来源:IT168 更新时间:2012-04-14
作者：黄诗龙 郭绿江
一、引言
新华社作为国务院直属事业单位，其办公信息化系统应该属于电子政务范畴，但新华社又非党政机关和政府职能部门，所以新华社办公信息化建设应该主要实现内部电子化和网络化办公。
我社的办公管理工作不仅涉及全社的公文管理、组织人事管理、资产管理等多个业务管理职能，同时，有效保障职工工作需求、提供物业、文化生活及后勤保障等多项服务也是办公管理工作的重要内容。为更加高效的配合并保障我社四大职能的履行，利用信息化手段，有效推动管理创新及服务进步则是我社办公信息化建设任务的重要目标。
二、系统建设概况
我社办公信息化系统按照“统一规划、分期建设、先易后难、逐步推广”的原则，于2001年完成一期工程建设，初步实现了值班简报和其他主要社内信息的发布及文件传递。二期进行了系统推广，使应用覆盖了总社各部门、各单位、国内外各分社处以上领导及文秘。2003年底进行了办公信息化系统三期建设，引入了办公信息化系统集成平台，较原系统在技术架构上进行了改造升级，应用进一步得到了扩展，在平台上集成了日常办公和信息发布系统、组织人事、资产管理、图书管理、数字图书等多个子系统，各子系统间实现了“统一门户、统一用户管理、统一数据标准、统一数据存储、统一维护管理”。
随着使用范围的不断扩大，原有的系统无论是在性能上还是应用上都已渐渐不能满足需求的增长，2008年我社开始进行办公信息化系统升级改造项目的实施。
三、信息化推动管理创新
新华社OA系统经过近八年的应用推广，使用单位覆盖了全社范围，成为新华社应用最广的系统。办公信息化系统给人们的日常工作带来了方便、提高了工作效率，部分实现了公文的无纸化交换，同时带来了管理工作的创新。
首先，社OA系统利用信息化平台及网络技术，增加了社内信息的传媒手段，一方面大大提高了信息的发布效率，节约大量办公用纸，部分实现了公文的无纸化交换，另一方面更是实现了社内信息资源的统一，解决了社内行政办公信息资源的开发与共享问题，为新华社社内信息及公文管理引进了新的管理手段及有效方法。通过OA建设及应用，我社实现了办公厅通报、值班简报、社工作会议文件等社内信息的网上发布及浏览；职工便捷地通过OA了解社内发生的大事记，掌握工作指导方向；信息中心通过每日及时动态地发布营销动态、用户意见反馈，便于全社职工了解新华社的稿件采用统件情况甚至可进行稿件的用户反映追踪，便于提高稿件质量。据统计，目前社OA系统已累计发布信息70000余条，累计节约办公用纸约500万元以上。
随着组织人事管理系统的建设及应用推广，信息化已经成为我社组织人事管理工作的重要手段，并为我社人事管理工作改革提供有效技术保障。2003年我社建成全社组织人事管理统一数据库，实现全社范围组织人事信息的共享及开发利用。目前数据库已完成全社近万名职工人事信息的采集及录入，通过系统开展了申领工作证、新进大学生及人事调转等多个人事业务的网上审批及办理。一方面，依靠系统有效提高了每个业务办理的效率，缩短办理周期，为人事管理工作带来了便捷的服务，另一方面，全社统一的人事信息资源库为人事管理工作提供了更加准确可靠的信息，能够实时进行各式报表统计、花名册打印，能够进行全社人员信息的动态统筹管理，为今后的人事改革作好了信息基础保障。
在引进信息化管理手段之前，我社资产管理工作同人事管理工作同样面临着各个业务处室信息不统一，资源无法共享，仅能依靠传统办公手段进行资产业务的办理，不能进行有效的全社性资产管理，更是无法提供高效的服务。通过资产管理系统建设，现已完成全社价值30多亿元14万条资产信息集中存储和统一管理。通过信息化的检索手段，我社圆满完成了2007年全国资产清查任务。便捷有效的网络化资产管理方式，不仅让资产管理部门对我社的所有资产能够进行统筹的协调安排及调度，引入资产生命周期管理理念，使资产管理工作更加科学化及决策化。
四、信息化促进服务进步
