印发广州市电子公文和信息交换管理试行规定的通知
广东省广州市人民政府办公厅

穗府办[2004]10号

印发广州市电子公文和信息交换管理试行规定的通知

各区、县级市人民政府，市府直属各单位：

《广州市电子公文和信息交换管理试行规定》业经市人民政府同意，现印发给你们，请认真执行。

二○○四年二月十九日

广州市电子公文和信息交换管理试行规定

第一条 为了加强广州市电子公文和信息交换管理，实现本市各级政府及其职能部门电子公文和信息交换的规范化、制度化和科学化，促进我市电子公文交换的应用及各部门间的信息资源共享，提高行政办公效率，依据《国家行政机关公文处理办法》和《基于XML的电子公文格式规范》的规定，制定本规定。
第二条 电子公文是指行政机关制作并通过广州市电子公文和信息交换系统处理后形成的，存储于磁带、磁盘、光盘等载体的，依赖计算机系统阅读、处理并可通过网络传输的具有规范格式的政府文件。
广州市电子公文和信息交换系统是依托广州市电子政务内部互联网，实现本市各级政府之间、政府与其职能部门之间以及各职能部门之间公文交换和信息传递的业务平台。
第三条 本规定适用于本市各级政府及其职能部门的电子公文和信息交换活动。
本市各级政府及其职能部门的电子公文和信息交换应使用市政府统一提供的电子公文和信息交换系统及相关设备，并通过广州市电子政务内部互联网平台进行交换。
第四条 市政府办公厅负责组织实施本规定。
本市各级政府及其职能部门(以下统称各使用单位)的办公厅(室)是电子公文和信息处理的管理机构，主管本单位的电子公文和信息交换工作，指导、检查和督促下级单位的电子公文和信息交换工作。
市信息中心负责广州市电子政务内部互联网平台的维护和管理。
第五条 通过广州市电子公文和信息交换系统交换的电子公文和信息与相同内容的纸质公文和信息具有同等法律效力。
第六条 电子公文的种类、形式、行文规则与纸质公文相同，依照《国家行政机关公文处理办法》的规定执行。
第七条 电子公文的交换格式应符合《基于XML的电子公文格式规范》的规定。
第八条 在电子公文和信息交换过程中，使用广州市电子公文和信息交换系统实现的电子签名与书面签名具有同等效力。
第九条 使用广州市电子公文和信息交换系统形成的具备电子印章的电子公文是有效的电子公文，具有不可抵赖性。
各使用单位应当对盖有本单位电子印章的电子公文和信息负责。
第十条 电子印章由市政府办公厅统一制作。各使用单位应当在市政府办公厅登记备案，取得广州市电子公文和信息交换系统的使用帐号和密码。
电子印章的制作应当和各机关现行物理印章完全吻合，其技术指标应当符合国家标准GB/T18336-2001《信息技术、安全技术、信息技术安全性评估准则》和GB/T17903-1999《信息技术、安全技术、信息技术安全性评估准则》的要求。
第十一条 各使用单位应当指定专人负责电子公文的接收发送及电子印章、帐户、密码的保管工作。
各使用单位的电子印章应指定专人负责存取操作，并按本单位用印规定使用，保证电子公文的及时办理。
第十二条 电子公文进入各使用单位指定系统的时间为到达时间。
由于特殊情况不能依照前款规定确定到达时间的，可从电子公文上的电子印章数字日期戳来确认。
第十三条 接收电子公文的单位应对公文的发送单位、公文的完整性和体例格式等进行核对，对不能正常接收或发现发送错误的电子公文，应及时与发送单位联系，查明原因。
第十四条 电子公文发送后，发送单位应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行查对、催办或督办，发现问题及时与接收单位联系。
第十五条 电子公文办理完毕后由各使用单位办公室(或机要室) 自动向广州市档案馆内部网归档保存。
电子公文原则上由电子公文形成单位负责归档，各收文单位负责登记收文情况，以备查询。须收文单位办理或归档的文件，发文单位和收文单位都应当归档。
第十六条 各使用单位应指定专人负责电子公文归档工作，并按照《电子公文归档管理暂行办法》的有关规定执行。
各使用单位档案部门必须配置相应的系统设备，建立安全可靠的电子档案库。电子档案库的文件如果被借调和流通，必须具备自动清除和涉密追踪的能力。电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置足够容量的暂存存储器，以保证归档电子公文的完整、齐全。
第十七条 复制电子公文应符合下列要求：
(一)复制成纸质公文的，应经有关机关领导或者文秘部门领导批准，并进行登记。
(二)复制成纸质公文的，应当注明制作机关、日期、份数和印发范围。
(三)需要电子复制的，应当进行计算机公文处理系统的拷贝后备。
第十八条 电子公文介质(包括硬盘、软盘、磁带、光盘等)应按下列要求管理：
(一)电子公文介质的使用和保存，等同纸质公文的使用和保存。
(二)电子公文介质的维护和维修，需指定专人负责。
(三)电子公文介质的销毁，等同纸质公文的销毁，需进行登记并由两人监销，确保不丢失、不漏销。
(四)涉及国家秘密的电子公文介质应按《国家秘密载体保密管理规定》的要求进行管理。
第十九条 电子公文和信息应当采用标准的XMI格式进行封装，并进行加密，涉密电子公文应标明相应密级标识。
第二十条 用于电子公文处理的计算机及相关设备严禁与国际互联网联接。
第二十一条 广州市电子政务内部互联网达到国家保密标准前，涉及国家秘密的公文和信息不得通过电子公文和信息交换系统传输、处理。
广州市电子政务内部互联网达到国家保密标准、可以处理涉密信息后，涉及国家秘密的电子公文和信息应按国家保密标准的要求进行存储、处理和传输。
绝密级公文及信息不得在任何电子公文和信息交换系统上存储、处理和传输。
第二十二条 本规定由市政府办公厅负责解释。
第二十三条 本规定自2004年3月1日起施行。