晰、流畅。

    矿石中转管理

    矿石中转指的是当销售合同中约定的交货地点与矿石存放的地点不一致，或实际业务需要调整矿种的存放地点时，将矿石转移到合同约定地点。MyERP宝矿系统支持宝矿各种矿石的平滑中转，在移库时，宝矿物流部通过中转通知单，通知港口准备发货，当矿石发出、交货时根据移出单、移入单、调整单，确保库存账目的精确。

    另外，博科资讯MyERP系统特别设计品质跟踪表，从询价单到合同，到装港单、采购发票、采购合同和销售合同的上引下推系统，综合合同号、物料名称、物流记录、湿吨数量、干吨数量、品质名称、品质数量等指标明细，帮助宝矿精确跟踪矿石品质。

    物流运输管理系统：

    博科资讯MyERP系统支持宝矿各种矿石的平滑中转，在移库时，宝矿物流部通过中转通知单，通知港口准备发货，当矿石发出、交货时根据移出单、移入单、调整单，确保库存账目的精确。

    当矿石发出后依据中转通知单填制移出单，当移到交货港后，依据移出单填制移入单，移入后如果最终确认的数量与移入量不符，可通过调整单进行库存量调整。一张中转通知单可生成多张移出单，一张移出单只能生成一张移入单，一张移入单只能生成一张通知单。中转通知单确认后将增加中转冻结量，减少库存可用量；移出单确认后将减少中转冻结量和实际库存量，增加中转在途量；移入单确认后将减少中转在途量，增加实际库存量；调整单确认后将调整实际库存量。通知单可以手工关闭，关闭后的通知单不能再执行，同时释放被冻结的可用库存量。

   

    采购成本评估

    矿石的采购成本是销售部门制定销售价格的依据，只有掌握成本动态，才能及时调整销售策略。由于财务的成本核算受核算时点的限制，通常比销售业务晚，且核算时并不包括所有发生的费用，而销售部门希望了解每个批次的所有成本，包括货款及各种费用，需要对每个批次的成本进行评估。MyERP系统成本评估从签订采购合同开始计算，加上各个时点发生的各项费用，当有些费用在业务系统没有体现（如财务发生的利息费用）或费用单据不能及时到达时，以暂估的形式录入系统，动态、清晰的计算每笔矿石的评估成本。

    权限控制

    MyERP系统的权限管理分为数据权限、业务权限和特殊权限，是否有权登陆系统、登陆后有权进入哪些模块、可以操作哪些单据、具体的操作功能分配（新增、修改、审核、审批等）、具体的操作字段分配、具体使用的字典分配、具体的报表分配……这些权限支持完全的自定义，宝矿可以根据业务需要，对不同的操作人员被授予不同的权限，操作人员只能在授予的权限范围内执行相关操作。