作者:夏露
[摘要] 全球互联网迅猛发展,互联网经济主流模式——电子商务(Electronic Commerce)随之风起。我国电子商务在经历了火爆、迷茫到理智回归之后,主旋律转向企业信息化,其中ERP(Enterprise Resource Planning企业资源计划)是企业信息化的基本途径。
0 前 言
全球互联网迅猛发展,互联网经济主流模式——电子商务(Electronic Commerce)随之风起。我国电子商务在经历了火爆、迷茫到理智回归之后,主旋律转向企业信息化,其中ERP(Enterprise Resource Planning企业资源计划)是企业信息化的基本途径。ERP和电子商务可归并为信息技术同一层次不同侧面的应用,ERP主要作用于企业内部,电子商务则以与外部交互为主(作为企业内部的信息中心,ERP重点改进企业内部流程效率,电子商务侧重于企业外部流程的有效性及市场销售;ERP系统支持商业战略,电子商务则是开启新战略机会的大门。ERP与电子商务联系密切,不能简单地看作是两个独立对象,而应联系起来认识和研究基于ERP的电子商务管理与应用。
1 发掘整合动因,奠定ERP有效导入电子商务的基础
ERP概念由美国Gartner Group于20世纪90年代初提出。ERP对企业产品研发、生产计划、作业控制、库存采购、人事财务的相应模块集成优化,是科学管理思想的计算机实现。电子商务是指所有利用Internet网络技术开拓市场、创造商机,降低产供销成本和增加企业利润的商业活动。ERP的优势在于有机集成企业前、后台资源,以市场和客户需求为导向对企业内部资源优化配置,几乎适用于所有企业;而特定到电子商务模式,ERP应用系统必须与电子商务业务整合,优先考虑采购、生产计划、市场营销、销售、库存、财务等与电子商务物流、资金流密切相关业务流程,同步合理划分和有机集成ERP应用软件模块。否则,ERP工作流与系统功能组成的业务流程将会缺乏伸缩性,抑制ERP系统专业灵活优势的发挥,而导致ERP应用于电子商务的失败。在实际操作中,ERP与电子商务在业务流程和应用中存在若干同步并行的交接点,从而奠定了整合基础。
(1)业务流程具有相辅性
从企业业务流程看,ERP和电子商务似乎没有很明显的界限。在ERP看来,电子商务是企业内部业务流程的延伸;在电子商务看来,核心的业务流程交给后台的ERP处理。但从这两个层次上的应用看,更确切地说具有相辅性,从而决定了两者业务流程上的整合。
ERP作用于电子商务业务流程的应用有三:决策层的数据查询与综合分析;中间层的管理与控制;作业层的业务实现。ERP在这三个层次上,不是机械地适应电子商务业务流程,而是强调业务流程一体化和标准化,对其中不合理部分提出改进和优化,辅助电子商务经营和组织形态导向的灵活和标准,重构组织机构,重组业务流程。反过来,电子商务从外部计划和控制上,为ERP有效开展提供支持,例如在决策层利用信息网络平台共享信息,为ERP提供可用数据;在中间层管理和控制物流、资金流、价值流和业务流,为ERP设定价值目标;在作业层重构计划、采购、生产、市场、销售、财务、服务等业务流程,为ERP辅以客户管理、网络广告、市场营销等外部支持。
(2)运行方案具有互补性
ERP和电子商务信息技术,应用依据企业内外部条件采用渐进运行策略,将ERP系统转向电子商务通常有三种方案:利用企业原有应用系统的基础上,增加电子商务渠道;基于Internet客户关系管理%实现前台管理智能化;集成企业前、后端,系统设计电子商务解决方案,企业开展电子商务时,通常也不会完全摒弃传统的采购与销售模式,两种模式和系统并存,互为补充。而渐进的运行方案给予了两者互融的机会。
电子商务前提是建成网络基础设施、办公自动化(OA)、企业业务管理和应用系统,其中最有代表性的是ERP。ERP以整合企业内部资源为核心,涉及企业内部的物料管理、库存控制、生产计划等生产经营、管理和营销各方面,都涉及现代企业管理中的关键问题。电子商务实质是对经营中上述各管理环节信息化的过程,但不是简单地将传统工作流程和规范信息化;而“工欲善其事,必先利其器”,要依靠新手段和条件对旧流程变革,要用“利器”ERP,通过系统中决策支持(商务智能)子系统,了解和掌握企业经营管理信息基础数据,准确分析,以此制定电子商务运行方案。
2 基于ERP的电子商务优化管理
电子商务内涵是经营,ERP充当经营后台,辅助协同电子商务,支持办公自动化、供应链、客户管理等支撑系统,支持各种业务信息获取及信息集成应用,从管理思想和软件应用上优化电子商务管理,集中体现在经营战略、业务流程、供应链和管理竞争力四方面。
(1)以集成系统来优化电子商务整体战略