随着业务发展，管理已成为一种新的服务理念。技术、后勤、人事管理、公文管理等各种管理及服务则是促进业务发展的有效保障。同时随着信息技术的发展，对服务理念、模式及内容都提出了更高的要求及新的挑战，可谓之信息化是推进服务进步的新动力。
信息化促进服务理念的提升，创新服务模式，能够提供更加全面而综合的服务内容。在我社的传统服务中，对内以满足我社的职工需求，保障我社职能履行为首要服务宗旨。传统服务依赖于人的直接服务及物质的供给保障。依托信息化手段及服务方式，则将原来被动式、需求式的服务向主动式、挖掘式的新服务理念提升。
我社OA系统中提供了内部邮件系统、网络文件共享及新建成的即时通讯模块等功能。通过这些的基本功能服务形式，将传统的公文取送及传真服务进行了彻底变革，使公文管理及公文服务效率有了质的飞跃。
通过资产系统、人事系统及统一信息综合库的建设，传统的人事培训服务、物质保障服务更是有了更加规范的管理及便捷高效的服务保障。职工可以通过网上进行人事培训的申请及登记；领取设备只需通过系统网络化申领流程一次办理即可完成。
数字图书馆、网上借书系统、论坛等应用的开发更是为职工的文化生活服务提供了新的模式及内容。数字图书馆现有藏书近十万册、报刊十余种，职工在可通过在线阅览享受业余时间的文化娱乐；网上借书系统则大大方便了职工在线图书预约、续借；论坛已成为职工文化生活的重要交流平台。
信息库的建立，人事信息、资产信息及公文信息逐渐打破了旧的瓶颈，消除信息孤岛，一种充分结合信息查询利用的新服务也随之产生并完善发展。职工可通过系统快速检索职工的电话，查看自有资产的信息，自助进行员工部分信息的修改。
随着我社办公信息化系统的不断完善，各项服务保障措施变得更加通畅、便携、有效，为新的服务模式创造新的契机。
五、利用新的技术理念，提高协同管理及服务能力
应用水平的提高推动业务需求的发展，新华社办公信息化建设的业务需求也是随着办公信息化系统的推广应用而不断深入和发展。同时办公信息化系统的建设则推动着管理创新与服务进步，新的管理模式与服务要求对信息化也提出了更高的挑战。
创新的协同技术及面向服务的体系架构理念在近几年加快了其发展的脚步，正在贯穿信息化的各个领域。
从管理理念上来说，协同就是为共同的目标而协调各种相关资源，使其优化并进而发挥最大的价值。随着我社人事、社内公文、流程、资产信息资源库的建设与完善，信息实现了共享，业务流程逐渐实现平滑链接以及在此基础上进行的跨组织、跨地域的灵活协作。协同理念的不断深化为今后实现办公业务的电子化、自动化和网络化，由信息系统实施管理模式的重新设计和流程再造提供了新的技术理念，
另一方面，服务协同化更是被提上信息化建设的主要议程。各种应用功能越来越被抽象成一种服务并融合在各个系统中，多效的协同方式再充分整合现有的资源，使各种服务间也越来越被融合为一体，使各种服务内容及方式渗透到职工工作生活的每一个角落。
六、系统建设实践所采用的技术
经过多年的信息化建设，我社已初步实现了部分规划目标。针对不同阶段建设需求，我们也在不同建设时期采用相应的技术实施手段，主要技术要点归纳如下：
1、 应用整合及系统集成
经过多年信息化建设的积累，我社在办公信息化领域也先后建成针对不同业务、不同对象、技术架构及部署环境也存在差异的多个业务应用。在2003年我社OA系统便基于“资源整合”与“内部集成”的理念和技术方针，建立了办公信息化系统平台，为应用系统间信息互通、资源共享提供可能，避免由于建设周期中时间和空间的差异以及技术架构的不同导致信息孤岛的产生。
通过应用整合技术，我们在办公信息化平台上集成了图书管理、组织人事、资产管理及全社考核等多个子系统，探索实现了数据层、应用层、业务流程层及用户接口层的集成。
随应用需求对系统稳定性及效率要求的提高，在系统建设中就要求我们对系统服务性能的加强重视并提供有效可行的办法。应用服务器集群及负载均衡技术是我们的首选方案。
通过OA三期的建设，我们初步采用了WebSphere ND技术及HA技术实现OA应用及数据库的集群与负载均衡，用以满足我社近4000人对系统的访问需求。
