宋保强（凯摩一百）

　　对于广大的中小企业来说，如何利用信息化工具提高管理效率一直是个难题。

　　大块头的CRM等管理软件不适合用,也用不起。中小企业专用管理软件则有名无实，很难根据企业的具体情况量身定做。目前，市场上流行的所谓个性化的量身定做，实际上就是把企业管理问题模块化、简单化、标准化，然后让中小企业像搭积木一样，自行组合。但实际效果令人沮丧。因为这显然太理想化了。管理软件系统再怎么标准化，都是固定的。而中小企业的管理缺乏流程，又千变万化。一万个中小企业就有一万种管理模式。一个软件怎么能实现一万种不同的需求？

　　于是，“小老板”只好用邮件、用Excel表格等“土”办法进行人工管理。于是，员工每周的工作日志邮件或者Excel满天飞。于是，老板只能在周一大清早硬着头皮趴在大堆大堆的邮件和Excel中，其辛酸不必言说，收效也甚微。

　　难道说中小企业的管理就只能这样了？

　　答案是否定的，借助一些通用信息收集和分析系统，笔者在实际工作中就找到了一条管理信息化的捷径。

　　作为管理几个部门的负责人，笔者认为自己最大的任务是监督部门负责人按照计划、按照公司的方向和重点开展工作。为了保证这一点，笔者每周要逐个查看各部门负责人的每周工作总结，有时为了工作需要甚至还要查看部门基层员工的日志。以前，每周一要收到几十个带附件的Excel文档，人多事杂，很难盯着重要事情的进展，从整体上监控部门的工作，从而保证在大项目出现问题时随时提供公司层面的帮助。

　　要想高效率地完成管理工作，必须有一个方便的管理工具。考虑到公司的具体要求多种多样，市场上很难有适合的管理软件，只有一个可能，就是利用通用的软件或网络服务实现中小企业的个性化需求。

　　在线调查系统（surveycool.com）满足的就是这样的需求，它的作用是收集被调查者的信息，然后根据调查结果生成分析图表。考虑到工作日志就是每个员工的被调查信息，利用调查系统是可以进行日志管理的。也就是说，把所有的日志作为信息进行收集，管理者是调查发起人，员工是被调查者。这样就能利用调查系统进行日志的管理，同时可以充分利用调查系统的统计分析功能，对员工的个人工作日志进行总结。更令人兴奋的是，部门整体工作进展利用统计功能也一目了然。

　　把工作日志做成调查还是首次尝试，挑战是不言而喻的！如何入手、如何达到管理目的成了关键。

　　都说万事开头难，但只要理顺工作日志的内容和关键，再完成日志的调查问卷设计就顺其自然。每个中小企业虽然行业五花八门，但一般来说周工作日志主要分为两大部分，第一部分是本周的工作总结，第二部分是下周工作计划。

　　怎么通过工作日志把人管理起来呢？根据笔者对管理的理解，员工管理中最核心的是对其时间资源的管理。时间永远都是不够用的，只有把有限的时间资源应用到重要的工作任务中才是高效率的工作方法。不管是对公司高管，还是基层员工，都是一样的道理。现实中，除了重要的事情，我们不得不做一些例行的支持工作，所以，我在设计工作总结时，把工作任务分为“重要”、“例行”两个类别。

　　在后来的执行过程中，我发现团队最大的短板不是做不重要的事情，而是没有计划性。从部门经理到基层员工，需要做的重要事情太多了，想起哪个做哪个，无序的工作状态导致最终的结果是大家都在忙，但效率却十分低下。所以，为了提高工作效率，需要提醒员工加强工作计划性。在后期，我把工作总结中的任务加上了“计划外”类别。如图1所示。

　　计划总是美好的，很多人会由于各种原因不能按时完成计划。批评徒劳无益，如果一个任务延误，找出其中的原因避免以后再发生类似错误最为关键。所以，当员工没有按时完成工作任务时，主管就想知道员工“任务延误的原因是什么”。调查系统有一个“逻辑跳达”功能，能够满足不同情况不同的处理。比如，当员工在填写日志时选择任务状态“延误”后，系统会自动加上一个调查题：“这项任务延误的原因是什么？”如图2所示。

　　这个“逻辑跳达”功能十分强大，可以根据每个人实现个性化工作日志的目的。比如，为了督促每个员工改正缺点，发挥优势。主管除了对自己的工作进行自我评价以外，同时还要对自己的下属进行工作评价，以便被评价的员工改进从而进步。当这名主管选择自己的姓名后，系统会自动“跳达”到对他下属进行工作评价的问卷。每个主管要评价的员工不同，系统会自动“跳达”到不同的评价问卷。如图3所示。

　　上文中我们提到，很多人工作没有效率的原因是没有计划性。但是很多人不喜欢进行工作计划，认为计划没有变化快。在中小企业里这种现象尤其严重，经常是一周内的工作都不能按照计划完成。但是计划的重要性在于明确工作的方向和节奏。只有按照计划工作，工作才有效率。后来的结果也证明这一点，后文再续。

　　所以，在工作日志的第二部分“下周工作计划”中，必须引导员工进行计划、而且还要引导员工计划做重要的工作。也就是说，除了例行的支持工作外，计划要做的事情只有重要紧急和重要不紧急之分，如图4所示。

　　设计中,下周计划要做的工作任务只有重要和例行，没有紧急不重要的事情。也就是说，不准员工去做一些紧急不重要的事情。如果做了，往往在总结时就是计划外任务了。很容易被管理者发现。

　　在上图中，“此项工作任务需要哪些资源支持”的选项设计是为了让员工明白，为了保证下周工作按计划进行，必须和其他部门的计划配合起来。公司中几乎任何工作都需要团队的配合才能完成，所以要保证工作的计划性必须和其他团队成员的计划匹配。

　　辛苦了半天，我们看看按照上述思路设计的工作日志通过网络调查系统的实际实现效果如何。

　　笔者清楚地记得，试用的第一周，团队的工作总结写的都是完成和进行中，竟然没有延误的。如图5所示。

　　据笔者的判断，很多员工的工作发生了延误，但由于面子问题，不愿意选择“延误”，而是选择填写了“进行中”。从上图看，接近一半（46.7%）工作是进行中。所以，部门最大的问题是工作不能按照计划完成。

　　第二周，33.3%工作任务是进行中，这其中也有很多是发生了延误，而不是进行中。但毕竟比第一周的46.7延误率有所减少，日志开始见效果了。如图6所示。

　　第三周，只有18.2%的工作任务是进行中，延误率（表面是进行中）从第二周的33.3%减少了几乎一半，如图7所示。

　　从三周的结果比较来看，整个部门的工作计划性得到了快速地提高。同时，这种用调查收集工作日志的办法还有一个最让人兴奋的功能，就是管理者可以利用调查的统计功能从整体上看部门的工作表现。比如我们从下面的统计结果可以看出整个部门是对美工的需求是最高的，而对研究部门的需求几乎没有。这可能说明和研究部门的配合有问题，如图8所示。

　　当然，我们可以从每周的统计结果变化来分析出很多问题。这些都是用邮件和Excel甚至专门的绩效管理软件都很难做到的。

　　总结来说，利用在线调查进行工作日志管理的最大优势在于灵活性和整体的统计分析功能。使用前，公司个性需求随心所欲。使用后，整体工作管理得心应手。