面对激烈的市场竞争,企业必须从整体战略管理高度,设计集成化协同、集约化运营的经营战略。在这一过程中,由于电子商务战略高度复杂,牵涉大量企业外部信息,ERP对整体战略的贡献有限,尽管如此,ERP却能响应准时生产、精益生产、并行工程以及敏捷制造等先进管理方式,通过对企业内部五个主要业务流程(财务、物流、制造、人力资源和市场营销)的信息整合和提供,间接支持电子商务整体战略优化。
ERP曾被看作只是企业内部信息的中心仓库,而电子商务要求ERP考虑整个市场“价值链”给系统带来的影响和冲击,考虑电子商务应用ERP的目标,依此提出符合实际情况的ERP规划。面对庞大而快速变化的外部信息,在电子商务中将ERP系统从传统单纯注重企业内部资源管理、内部业务集成和企业间业务协同和企业独立经营,转向同时注重外部资源管理利用、网络经营;从内部管理面向生产、集中行政管理和日常事务管理,转向同时面向客户与市场、自我服务和智能化管理,直接促使电子商务整体经营管理战略最优。
目前,大多数用于电子商务的ERP系统都不会只是企业内部独立作业,而是将软件系统建立在Web上,利用Internet技术,从系统底层设计强调关联性和复杂性,将ERP与客户关系管理(CRM)、供应链管理(SCM)、产品数据管理(PDM)等多种应用系统集成,共同作用于前后端交易信息,“一处变化,处处响应”地开展多种灵活的电子商务解决方案。例如,通过外挂于ERP系统下的CRM功能模块,使CRM的前台客户服务与ERP后台处理过程集成,提供客户个性化服务,巩固客户关系;通过外挂于ERP系统下的SCM功能模块,沟通供应链上下游客户以实现供需协作,使企业在协同商务中做到过程优化、计划准确和管理协调;通过产品数据管理(PDM)将电子商务全过程信息数据和文档组织在统一环境中,减少庞大的ERP数据管理和数据准备工作量,与CAD、CAM系统集成,提升电子商务整体效率。而随着信息技术发展,ERP面向电子商务过程的功能除了传统的制造、财务、分销等功能外,还将扩展到PDM、CRM、SCM、MES、决策支持系统(DSS)、数据仓库与联机分析处理(OLAP)、OA等新的功能,构成功能强大的集成化企业管理与决策信息系统。
(2)以集成流程来优化电子商务业务管理
一个显见的事实是,过去企业只要质量好、成本低,就有生存空间,而现代企业生产工艺只是生存的基本条件,流程管理、过程控制则更为重要。而社会技术进步和经济发展,要求企业经营由“定量”转向“定制”、由“规模”转向“灵活”,这反过来要求经营和管理策略转变,将经营导向由传统的追求“大鱼吃小鱼”转向“快鱼吃慢鱼”,组织形态由传统的“基于职能的组织体系”转向“基于流程的组织重组”。而电子商务交易过程实质是完成因特网中所有相关经济实体之间完整地集成前端和后端的业务流程,强调“流程”、“模式”等的管理成为经营取胜的关键,传统的定量生产、规模经营和职能管理对电子商务显得不适用。ERP正是强调顺应知识管理、市场快度响应要求,强调科学、合理和规范化的企业业务管理,以专业化系统,在理论、方法和应用上为电子商务经营提供技术和管理支持。
ERP的应用利于电子商务由职能管理导向业务管理,具体表现为:①作为一种现代企业管理思想和方法,ERP与社会生产关系和社会生产制度间没有直接关系,受外界影响小,利于消除企业职能非增值作业的信息沟通和业务运作,而专注于业务流程实行专业化智能管理。②软件系统在设计和开发过程中,内部各个子系统都是模块化的,ERP整合应用层各模块重新组合与集成,并以数据库层和操作系统层支持,以开放式数据库互连(ODBC)和不同操作系统间的互访为ERP提供技术支撑平台,而这些内部模块自身又相互独立。在电子商务应用中,则可根据电子商务需要和特点,对模块化ERP业务系统进行取舍和重新配置,实现“量身定制”,ERP提供了电子商务业务流程灵活操作的自由空间。③电子商务交易不是产品时代单纯的购买,而是长期业务,这种业务关系不局限于销售产品,更多的是一种交互式、透明化的协同关系,ERP强调协同商务,ERP协同理念正好满足电子商务协同交易的需要。ERP将工作流引擎作为业务处理的核心机制,通过工作流规则支持电子商务经营过程,使其成为集成的、基于规则的、自动和连贯的ERP工作管理程序,保证与时间相关的业务信息自动传送,使企业内外部物流、信息流、价值流与责任流的有机集成,并将功能扩展到办公自动化和业务流程控制方面,促进基于Internet电子商务全球化化合作与敏捷虚拟企业运营的集成化业务流程优化。
(3)以集成软件来优化电子商务供应链管理
