公安部上海消防科研所自建所40年来，共承担并完成国家、公安部、上海市科委等部门下达的各类科研项目340余项。近180项成果分别获国家，部（省），局级科技奖。其中获国家发明及科技进步奖10项，（省）部级科技进步奖94项。并且下属有上海倍安实业有限公司，上海浦东特种消防装备厂，上海富士特建筑消防设施检测有限公司等一批技术型经济实体。作为公安战线一线的公安消防机构，搭建“多网合一、业务一体”的统一信息平台是消防服务社会的建设重点。对于上海消防科研所主要是负责项目的研发，而下属的分公司则是负责将项目转化为产品，如何借助信息化手段做到项目与生产无缝结合，则成为上下关注的焦点。

　　一、存在的问题

　　1、公安部上海消防科研所已经与下属机构建立成宽带城域网，但网络建成后，基于网络上的应用还比较少，仅限于简单的数据传送，文件共享等操作。工作人员主要通过相互传递纸质或者通过局域网共享等来达到信息的传递过程。没有能很好地把网络基础利用起来提高工作效率和管理能力。虽然科研所和下属公司都在上海，但是由于科研所承担的国家和地区项目由于比较多，而且遍布全国，项目的沟通只是采用电话或email的方式，但是在沟通的过程中信息会不断衰减和失真。而传统的工作流程复杂、繁琐，不清晰，无法适应项目管理的要求。

　　2、对于科研所而言，有价值的数据多是难以存储的非结构化数据。但是这些数据大部分是分散的存储在个人电脑中，不方便相关人员的共享、查询，而且一旦电脑损坏，这些有价值的数据都将无法恢复，将给企业带来不可估量的损失。数据分散于各个部门内，汇总速度慢、决策速度慢，缺乏实时性管理；科研所与下属机构之间数据缺乏标准化、有价值信息无法共享利用。如何将非结构化的数据有效、规范的管理，则成为新的问题。

　　3、公安部上海消防科研所因为被动现象的存在，对管辖范围内的事件运行过程掌握的不够、不充分，就使得过程对领导而言是屏蔽的，因无法及时获取项目的工期、投资、成本、质量的信息，无法对企业的整体项目运作做出准确的全局把控，导致资源不能合理优化配置，领导多数情况下只知道结果而不了解过程。对此，需要建立的是一个灵活、安全、可跟踪、可监督、可反馈的管理机制，发挥数字办公的特点，解决部门间的协作问题，提高领导的监督管理能力，减少重复劳动，实现政府工作效率的有效提高。

　　4、科研机构主要以项目模式进行组织运作，而工程项目是经济效益的源头，生产经营的最前沿和企业形象的窗口。日常工作都是以项目为中心，如科研项目计划管理、科研项目合同管理、科研项目中的会议管理、成本人员管理、成果管理等等。很多科研机构长期处于多任务并行开展的状态，并且各个任务的规模大小、周期长短各不相同，给管理工作带来了困难。

　　5、对于工程项目的任务执行情况，科研所无法准确了解下属分公司的具体执行情况和完成情况，而使执行力大大下降。

6、对于公安部上海消防科研和它下属的分公司来说，以项目运作为中心，但是每次项目实际都是内部知识的一次创新和丰富，但是由于传统科研机构都是个人或小组活动，相互之间的科研项目成果交流、共享较为困难，容易造成资源浪费。近340余项的各类科研项目所沉淀的知识成为研究所的无形财富，但是每次项目申报和开发的时候，如何在最短的时间内找到最合适的资源，则成为科研所新的难题，知识管理是否成为可能？

　　诸如此类的问题，让公安部上海消防科研的管理层看到需要亟待完善内部管理体系和提升管理水平，而当前首要的任务同时也是最有效的手段则是搭建一个大型的统一的管理信息系统，为之提供一个提供信息流通的平台，给管理者提供掌控企业、了解项目情况、发布管理决策的接口。

　　二、应用效果

　　1、建立一个有效的沟通平台。网络寻呼这一模块是强有力的沟通工具，使用网络寻呼可以发送即时消息、传送文档、发送手机短信，还可以查看消息接收方查阅信息的时间，极大的提高了内部沟通效率，降低了内部沟通成本，是企业必备的沟通工具。并且还提供了电子邮件、网络会议、内部调查、内部论坛等多种沟通工具加强企业内、外的交流。同时，员工日记、计划、任务也可以实现企业内部的双向沟通，解决了科研所各个部门、领域之间的沟通问题。能够使所有的工作人员，不论是科研所机构还是下属公司都能在上下级部门保持实时的联系，大家能够及时的对工作进行交流，从而提高工作效率。

　　2、在科研所和下属分公司建立统一的办公平台，统一的登陆界面，将Word、Excel等平常熟悉的办公处理软件结合到这套办公系统中，使得在不影响办公习惯的情况下为用户进入统一的桌面办公环境，并可以更加方便的使原有的DOC等文件形式进入系统的流转和处理当中。

　　3、建立一个灵活的工作流转系统，在业务流转的过程中，提供了更加完备的监督和控制功能，在文件的流转过程中，管理者可以随时了解文件的当前状态，并及时反馈给当前处理人，甚至更改各种不正常的状态，使各个部门、人员之间真正达到协同办公的目的以及对过程控制和监督；并且有实时的功能，为用户提供完备的权利授予与收回功能，用户可以在自己无法参与办公的时候，将自己的权利授予他人暂时执行，并可以随时收回自己的权利，将各种人为的隐患降到最低。

　　4、通过项目管理，科研所管理层可以对于项目实现立项、审批，对于整个项目实现全程跟踪，对于项目的人、财物、时间、费用的安排做一个宏观的控制，辅助领导的决策，从而保证公司可以多个项目的科学运行。而员工可以通过项目管理更加清楚地了解参与整个项目的人员、投入的资金、时间等，明确自己参与整个项目的工作，及时间安排等，更加合理的安排时间，时时汇报相关的信息，向领导汇报项目进度工作。

　　5、建立一个任务布置与执行体系，通过此功能领导可以随时布置任务，查看任务的执行情况，任务执行人可以通过此平台执行任务，并填写任务的完成情况。并且实现了计划与任务的滚动性前进。

　　6、应用信息库和检索功能，建设科研机构中心知识库，为科研所和下属机构的相关人员提供了开放的权限，提供了丰富的资源支持。随着知识管理在科研机构内的应用，所有的科研成果和业内最新信息都可以共享在知识库中，方便科研人员检索知识，参考经验，达到科研成果信息的有效利用。