随着系统不断的推广，社OA系统的应用范围大大增加，对系统性能也要求也随之增长，原有的负载均衡技术及HA方式已不能很好的满足。因此，我们在新的改造项目中采用了硬件负载均衡技术以提升系统应用负载能力，采用ORACLE Real Application Clusters构建数据库双节点集群，将数据库双机热备方式升级为并行服务器方式实现数据库负载均衡和高可用性。集群及负载均衡技术的实施应用，充分利用多处理器平台的工作能力，提供更快的响应时间与更大的系统负载能力。
3、 工作流引擎
工作流引擎能够对各应用系统根据角色、分工和条件的不同决定信息传递路由、内容等级等，早已为众多企业作为业务流程信息化的首选手段。
在我社的考核系统建设中,我们采用了中软StarFlow工作流设计器和工作流引擎作为业务流程实现的底层支持，很好的构建了考核业务的信息化流程，进一步促进我社考核体制的科学化与规范化，为今后的信息化辅助决策管理提供了基础业务数据的保障。
4、 全文检索
随着信息发布量的增加及发布内容多样化的，仅提供固定关键字的检索方式已远远不能满足信息检索使用的需求。我们在2003年便选用TRS检索引擎实现社内信息全文检索。
TRS检索系统内嵌汉语自动分词系统，能实现对文件内容的自动分词和内容的全文检索，基于成本优化的查询算法，具得了很好的系统性能及查全率和查准率。经过我社办公信息化系统多年的深入使用并结合应用集成技术，提供统一的全文检索应用服务，实现了多个系统的全文检索综合查询。
5、 报表工具
办公业务往往需要处理大量的数据报表及统计表，例如我社的全社考核管理工作，往往每个部门在考核工作开展时总是为报表制作及数据上报而忙得“不亦乐乎”。计算机化的报表定制及自动统计生成将大大解放报表业务的繁杂工作。我社在考核系统建设中采用了适合于中国特色的报表定制及WEB展现工具，解决了报表不统一、不规范、统计复杂等手工方式无法解决的弊病，大大提高了工作效率。
6、 信息发布及内容管理平台
随着新华社OA系统应用范围的推广，传统信息发布功能从发布到阅读都已不能很好适应我社信息发布量大、渠道多样、文件格式多种、个性化定制等应用需求。随着升级改造建设，将现有的信息发布系统升级为内容管理系统，彻底改变现有系统的单纯、单一的信息展现及发布方式，并通过页面静态化、HTML样式编辑等技术以提高访问效率并满足个性化的需求，各部门及员工也可个性化定制定阅栏目，促进我社内部信息的充分共享。
7、 综合多样的消息提醒技术
为提高我社内部员工的协同办公能力并便捷交流沟通的渠道，我们在升级改造项目中建设即时通讯功能应用，并实现同我社办公信息化平台的应用整合。同时我们将即时通讯、手机短信群发、社内信息手机定阅与消息提醒服务进行多样化绑定，使我社人事、资产、信息发布、考核等多个系统都能够实时高效地进行待办及业务提醒，大大提高了办公管理时效性及消息可靠性，真正有效地实现办公业务的协同开展并加强交流手段。
8、 其它有效技术
针对我社办公业务需求，我们还采用了邮件技术、消息通道等多种技术手段逐步完善我社的办公信息化平台的应用功能。在我们的办公信息化整合平台之上，我们采用基于构件开发的软件工程技术。随着业务需求的发展，逐渐引入用于满足该需求的各种组件、中间件，将软件开发的过程转变为类似于“搭积木”的搭建过程，成为逐步完善我社办公信息化系统的整体技术发展思路。
七、综述
办公信息化的建设应着眼现在，面向未来，既要考虑目前的组织机构与业务现状，又要结合未来发展要求，满足未来新华社改革和战略发展的整体需求。通过办公信息化系统为纽带沟通采编、营销业务系统，达到信息资源最大共享，适时不断的引入最新技术及手段，为部门、职工提供协同办公管理和服务平台、为领导提供辅助决策和指挥平台，让信息化成为推动管理创新、服务进步的新动力。
【参考文献】《新华社办公信息化平台升级改造方案》、《新华社办公信息化平台升级扩容需求说明书》
【作者简介】黄诗龙、郭绿江，就职于新华社技术局办公信息化部。