ERP具有面向生产、供销、财务供应链管理功能。但供应链并不依赖于ERP而存在,供应链是企业的一种客观存在,企业任何应用系统都可以采用供应链管理的思想和方法。在规范化电子商务中,依据产业链分工协作原理的组织结构重组、业务流程再造、面向客户的渠道体系等都可视为供应链;也就是电子商务各经济实体之间电子化业务往来,是一种适时、互动的供应链交互过程。
在电子商务中,ERP系统扩大了涉及的供应链范围,供应链元素由企业内外部物料、物理的生产力资源扩及至信息资源,内容由传统的物质链、资金链拓展到关系价值和工作流的电子化供应链;ERP系统供应链设计也趋于模块化、灵活、实际和面向具体用户。具体表现在:信息管理方面,增加支持物料流通体系的运输、仓库管理供应链,企业资本运行和投资管理供应链,以及各种法规与标准管理;信息集成方面,增加与PDA、EDI、CRM、DSS等应用系统的集成供应链,支持远程通信、电子数据交换,支持工作流动态模型变化与信息处理命令程序;信息利用和管理深度上,从原来的生产计划与控制联机事务供应链OLTP扩展到办公自动化、无纸化处理、联机决策支持。而在ERP系统设计上,从传统Client/Server环境过渡到以Web和Internet/Intranet的网络计算环境为支撑。ERP系统应用于电子商务引起的所有供应链增加和改变,有利于电子商务供应链上各个经济实体之间相互沟通。
(4)以集成使用优势来优化管理竞争力
将ERP融入电子商务,标志着电子商务企业管理思想的变革。尤其在激烈竞争的市场环境中,ERP以其包含的丰富管理经验,应对电子商务中普遍存在的结构松散、财务漏洞、市场迟钝等问题;用专业化管理工具,协助企业掌握各类市场信息并及时调整相关经营策略,用信息化管理手段整合企业内外资源提高整体聚合力,对增强企业管理竞争力作用明显。然而,电子商务导入ERP发挥管理优势,必须十分关注ERP软件性能和使用,尤其要将标志着ERP管理竞争力的“使用”性能放在首要位置加以考虑。
①科学选择应用软件。电子商务企业选择ERP应用软件需要多方面衡量比较,好的ERP系统至少包含二个基本要素:底层设计和技术稳定性。对底层要求高度集成化的设计,使系统各模块间的数据关联和共享彻底而灵活;由于ERP应用对系统运行效率要求很高,ERP所采用的IT技术必须具有先进性和稳定性。目前,应考虑采用基于J2EE的分布式体系结构和面向对象的方法,运用软构件技术、中间件技术、WEB技术、J2EE技术、XML技术和Web Service技术,开发和实现ERP基础功能构件&核心功能构件和应用功能构件,在注意解决异构平台的同时,也要注意解决异构数据的集成与应用。另外,ERP的未来应用能力也是需要考虑的重点,ERP系统的提供者要能保证ERP迅速投入使用,并采用完整的实施方法,精确跟踪系统子项目的实施,保证ERP系统持续发挥作用,这就要求ERP系统的开发商溶合自己雄厚技术实力与管理经验于ERP系统中,并在ERP使用时及时提供后续应用服务,确保系统参数的正确维护。
②优先考虑使用性能。ERP信息系统软件作为管理工具对电子商务非常重要,但不能陷入盲目追求技术领先的误区,ERP只是实现竞争力的工具,ERP优势只有通过使用才能显现。数据处理“垃圾进,垃圾出”,说明它不反映企业实际经营运作的数据与流程,不管其准确性有多高、实时性有,对企业经营管理来说都是浪费资源的垃圾;不能有效应用于电子商务的ERP软件,系统再先进也毫无价值。在现实中,错误选用ERP,竞争力不增反减的事例经常发生,如一些大型企业采用小规模或者单一的ERP,中型企业采用复杂的大型ERP系统,它们或者功能受限、无法奏效,或者复杂难用,推进受阻,事实证明选用ERP不仅要考虑软件本身性能,更重要的是要依据电子商务特性和自身条件,把“使用”放在首位,追求“使用IT最佳”,而不是“IT技术最佳”。另外,电子商务企业导入ERP系统,意味着企业要采用全新的思想、方法和工具来管理电子商务运作,ERP作为工具可操作性优点已经通过计算机软件得到体现,“ERP不是目的地,ERP是长征。”在ERP的基础上,更有必要按照现代企业制度要求,将可行的管理思想和方法融合,提高企业管理水平。
3 结束语
总之,电子商务是企业信息化核心,在这个阶段最有代表性的管理应用系统是企业内部资源计划ERP;ERP代表先进的企业管理思想与技术,从构架、技术和功能上适应电子商务,凭借智能处理对各种内部业务信息做出判断,面向电子商务应用,合理规范电子商务工作流程,对超出正常值范围的异常状况进行分析,预警其可能产生的影响并给出建议。在电子商务环境下,ERP应用领域超出企业内部资源计划与管理的范畴,步入电子商务企业间协同管理阶段,促使企业管理更加科学化、合理化和规范化,以解决企业提高整体管理效率和市场竞争力等问题,既支持电子商务,又指导电子商务,最终促进电子商务管理全面优化。